4.2. Функции управления
Вне зависимости от принципов и методов менеджмента, его практическое воплощение происходит посредством осуществления определенных логически взаимосвязанных действий – функций. Основу классического подхода в теории управления составляет именно функциональный подход. Идея заключена в выделении взаимосвязанных действий – функций управления, которые необходимо осуществлять для обеспечения существования организации, выполнять определенными приемами. Что же следует понимать под категорией «функция», рассматривая ее в контексте теории управления? В наиболее общем виде, функция управления – направление или вид специализированных управленческих действий, характеризующиеся однородностью осуществляемых работ, целевой направленностью и осуществляемые определенными приемами и способами.
Идея выделения функций администрирования как составляющих деятельности по управлению принадлежит А. Файолю. В современной теории управления к основным функциям принято относить планирование, организацию, регулирование, учет и анализ, контроль. В системе управления, осуществляемой в практической деятельности менеджера, все управленческие функции представляют единый целостный комплекс. Хотя каждая из них может осуществляться как самостоятельно, так и взаимопроникая друг в друга. Взаимосвязь между функциями может быть представлена круговой диаграммой, отображающей содержание процесса управления (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Диаграмма взаимосвязи общих функций управления
Стрелки на диаграмме показывают, что движения от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ по организации процесса и мотивирования работающих. В центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных функций. Таким образом, представляя собой единый комплекс все функции одинаково значимы для процесса управления. И самое главное, следует помнить, что все эти функции применимы и к содержанию самих функций управления, как специализированным видам деятельности. Например, контроль требует планирования организации, координации его проведения.
Любое воздействие на управляемую систему происходит посредством реализации функций управления. Среди основных характеристик функций управления можно выделить: однородность выполняемых действий, целевую направленность этих действий, относительную обособленность выполняемых задач. Анализ содержания функций позволяет четко определить обязанности и права работников аппарата управления и на этой основе спроектировать рациональную систему менеджмент. Выделение функций управления, их распределение по исполнителям определяет структуру и штаты, закрепляет вертикальное разделение труда.
Планирование как функция управления. Поскольку организация это, прежде всего группа людей, деятельность которых сознательно направляется на достижение общих для них целей, то планирование следует рассматривать как функцию управления, направленную на определение целей и способов достижения их.
Планирование – деятельность по определению целей организации (в текущих и перспективных планах) и фиксирующая будущее состояние объекта управления в конкретные моменты;
Планирование состоит из отдельных этапов и процедур их реализации, которые находятся во взаимозависимости и подчиняются логической последовательности, образуя специфический плановый цикл. Планирование обеспечивает единое направление усилий, необходимое для достижения разрешения вопросов:
Оценки сильных и слабых сторон организации в таких областях как: финансы, маркетинг, производство, научное обеспечение, состояние трудовых ресурсов.
Оценки возможностей и угроз внешней среды, выявление потенциальных проблем в достижении поставленных целей.
Определения способов достижения целей как в общих чертах, так и конкретно.
Планирование это не отдельное одноразовое действие, выполнив которое можно на некоторое время переключиться на другие. Планирование должно выполняться постоянно. Это требуют как постоянно меняющиеся условия внешней среды существования организации, так и постоянная неопределенность будущего. Следовательно, планы организации должны пересматриваться, чтобы соответствовать реальности.
Содержание функции планирования предполагает, что в организации осуществляются следующие действия:
на основе изучения внешней среды и интересов основных групп влияния формулируется миссия организации;
исходя из требований рынка и возможностей организации, устанавливаются ее цели;
исходя из установленных целей организации и состояния внутренней среды, определяются альтернативные стратегии;
для реализации стратегий в организации разрабатываются политика и процедуры, устанавливающих стандарты и нормы действий членов организации;
практическая работа в подразделениях строится на основе оперативных планов.
В целом функция планирования осуществляется на двух уровнях: стратегическом и оперативном.
Стратегический уровень планирования оценивает будущую жизнеспособность и рентабельность различных направлений деятельности организации.
Оперативное планирование исходит из стратегического и определяет конкретные действия на оперативный промежуток времени.
Главная задача стратегического планирования – обеспечить гибкость и нововведения в деятельности организации, необходимые для достижения целей в изменяющейся среде.
В рамках функции планирования решаются четыре основные задачи: распределения ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и формирование стратегической организационной культуры.
