Модуль 2. Технологія комплексної автоматизації рішення фахових задач засобами ms Office-технологій та спеціалізованих пакетів прикладних програм (ппп)
Тема 5. Комп'ютерні технології обробки інформації засобами текстового редактора MS Word. Технологія опрацювання великих файлів. Технологія створення гіпертекстових документів засобами MS Word
Методичні поради до вивчення теми
Для вивчення теми необхідно опрацювати теоретичний матеріал з наступних питань:
1. Можливості текстового процесора MS Word для створення ділових паперів у комерційній діяльності
2. Технологія опрацювання великих файлів
3. Технологія створення електронних і Web-сторінок засобами MS Word
Складним текстовим документом вважається той, для якого доцільно створення плану, тобто він складається з декількох пов'язаних частин. В реальній роботі жоден документ, який має понад 7 сторінок, без плана не готується. Тобто, підготувати такий документ можна й без плана, але він буде мати незручний для читача вигляд, що свідчить про низький рівень професійності фахівця – автора документа.
Можна до визначення складного текстового документа підключити й такі показники, як його оздоблення графічними об'єктами, таблицями, формулами, тощо.
Створювати план складного документа треба через пункти меню Вид-Структура документа. Набираючи текст плану документа, треба використовувати один з стилів Заголовків на панелі форматування.
Наприклад, текст пунктів 1 і 2 в плані цієї лабораторної роботи набрані з використанням стилю Заголовок 1, підпункти 1.1 -1.4 – з використанням стилю Заголовок 2. При оформленні заголовків у самому тексті також використовуються ті ж стилі. Для назви практичної роботи та її основного тексту використовується стиль Обычный.
Це надає можливість в подальшому, використовуючи режим Вид-Схема документа, легко пересуватися між окремими частинами документа в правій панелі, який відображується в цьому режимі, натискуючи на їх заголовки в плані в лівій панелі.
Бідбш детально це питання розглядається у відповідній практичній роботі, у якій подані ґрунтовні методичні рекомендації з питання технології створення складного структурованого документа.
Часто при створенні текстового документа MS Word 2003 або будь-якого іншого документа в одній з Windows-програм засобів самої програми недостатньо. Наприклад, засобами MS Word неможливо створити досить складний малюнок, незручно будувати діаграми та графіки.
Питання для поточного контролю знань
1.Технологія складання ділових паперів засобами MS Word.
2.Технологія складання простих Web- сторінок засобами MS Word
Інформаційні джерела: 1,8, 12, 13, 15, 11,16, 22, 23
Тема 6. Комп'ютерні технології обробки комерційної інформації засобами Web- редактора ms Front Page Методичні поради до вивчення теми
Для вивчення теми необхідно опрацювати теоретичний матеріал з наступних питань:
1.Загальна характеристика можливостей Web- редактора FrontPage
2. Особливості інтерфейсу Web- редактора FrontPage.
3. Технологія створення одно сторінкових Web- вузлів
Програма FrontPage 2000, яка входить до складу Microsoft Office 2000, призначена для створення Web-сторінок та Web-вузлів. Застосовуючи панелі інструментів та команди меню, на сторінці можна розташовувати текстову або графічну інформацію, панелі навігації та посилання, призначені для переходу від однієї сторінки до іншої.
Для запуску програми FrontPage виконати Пуск – Програми–Microsoft FrontPage. Буде запущено програму FrontPage 2000, і на екрані з’явиться її головне вікно. Воно має заголовок, лінійку меню, панелі інструментів, робочу область програми, а також панель режимів роботи.
FrontPage надає 6 режимів перегляду і створення Web-вузла. Для переходу в той чи інший режим призначена панель Views (Вид), яка розташована у лівій частині головного вікна FrontPage .
