4. Порядок посвідчення довіреностей

Посадові особи, які посвідчують заповіти і довіреності керуються Конституцією і законами України, актами Президента України, КМ України, наказами Мін'юсту, а також цим вказаним вище Порядком. Вони під час посвідчення довіреностей повинні додержуватись таємниці вчинення нотаріальних дій та не розголошувати відомості, до яких такі особи отримали доступ у зв'язку з посвідченням довіреностей. Інформація про посвідчення довіреностей надається тільки особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

Вимоги щодо додержання таємниці посвідчуваних довіреностей стосуються також осіб, яким про посвідчення заповітів і довіреностей стало відомо у зв'язку з виконанням службових обов'язків. На письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і слідства довідки про посвідчені довіреності видаються у зв'язку з провадженням кримінальних, цивільних або господарських справ. У письмовій вимозі, з якою зазначені органи звертаються до посадової, службової особи, зазначається номер справи, щодо якої виникла потреба в отриманні інформації.

Посадові, службові особи, а також фізичні особи, яким про посвідчення довіреностей стало відомо у зв'язку з виконанням службових обов'язків, несуть відповідальність за додержання таємниці посвідчуваних заповітів і довіреностей у порядку, встановленому законом.

Відповідно до потреби забезпечення інформаційності та законності посадові, службові особи при посвідченні довіреностей:

1) роз'яснюють фізичним особам, від імені яких посвідчуються довіреності, їх права і обов'язки, що випливають із довіреностей;

2) перевіряють відповідність посвідчуваних довіреностей вимогам закону і дійсним намірам осіб, що звернулися за їх посвідченням;

3) попереджають про правові наслідки посвідчення довіреностей;

4) роз'яснюють порядок скасування довіреностей;

5) складають у разі потреби проекти довіреностей на усне прохання фізичних осіб¹;

6) посвідчують довіреності на усне прохання фізичних осіб.

Відповідно посадові, службові особи з'ясовують обсяг цивільної дієздатності фізичних осіб, які звернулися за посвідченням довіреностей, виходячи з того, що цивільною дієздатністю фізичної особи визнається її здатність своїми діями набувати для себе цивільних прав і самостійно їх здійснювати, а також здатність своїми діями створювати для себе цивільні обов'язки, самостійно їх виконувати та нести відповідальність у разі їх невиконання.

На підтвердження набуття неповнолітньою особою повної цивільної дієздатності посадовій, службовій особі подаються відповідні документи (трудовий договір, виписка з наказу про призначення на посаду, свідоцтво про державну реєстрацію фізичної особи — підприємця, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дитини тощо). У разі припинення шлюбу до досягнення фізичною особою повноліття, припинення дії трудового договору або припинення фізичною особою провадження підприємницької діяльності набута нею повна цивільна дієздатність зберігається.

Посадова, службова особа має право відмовити у посвідченні довіреності у разі набрання законної сили рішенням суду про визнання недієздатною або обмежено дієздатною фізичної особи, що звернулася за таким посвідченням. Тож відповідно вони встановлюють особу заявника, що звернувся за посвідченням довіреності, та перевіряють його цивільну дієздатність. Встановлення особи заявника здійснюється:

• громадянина України — за паспортом громадянина України, паспортом громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичним чи службовим паспортом, тимчасовим посвідченням громадянина України, виданим у зв'язку із втратою паспорта, тимчасовим посвідченням громадянина України, виданим у зв'язку з набуттям громадянства України, посвідченням особи на повернення в Україну;

• іноземця та особи без громадянства - за національним паспортом або документом, що його замінює, та документом чи реєстрацією паспортного документа, які підтверджують законність перебування особи в Україні (посвідка на постійне або тимчасове проживання, реєстрація паспортного документа чи довідка компетентних органів про звільнення від реєстрації на підставі міжнародних договорів, учасником яких є Україна);

• біженця — за посвідченням біженця.