Распределение ресурсов – распределение ограниченных ресурсов предприятия, таких как дефицитные кадры – управленческий персонал, специалисты, технологии, производственные фонды, финансовые ресурсы.
Адаптация к внешней среде – действия стратегического характера, которые улучшают отношения компании с ее окружением. Компаниям необходимо использовать благоприятные внешние возможности и выявить альтернативные варианты своей деятельности.
Внутренняя координация – обеспечение эффективности внутренних операций для достижения стратегических целей.
Формирование стратегической организационной культуры – систематическое развитие мышления управленческого персонала путем формирования структуры организации, стиля деятельности, нацеленности на постоянный поиск новых изменений, усвоения опыта прошлых стратегических решений.
Основными ключевыми факторами выбора стратегии является анализ положение организации во внешней среде. Выжить и эффективно функционировать в быстроменяющемся окружении может только та организация, которая вовремя перестроилась в зависимости от требований окружающей среды, выработает способы влияния на нее.
К факторам внешней среды можно отнести такие как: правительственные учреждения, поставщики, уровень экономического развития региона, политические указы, возможность самостоятельной деятельности и т.д. Для выработки объективной оценки факторы внешней среды необходимо систематизировать. Наиболее вероятностным является их разделение по степени воздействия на организацию: на факторы прямого действия и косвенного. Факторы прямого действия – непосредственно влияющие на функционирование организации и зависящие от нее. К этой группе факторов принято относить: поставщиков трудовых, финансовых, информационных, материальных и прочих ресурсов, потребителей, органы власти и управления, местную администрацию, конкурентов и т.д. Косвенные факторы – это факторы, влияющие на состояние фирмы опосредовано через влияние на изменение факторов прямого действия. Это такие факторы как новые технологии, экономический спад или подъем, инфляция, политические изменения, общемировая политическая обстановка, общественное отношение к данному виду бизнеса и т.д.
В результате анализа внешней ситуации как минимум создается перечень опасностей и возможностей для организации, в соответствии с которыми вырабатывается стратегия организации.
Для успешного планирования необходимо полное представление не только о существующих внешних проблемах, но и о внутренних потенциальных возможностях и недостатках организации. С этой целью выполняется анализ внутренней среды на основе управленческого обследования организации по следующим функциональным зонам: маркетинг, финансы, производство, персонал, организационная культура и имидж организации.
Таким образом, планирование – один из важнейших процессов принятия управленческих решений. Оно состоит из отдельных этапов и процедур их реализации, которые находятся в определенной логической взаимосвязи и осуществляются в постоянно повторяющейся последовательности, образуя плановый цикл.
Организация как функция управления. На любом предприятии, для осуществления любого вида работы необходимо определить, кто именно будет выполнять каждое конкретное задание, кто будет иметь права по использованию необходимых ресурсов организации. Внесение систематического закрепления определенных видов деятельности за исполнителями, а также увязка их действий в соответствии с целями деятельности организации позволяет создать структуру организации.
Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.
Организация как процесс организовывания представляет собой вид деятельности людей, благодаря которой система управления приспосабливается к выполнению задач по планированию (разработка системы мер, регламентирующих работу аппарата управления).
Этапы функции организации:
построение организационной структуры – деление организации на подразделения в соответствии с целями и задачами, закрепленными за этими подразделения;
установление уровня полномочий каждого подразделения;
установление связей соподчинения, взаимовлияния, которые объединяют управление в целостную систему;
Содержание функции организации управления предполагает формирование и обоснование набора видов работ, необходимых для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому виду деятельности:
компетенции (возможностей или границ действий и принятия решений);
полномочий (прав на принятие решений)
ответственности (меры и формы ответственности и санкций за последствия принятых решений).
На базе этих данных устанавливаются перечень и профессиональный состав персонала, и создается система информационного обеспечения. При этом формируются уровни управления, подразделения или звенья по уровням управления и система связей между ними. Таким образом, создается организационная структура организации.