Page
(Страница)
- перегляд
та редагування сторінок; у цьому режимі
в робочій області програми FrontPage
можна створювати нові та редагувати
існуючі Web-сторінки;
Folders
(Папки) - перегляд структури папок
Web-вузла,
який створюється;
Report
(Отчеты) - перегляд звітів; цей режим
призначений для формування та перегляду
звітів про Web-вузол;
Navigation
(Навигация)
-
проектування структури Web-вузла;
ця кнопка в подальшому використовується
для створення панелей навігації;
Hyperlinks
(Гиперссылки)
-
перегляд гіперпосилань Web-вузла;
Tasks
(Задачи)
-
режим формування та перегляду задач,
які вирішуються при створенні Web-вузла
При встановленому режимі Page (перегляд та редагування Web-сторінки) в нижній частині робочої області, знаходяться три закладки, які дозволяють переглядати Web-сторінку в різних режимах:
Normal - Звичайний режим роботи, при якому здійснюється створення сторінки за допомогою засобів режиму WYSIWSIG (“що бачиш, те й отримуєш”). Сторінка створюється шляхом розміщення в ній тексту, малюнків, кнопок, гіперпосилань та інших об’єктів, при цьому вам не потрібно знати HTML-коди.
HTML - Режим перегляду і створення сторінки в HTML-кодах. Його можна використовувати, як для перегляду HTML-кодів сторінки, створеної в звичайному режимі роботи, так і для створення сторінки за допомогою кодів.
Preview - Попередній перегляд сторінки у тому вигляді, в якому вона буде представлена на сервері Інтернету.
Для переходу в режим перегляду структури папок використовується кнопка Folders на панелі Views або команда Folders (Папки) меню View (Вид). В цьому режимі робоча область програми поділяється на дві частини. У лівій частині відображається структура папок відкритого Web-вузла, які розташовані за ієрархією, а в правій – вміст папки, яка виділена в лівій частині
Режим перегляду гіперпосилань Hyperlinks програми FrontPage дозволяє побачити в графічному вигляді всі посилання, встановлені на сторінках Web-вузла. Для переходу в режим перегляду гіперпосилань натисніть кнопку Hyperlinks на панелі режимів Views або у меню View (Вид) виберіть команду Hyperlinks (Гіперпосилання)
У режимі перегляду гіперпосилань у головному вікні програми FrontPage відображається область розміщення структури папок Folder List, а праворуч — схема посилань відкритого Web-вузла .
На схемі гіперпосилань файли показані у вигляді значків. Поруч зі значками розташовані імена файлів, які вони представляють. Посилання на схемі зображені лініями. Посилання, що входять на сторінку, зображуються ліворуч від значка, а посилання зі сторінки — вихідними лініями праворуч від значка.
Якщо усередині значка знаходиться знак «плюс», то існують файли, що мають посилання на даний файл або сам файл має посилання на інші сторінки. При натисканні на знак «плюс» ці посилання розкриваються, а знак плюс заміняється знаком «мінус».
Значком із зображенням глобуса позначаються файли, розміщені в Інтернеті. Поруч з таким файлом замість імені зазначена адреса. Якщо значок має вигляд малюнка, то даний файл є графічним.
Питання для поточного контролю знань
Основні режими надає програма FrontPage
Шаблони створення одно-сторінкового Web-вузла
Створення закладки
Створення гіперпосилання в одно-сторінковому Web-вузлі
Технологія впровадження на Web-сторінку графічного об‘єкта.
Основні принципи планування Web-вузла
Майстри у програмі FrontPage
Панелі навігації у програмі FrontPage
Загальні області при створенні панелі навігації
Технологія створення фрейма.
Інформаційні джерела: 1,8, 10,12,14, 15
Тема 7. Комп'ютерні технології обробки інформації засобами OLE – технологій на базі табличного процесора MS Excel та СУБД Access. Технології створення баз даних і зведених таблиць. Технологія створення міні - АРМ.
Методичні поради до вивчення теми
Для вивчення теми необхідно опрацювати теоретичний матеріал з наступних питань:
1.Засоби формування баз даних
2. Технології створення баз даних і зведених таблиць.
3. Ole – технології засобами «Імпортно-Експортних процесів» у MS Excel та СУБД Access.
4. Засоби автоматизації обробки даних.
5. Технологія створення міні-АРМ.
