- •Содержание
- •Роль секретаря в управленческом процессе
- •История развития секретарской службы в России.
- •Глава 29 "Генерального регламента" называлась "о секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.
- •Профессия секретарь сегодня.
- •Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям.
- •Нормативно-методическая база работы секретаря
- •Нормативно-правовая база работы секретаря
- •Нормативно-методическая база работы секретаря
- •2.3.Должностная инструкция секретаря, ее основные разделы. Квалификационные требования к секретарю.
- •Контрольные вопросы по теме
- •Как правильно организовать рабочее место
- •Планирование рабочего дня.Организационные принципы распорядка дня секретаря.
- •Графическое планирование рабочего времени
- •Инструментальные технологии
- •Задания по теме
- •Работа секретаря с документами
- •4.1. Делопроизводственные функции секретаря
- •4.2. Обработка входящих документов
- •4.3. Обработка исходящих документов
- •4.4. Обработка внутренних документов
- •4.5. Регистрация документов
- •Регистрация телефонограмм
- •4.6. Контроль исполнения документов
- •4.7. Систематизация документов и их хранение.
- •4.8. Подготовка дел к архивному хранению
- •4.9. Определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет.
- •5.1. Общие правила приема посетителей.
- •Зона обслуживания посетителей
- •Доклад о посетителях
- •Учет посетителей
- •Приемные часы
- •График приема
- •Беседа посетителя с руководителем
- •Завершение беседы
- •Работа приемной во время приема посетителей
- •Группы посетителей
- •Встреча гостей
- •Прием без предварительной записи
- •Отсутствие руководителя на приеме
- •Прием командированных работников
- •Прием делегаций
- •Прием сотрудников
- •Прием сотрудников по текущим вопросам
- •Процедура приема сотрудников
- •Прием сотрудников по личным вопросам
- •Телефонная речь
- •Правила завершение телефонного разговора
- •Исходящий звонок
- •Передача телефонограммы
- •Отправка факса
- •Звонок-жалоба
- •Организация совещаний, деловых встреч, переговоров руководителя
- •Планирование совещаний
- •Подготовка совещаний
- •Оборудование зала
- •Подготовка оперативного совещания
- •Регистрация участников совещания
- •Ведение протокола совещания
- •Приглашение на прием
- •Рассадка за столом
- •Подготовка подарков и сувениров
- •Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.
- •В чем состоит организация работы приемной во время приема посетителей?
- •Назовите правила завершение телефонного разговора
- •6. Коммуникационное обеспечение деятельности секретаря. Деловой этикет.
- •Взаимоотношения секретаря с руководством и коллегами по работе. Конфликтные ситуации в работе секретаря
- •Конфликтное поведение руководителя
- •Как предотвращать стрессовые ситуации
- •Когда вы принесли плохую новость
- •Как вам сохранить свой имидж незапятнанным
- •Отношения с сослуживцами
- •Конфликтные ситуации в работе секретаря
- •Как распознать манипуляцию
- •Имидж секретаря.
- •Деловой этикет секретаря
- •Профессиональный отбор и трудоустройство секретаря
- •7.1. Современные способы трудоустройства
- •7.2. Требования к составлению резюме.
- •Рекомендации по прохождению собеседования.
- •Адаптация к условиям труда: ознакомление с рабочим местом.
- •Приложение 1
- •Приложение 2
- •Должностная инструкция
- •I. Общие положения
- •Вторая половина рабочего дня
- •Приложение 8 Необходимая для секретаря информация о компании
- •Приложение 9 Резюме 1
- •Резюме 2
4.7. Систематизация документов и их хранение.
Формирование дел в соответствии с номенклатурой
После исполнения документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Делом называется совокупность документов (документ), помещенных под одну обложку и относящихся к определенному вопросу деятельности организации — приказы министерства, переписка с банком, сметы ремонта помещений и т. п.
Требования к формированию дел
Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена Главархивом СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:
оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов.
Требования к формированию дел:
в дело помещаются документы, работа по которым закончена;
документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
в дела включается один экземпляр документа;
каждый документ, помещаемый в дело должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.)
в дело формируются, как правило, документы одного года;
в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;
документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или в нумерационной
Признаки заведения дел:
номинальный — основанием для группировки документов служит название их
разновидности (протоколы, приказы, указания, акты).
предметно-вопросный — за основу берут содержание документов (документы по вопросам повышения качества продукции: акты, справки, рекламации, докладные записки).
авторский — группировка в дела документов одного автора (документы филиала за 2003 год).
корреспондентский — переписка с одним корреспондентом (входящие и исходящие).
географический — объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов (например, по территориям региональных представительств).
хронологический — группировка документов за определенный период.
Устав и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров.
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения.
Документы ограниченного доступа с грифом «Для служебного пользования», «КТ» (коммерческая тайна)или «Конфиденциально» формируются в дела отдельно от остальных документов организации.
При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.
При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. При дальнейшем возрастании объема целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. Далее входящую и исходящую переписку можно разделить на письма и факсы.
Оформление дел
Заголовок дела состоит из следующих элементов:
названия вида документа (приказы, контракты, протоколы);
краткое содержание (в переписке указывают, с кем и по какому вопросу она ведется);
период, к которому относятся документы дела (если это необходимо);
копии (если дело сформировано из копий).
Пример
Характерными заголовками дел являются следующие: «Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2002 г.», «Квартальные отчеты об основной деятельности и капитальных вложениях за 2002 г.», «Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки», «Приказы по основной деятельности за 2001 г.», «Решения Совета учредителей за 2001 год. Копии», «Переписка с ЗАО «Элит» о поставке товаров за 2001 г.», «Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 2001 г.», «Акты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам».
На обложке дела оформляют:
полное название организации;
индекс дела по номенклатуре дел;
порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;
документационный год;
количество листов;
срок хранения
Номенклатура дел
Назначение номенклатуры — упрощать работу организаций, в которых имеется обширная документация. Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов в дела, то есть для обеспечения эффективного поиска документов, которые могут понадобиться в работе.
В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура.
В крупных организациях различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.