Інші посвідчення (водія, моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, що видані за місцем роботи особи тощо), не можуть бути використані для встановлення особи заявника, що звернувся за посвідченням заповіту чи довіреності. Фізична особа віком до 16 років встановлюється за свідоцтвом про народження за умови письмового підтвердження батьками (одним із батьків) особи їх дитини та своєї особи. Начальники установ виконання покарань та слідчих ізоляторів при посвідченні заповітів і довіреностей встановлюють особу заявника та перевіряють її цивільну дієздатність у порядку, передбаченому для таких установ. В них паспорт відбирається і є у матеріалах справи.

Довіреності підписуються довірителем у присутності посадової, службової особи. Якщо фізична особа внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати довіреність, за її дорученням в її присутності та в присутності посадової, службової особи такий документ може підписати інша фізична особа. Про причини, з яких заінтересована у вчиненні нотаріальної дії фізична особа не підписала документ, зазначається у посвідчувальному написі.

У той же час встановлені імперативні заборони: 1) фізична особа, на ім'я якої видається довіреність, не може підписувати її за особу, що видає довіреність; 2) посадова, службова особа не може підписувати довіреності за заповідача або за особу, що видає довіреність. При тому посадова, службова особа встановлює особу як заявника, так і фізичної особи, що бере участь у вчиненні нотаріальних дій від його імені.

До текстів довіреностей встановлені певні вимоги:

• тексти довіреностей повинні бути написано ні зрозуміло і чітко;

• дати в тексті посвідчуваних довіреностей щонайменше один раз позначаються словами¹;

• у довіреностях прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, а також місце їх проживання зазначаються повністю;

• не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються;

• виправлення вносяться у присутності довірителя та застерігаються посадовою, службовою особою перед підписами довірителя, повторюються в кінці посвідчувального напису та скріплюються підписом посадової, службової особи і печаткою установи, закладу, судновою печаткою, печаткою установи виконання покарань, слідчого ізолятора, печаткою служби експедиції, яка застосовується для посвідчення офіційних документів.

На довіреностях заборонено проставляти печатку для рецептів, листків непрацездатності, довідок тощо.

Виправлення вносяться за згодою заповідача або довірителя до всіх примірників довіреності так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати. Якщо довіреність викладено неправильно або неграмотно (чи складена з порушенням вимог зако­нодавства), посадова, службова особа пропонує фізичній особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, скласти нову довіреність.

Для посвідчення довіреності посадовими, службовими особами на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи за формами, затвердженими Мін'юстом. Посвідчувальний напис:

• може бути розміщений як на лицьовому, так і на зворотному боці заповіту чи довіреності;

• повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, виправлення — застережені підписом посадової, службової особи та скріплені печаткою;

• вчиняється у день посвідчення довіреності.

Для вчинення посвідчувального напису може застосовуватися штамп з відповідним текстом.

Посвідчені довіреності реєструються посадовими, службовими особами, крім капітанів морських або річкових суден, що плавають під прапором України, начальників пошукових або інших експедицій, в реєстрі нотаріальних дій, форма якого затверджується Мін'юстом. Кожна нотаріальна дія реєструється за окремим порядковим номером. Номер, під яким зареєстрована нотаріальна дія, зазначається в посвідчувальних написах.

Реєстр прошнуровується, його аркуші нумеруються. Напис про кількість аркушів у реєстрі скріплюється підписом посадової, службової особи і відповідними печатками. Реєстрація нотаріальної дії провадиться посадовою, службовою особою тільки після підписання нею та скріплення печаткою посвідчувального напису на довіреності. Записи у реєстрі виконуються чорнилом. Виправлення, внесені до реєстру, засвідчуються посадовою, службовою особою і скріплюються її підписом. Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту її ре­єстрації.

Посадова, службова особа відмовляє у посвідченні довіреності, якщо: 1) вчинення такої дії суперечить закону; 2) не подано документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії; 3) дія не підлягає вчиненню посадовою, службовою особою; 4) з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулася недієздатна фізична особа або фізична особа, цивільна дієздатність якої обмежена. При тому посадова, службова особа на прохання фізичної особи, якій відмовлено у посвідченні довіреності, повинна викласти причини відмови у письмовій формі і порядок її оскарження.