Засоби формування баз даних
У великих за обсягом списках (базах даних) користувача цікавить конкретна інформація, пошук її може бути складним і тривалим. Фільтрація (вибірка) даних у таблиці дозволяє відображати тільки ті рядки, зміст клітинок яких відповідає заданим умовам. За допомогою фільтрів користувач може в зручній для себе формі виводити або приховувати запис у списку. На відміну від сортування, дані при фільтрації не переупорядковуються, лише приховуються записи, що не відповідають заданим критеріям вибірки. Відібрані записи можна форматувати або видаляти, копіювати в окрему область таблиці, роздруковувати, а також використовувати для наступних обчислень або побудови діаграм.
Фільтрація даних в електронних таблицях може виконуватися за допомогою автофільтра або розширеного фільтра.
Для встановлення в таблиці автофільтра потрібно встановити курсор в таблицю і виконати Данные → Фильтр → Автофильтр. Біля заголовків стовпців таблиці з’являться кнопки зі стрілкою, яка розкриває список стовпця. В списку можна вказати необхідні значення або вибрати рядок Условие… і задати критерії вибірки в діалоговому вікні Пользовательский автофильтр.
Розширений фільтр дозволяє формувати множинні критерії вибірки і здійснювати більш складну фільтрацію даних електронної таблиці з завданням набору умов відбору за декількома стовпцями. Розширений фільтр забезпечує використання критеріїв порівняння та обчислюваних критеріїв.
Автоматичне підведення підсумків – це зручний спосіб швидкого узагальнення й аналізу даних в електронній таблиці. Для забезпечення можливості автоматично підводити загальні і проміжні підсумки дані в таблиці повинні бути організовані у вигляді списку або бази даних.
Перед обчисленням проміжних підсумків необхідно відсортувати записи в стовпцях, по яким будуть підводитися підсумки. Тоді всі записи з однаковими полями цих стовпців потраплять в одну групу.
При підведенні підсумків Excel автоматично створює формулу, додає рядок або рядки для запису проміжних підсумків і підставляє адреси клітинок даних. Для однієї і тієї ж групи даних можна одночасно обчислювати проміжні підсумки за допомогою декількох функцій, а також обчислювати «вкладені» або багаторівневі підсумки. Значення загальних і проміжних підсумків перераховуються автоматично при кожній зміні детальних даних.
База даних – це організована впорядкована структура для зберігання інформації. Особливістю сучасних баз даних є поділ користувачів по правам доступу до перегляду та редагуванню бази даних. Наприклад, доступ до бази даних клієнтів банку є у багатьох співробітників, але навряд чи знайдеться така особа, що має доступ до всієї бази даних взагалі. База даних містить засоби і методи, що дозволяють кожному співробітнику працювати тільки з даними, які входять до його компетенції.
З поняттям бази даних тісно пов’язано поняття системи управління базами даних. Це комплекс програмних засобів, призначених для створення структури нової бази даних, наповнення її змістом, редагування і відображення даних бази. В світі відомі системи управління базами даних FoxBase, FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle, MS Access.
Навіть порожня база даних має певну структуру, і тому визначає методи занесення і зберігання даних. Основним об’єктом всякої бази даних є таблиці. Проста база даних має одну таблицю, складна містить декілька таблиць. Ці таблиці зв’язані між собою – це основна відмінність саме реляційної бази даних. В стовпцях таблиць (полях) розміщені дані однакового типу (числові, текстові, часу, тощо). Рядок з даними щодо одного певного об’єкту (декілька полів) називають записом.
Поля бази даних крім структури бази визначають і групові властивості даних в комірках. Перелік властивостей полів суттєво залежить від типу даних в комірці.
Для підвищення швидкості роботи з базою необхідно, щоб об’єкти обробки мали невеликий розмір. Тому при створенні структури бази доцільно обмежувати чи скорочувати дійсний розмір даних в полях.
