- •Содержание
- •Роль секретаря в управленческом процессе
- •История развития секретарской службы в России.
- •Глава 29 "Генерального регламента" называлась "о секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.
- •Профессия секретарь сегодня.
- •Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям.
- •Нормативно-методическая база работы секретаря
- •Нормативно-правовая база работы секретаря
- •Нормативно-методическая база работы секретаря
- •2.3.Должностная инструкция секретаря, ее основные разделы. Квалификационные требования к секретарю.
- •Контрольные вопросы по теме
- •Как правильно организовать рабочее место
- •Планирование рабочего дня.Организационные принципы распорядка дня секретаря.
- •Графическое планирование рабочего времени
- •Инструментальные технологии
- •Задания по теме
- •Работа секретаря с документами
- •4.1. Делопроизводственные функции секретаря
- •4.2. Обработка входящих документов
- •4.3. Обработка исходящих документов
- •4.4. Обработка внутренних документов
- •4.5. Регистрация документов
- •Регистрация телефонограмм
- •4.6. Контроль исполнения документов
- •4.7. Систематизация документов и их хранение.
- •4.8. Подготовка дел к архивному хранению
- •4.9. Определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет.
- •5.1. Общие правила приема посетителей.
- •Зона обслуживания посетителей
- •Доклад о посетителях
- •Учет посетителей
- •Приемные часы
- •График приема
- •Беседа посетителя с руководителем
- •Завершение беседы
- •Работа приемной во время приема посетителей
- •Группы посетителей
- •Встреча гостей
- •Прием без предварительной записи
- •Отсутствие руководителя на приеме
- •Прием командированных работников
- •Прием делегаций
- •Прием сотрудников
- •Прием сотрудников по текущим вопросам
- •Процедура приема сотрудников
- •Прием сотрудников по личным вопросам
- •Телефонная речь
- •Правила завершение телефонного разговора
- •Исходящий звонок
- •Передача телефонограммы
- •Отправка факса
- •Звонок-жалоба
- •Организация совещаний, деловых встреч, переговоров руководителя
- •Планирование совещаний
- •Подготовка совещаний
- •Оборудование зала
- •Подготовка оперативного совещания
- •Регистрация участников совещания
- •Ведение протокола совещания
- •Приглашение на прием
- •Рассадка за столом
- •Подготовка подарков и сувениров
- •Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.
- •В чем состоит организация работы приемной во время приема посетителей?
- •Назовите правила завершение телефонного разговора
- •6. Коммуникационное обеспечение деятельности секретаря. Деловой этикет.
- •Взаимоотношения секретаря с руководством и коллегами по работе. Конфликтные ситуации в работе секретаря
- •Конфликтное поведение руководителя
- •Как предотвращать стрессовые ситуации
- •Когда вы принесли плохую новость
- •Как вам сохранить свой имидж незапятнанным
- •Отношения с сослуживцами
- •Конфликтные ситуации в работе секретаря
- •Как распознать манипуляцию
- •Имидж секретаря.
- •Деловой этикет секретаря
- •Профессиональный отбор и трудоустройство секретаря
- •7.1. Современные способы трудоустройства
- •7.2. Требования к составлению резюме.
- •Рекомендации по прохождению собеседования.
- •Адаптация к условиям труда: ознакомление с рабочим местом.
- •Приложение 1
- •Приложение 2
- •Должностная инструкция
- •I. Общие положения
- •Вторая половина рабочего дня
- •Приложение 8 Необходимая для секретаря информация о компании
- •Приложение 9 Резюме 1
- •Резюме 2
Содержание
Пояснительная записка ……………………………………………….……..…4
Тема 1……………………………………………………………………….…..6
Тема 2…………………………………………………………………………..12
Тема 3…………………………………………………………………………..19
Тема 4…………………………………………………………………..………26
Тема 5………………………………………………………………………..…35
Тема 6………………………………………………………………………..…56
Тема 7…………………………………………………………………………..67
Список литературы……………………………………………………………75
Приложения ...………………………………………………………….……...76
Пояснительная записка
Данное учебное пособие предназначено для студентов очного отделения для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Настоящее пособие призвано помочь студенту в освоении основных теоретических положений курса, выработке навыков.
Цель данного пособия – раскрыть содержание базовых понятий, основных нормативных документов, необходимых при работе секретаря, содержание современных требований к секретарской деятельности; показать роль секретарей различных категорий в современном управленческом аппарате; познакомить студентов с историей развития секретарского обслуживания в нашей стране, сосновными должностными обязанностями секретаря ис особенностями организации рабочего места секретаря; помочь овладеть правилами делового этикета, необходимого при выполнении секретарских обязанностей;представить модели поведения секретаря в конфликтных ситуациях и показать способы противостояния манипуляциям;выработатьпрактические навыки по документному и бездокументному обслуживанию работы руководителя.
Пособие включает в себя семь теоретических разделов, список рекомендуемой литературы для более детального изучения материала, приложение.
В первом разделе рассматривается история развития секретарской службы в России; показана роль секретаря в современном управленческом процессе; представлены различные категории секретарей и профессиональные требования к этим категориям.
Во втором разделе раскрывается нормативно-правовая и нормативно-методическая база работы секретаря; представлена должностная инструкция секретаря, ее основные разделы, а также приведены квалификационные требования к профессии.
В третьем – подробно рассмотрены требования к организации рабочего места секретаря и основные условия для его трудовой деятельности; представлены основные этапы планирования рабочего дня и организационные принципы распорядка дня секретаря.
Четвертый раздел рассматривает организацию работы секретаря по документному обслуживанию руководителя, а именно, работу с исходящими, входящими, внутренними документами и хранение документов.
Пятый раздел посвящен работе секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя: проведению телефонных переговоров, организации деловых совещаний, приемов, презентаций, приему посетителей, подготовке служебных командировок руководителя.
В шестом разделе представлены основы взаимоотношения секретаря с руководством и коллегами по работе, конфликтные ситуации в работе секретаря; рассматриваются имидж секретаря, основы делового этикета.
Седьмой раздел рассматривает современные способы трудоустройства, в нем даны рекомендации по составлению резюме, прохождению собеседования; рассмотрен процесс адаптации к условиям труда.
Каждый раздел учебного пособия содержит список контрольных вопросов, которые позволят студентам закрепить свои знания и повторить изученный материал по каждому разделу курса «Организация секретарского обслуживания», в ряде тем приводятся творческие практические задания.
Данное учебное пособие имеет приложение, в котором помещены разнообразные материалы, необходимые для практической деятельности студентов и которые им могут помочь в будущей профессиональной деятельности.
Учебное пособие «Курс лекций по дисциплине «Организация секретарского обслуживания» для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» подготовлено в соответствии учебной программой дисциплины СД. 04 «Организация секретарского обслуживания» в целях подготовки студентов при изложении и объяснении теоретического материала и закрепления практических навыков.
Данное учебное пособие может использоваться преподавателем на занятиях при объяснении нового материала, а также и во внеучебное время, в качестве приобщения студентов к самостоятельной работе.