Скарга на неправильне посвідчення довіреності або на відмову посадових, службових осіб у їх посвідченні подаються до суду за місцезнаходженням лікарні, іншого стаціонарного закладу охорони здоров'я, санаторію, будинку для осіб похилого віку та інвалідів, експедиції, госпіталю, військово-лікувального закладу, військової частини, з'єднання, установи, військово-навчального закладу, установи виконання покарань, слідчого ізолятора.

Посадові, службові особи не вправі посвідчувати довіреності - на своє ім'я або від свого імені, на ім'я або від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер). У той же час встановлені певні особливості посвідчення довіреностей. Так, посадові, службові особи посвідчують довіреність, складену однією особою на ім'я одного або кількох представників або осіб, яких представляють, з чітко визначеними юридичними діями, що належить вчинити.

Довіреність на вчинення правочину, який відповідно до його змісту може бути вчинений лише особисто довірителем (наприклад, довіреність на вчинення заповіту або на подання повіреним до державної нотаріальної контори заяви про прийняття спадщини), посадовою, службовою особою не посвідчується.

Довіреність на укладення договору дарування, у якій не встановлено імені обдаровуваного, є нікчемною.

У тексті довіреності зазначаються місце і дата її складення (підписання), прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання представника і особи, яку представляють, а в разі потреби —посади, які вони займають. У довіреності на ім'я адвоката зазначаються його статус та членство в адвокатському об'єднанні.

На вчинення неповнолітньою особою довіреності щодо транспортних засобів або нерухомого майна повинна бути письмова нотаріально посвідчена згода батьків (усиновлювачів) або піклувальників і дозвіл органу опіки та піклування. Неповнолітня особа вчиняє інші правочини за згодою батьків (усиновлювачів) або піклувальників і органу опіки та піклування.

У разі неможливості отримання згоди одного з батьків на підписання неповнолітньою особою довіреності (якщо відомості про батька дитини при реєстрації народження записані за вказівкою матері, що підтверджується відповідною довідкою чи копією актового запису про народження, у разі смерті одного з батьків, що підтверджується свідоцтвом чи копією актового запису про смерть, у разі визнання одного з батьків безвісно відсутнім чи померлим, у разі ухвалення рішення суду про позбавлення батьківських прав) довіреність підписується за згодою того з батьків, з ким дитина проживає. Про обставини, що свідчать про неможливість отримання згоди одного з батьків, зазначається в тексті довіреності.

Довіреності фізичних осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, можуть бути посвідчені за згодою піклувальника.

Посадова, службова особа не приймає для посвідчення довіреність, що укладається представником батьків (усиновлювачів) малолітньої дитини або одного з них.

У довіреності зазначається строк, на який вона видана. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії. Строк дії довіреності зазначається словами. Довіреність, у якій не зазначена дата її посвідчення, є нікчемною.

У разі посвідчення довіреності на ведення справи в суді посадова, службова особа роз'яснює довірителю, що представник вправі вчиняти від його імені всі процесуальні дії. Обмеження повноважень представника щодо вчинення певних процесуальних дій обумовлюються в довіреності.

Посадова, службова особа під час посвідчення довіреності повинна роз'яснити особі, яка звернулася за її посвідченням, що представник зобов'язаний вчиняти правочин особисто згідно з наданими йому повноваженнями. Представник може передати свої повноваження частково або в повному обсязі іншій особі у випадках, встановлених договором або законом між особою, яку представляють, і представником, чи у разі, коли представник був вимушений до такої передачі з метою охорони інтересів особи, яку він представляє.

Довіреність посвідчується в одному примірнику. Посвідчена довіреність вручається особі, від імені якої вона посвідчена, або на прохання такої особи і за її рахунок надсилається за зазначеною нею адресою особі, на ім'я якої видана така довіреність.