Функция мотивации. Мотивация – процесс побуждения каждого сотрудника и группы к активной деятельности, как для удовлетворения своих потребностей, так и для достижения целей организации. В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность в формировании карьеры. Менеджер воздействует на другого человека через его реальные цели, жизненные установки и ожидания, создавая эффективную мотивацию производственной деятельности человека. Мотивация через потребности отражает процесс их возвышения от простых до сложных. Так, в контексте доктрины «человеческих отношений» в1943 году Абрахам Маслоу разработал теорию, объясняющую мотивацию поведения человека. Согласно этой теории в основе деятельности человека, и трудовой, в том числе, лежит сложная система мотивов и стимулов, определяемая в свою очередь испытываемыми потребностями человека. А. Маслоу предложил концепцию иерархии потребностей. Объединив потребности в группы и расположив их в определенном порядке, он предлагает выделять базисные и производные. Базисные потребности – потребности в пище, жилье, одежде, безопасности, воспроизводстве и т.д. Производные – потребности в справедливости, благополучии, порядке и т.д. Базисные потребности постоянны, производные изменяются. Место потребностей в иерархии определяется их значимостью: потребность каждого нового уровня становятся актуальными лишь после удовлетворения предыдущих.
Маслоу выдвинул три важных положения:
иерархия потребностей очень напоминает развитие человека с детства до старости: младенец нуждается в пище и тепле, безопасности и любви; по мере роста происходит развитие самоуважения и появляется самомотивируемый взрослый;
исчезновение удовлетворенных потребностей и появление других в виде других является неосознанным процессом: как только вы устроитесь на работу – начнете думать о карьерном росте – не получите его – будете чувствовать себя несчастным, как будто вовсе и не имеете работу;
все пять групп потребностей не являются автономными, наоборот существует взаимодействие между ними.
Ограниченная, по сути, теоретическая конструкция, объясняющая поведение индивида, была подвергнута острой критике, но до сих пор служит основой для многих моделей мотивации труда и все еще широко применяется в промышленности как средство улучшения стиля руководства.
Развитие психологии и социологии, а также совершенствование методов исследований способствовало развитию с 1950 года нового направления, в основе которого – концентрация на различных аспектах социального взаимодействия, психологических мотивах поведения людей в процессе производства, групповых отношениях, проблемах конфликта и сотрудничества. Один из ярких представителей этого направления, Дуглас Макгрегор рассматривал такую категорию как «человеческий дух» – понимая под ним основную мотивирующую силу человека. При этом он предлагает рассматривать различные подходы к управлению, разделив их на два принципиально важных «X» и «Y».
Теория «X» отражает философию управления и контроля традиционного менеджмента. Менеджер сообщает людям, что нужно сделать и прибегает к поощрению или наказанию в ходе управления их работой. При этом его исходными постулатами являются: средний индивидуум имеет стойкую нелюбовь к работе, в связи, с чем им надо управлять, его надо контролировать, кроме того, средний индивидуум предпочитает быть руководимым, избегает самостоятельной ответственности.
Теория «Y» отражает новый подход в менеджменте и основывается на следующих допущениях: расходование энергии на работу также естественно как при игре или отдыхе; внешний контроль и угрозы не являются единственным средством повышения эффективности труда; самовыражение и самоуважение – одни из главных потребностей среднего индивида, которые далеко не полно задействуются в процессе работы. Если мотивация основана на удовлетворении высших потребностей, то такой человек склонен к самоуправлению, в этом случае ему необходимо обеспечить определенную свободу.
Функция контроля. Контроль – деятельность, связанная с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления в заданные моменты. Это учет, изучение информации, работа по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления. Эффективность функции контроля определяется методологией, т.е. принципами, правилами, критериями оценки показателей, измеряющих отдельные стороны, процедур проведения контрольных операций. Иногда эту функцию называют функцией обратной связи менеджмента с объектом управления. Значение данной функции обусловлено природой экономической деятельности менеджеров, которые осуществляют процесс управления деятельностью и через деятельность людей, в соответствии с объективным характером воспроизводственных процессов, с учетом субъективных факторов внешней и внутренней среды, влияют на процесс развития.
Координация – деятельность, по устранению отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в заданное состояние посредством оперативного управления производственными процессами, перераспределения материально-технических, финансовых и человеческих ресурсов. Регулирование это также такой вид деятельности, который направлен на адаптацию организации к устанавливаемым государством параметрам – налоги, процентные ставки, тарифы, валютный курс и обеспечивает реагирование на изменение макроэкономических параметров (уровень занятости, уровень инфляции, изменения динамики валового внутреннего продукта). Содержание функции регулирования изменяется согласно уровню управления: чем ниже уровень управления, тем больше данная функция сводится к обеспечению непрерывности производственных и обслуживающих процессов.