Бази даних – файли особливого типу, до них висуваються особливі вимоги по безпеці. Інформація баз даних (великого банку або, наприклад, державної автоінспекції) іноді має велику суспільну цінність, від якої залежить життя чи матеріальний стан багатьох людей. Цілісність бази даних не повинна залежати від електропостачання окремого комп’ютера або організованості окремого працівника. Тому в системах управління базами даних для збереження інформації застосовано подвійний підхід. Глобальні операції по зміні структури бази, створенню нових таблиць, зв’язків, полів здійснюються з запитом до користувача. Такі операції ніколи не застосовують до бази даних, яка знаходиться в експлуатації. Але операції по зміні саме даних в базі максимально автоматизовані і виконуються без попередження, при введенні нових даних. Тому для навчання використовують тільки учбові бази даних, а внесені зміни в данні скасувати методом відмови від збереження неможливо.
Звичайно з базами даних працюють дві категорії виконавців. Проектувальники розробляють структуру таблиць та інших об’єктів бази, узгоджуючи питання з замовником. Проектувальники не наповнюють базу конкретними даними. Користувачі отримують базу даних від проектувальників, наповнюють її даними і обслуговують. Користувачі не змінюють структуру бази, вигляд об’єктів бази, права користувачів. Відповідно, система управління базою даних має два режими роботи: проектувальний і користувальницький.
Власне дані в базі містяться в таблицях. Але для зручності і обмеження прав користувачів їх доступ до даних здійснюється через спеціальні об’єкти – форми або запити, в яких показані певні поля бази даних, вибрані з кількох окремих таблиць. Основними типами об’єктів MS Access є:
При проектуванні нової бази даних методично правильно починати роботу з олівцем і листом паперу в руках, не використовуючи комп'ютер. Неоптимальні рішення і помилки на етапі проектування згодом дуже важко усуваються, тому цей етап є основоположним.
Розробка технічного завдання. Технічне завдання на проектування бази даних повинен надати замовник. Для цього він повинен володіти відповідною термінологією і знати, хоча б у загальних рисах, можливості основних систем управління базами даних. Таке положення на практиці зустрічається не завжди. Тому звичайно використовують наступні підходи:
• демонструють замовнику роботу аналогічної бази даних, після чого погоджують специфікацію відмінностей;
• якщо аналога немає, з'ясовують круг завдань і потреб замовника, після чого допомагають йому підготувати технічне завдання.
При підготовці технічного завдання складають:
• список початкових даних, з якими працює замовник;
• список вихідних даних, які необхідні замовнику для управління структурою свого підприємства;
• список вихідних даних, які не є необхідними для замовника, але які він повинен надавати в інші організації (у керівні структури, в органи статистичного обліку, адміністративні і контрольні органи).
При цьому дуже важливо не обмежуватися взаємодією з головним підрозділом замовника, а провести обговорення зі всіма службами і підрозділами, які можуть виявитися постачальниками даних в базу або їх споживачами. Так, наприклад, при підготовці бази даних для обліку абітурієнтів і студентів у вищому учбовому закладі необхідно не тільки вивчити документообіг ректорату і всіх деканатів, але і зрозуміти, що хотіли б одержати від бази даних інші служби. Слід вивчити роботу підрозділів розподілу учбового навантаження викладачів, або за розподіл аудиторного фонду, за мешкання студентів в гуртожитку і інших. У розрахунок повинні прийматися і такі служби, як бібліотека, відділ кадрів та інші. У будь-який момент може з'ясуватися, наприклад, що адміністрація бібліотеки повинна періодично поставляти комусь звіти, що характеризують читацьку активність студентів залежно від статі, віку і соціального положення. До можливих побажань замовника слід готуватися на етапі проектування, до створення бази.
Розробка схеми даних. З'ясувавши основну частину даних, які замовник споживає або поставляє, можна приступати до створення структури бази, тобто структури її основних таблиць.
1. Робота починається з складання загального списку полів – він може налічувати десятки і навіть сотні позицій.
2. Відповідно до типу даних, що розміщуються в кожному полі, визначають найбільш відповідний тип для кожного поля.
3. Далі розподіляють поля загального списку по базових таблицях. На першому етапі розподіл проводять за функціональною ознакою. Мета – забезпечити, щоб введення даних в одну таблицю проводилося, по можливості, в рамках одного підрозділу, а ще краще – на одному робочому місці.
Намітивши стільки таблиць, скільки підрозділів охоплює база даних, приступають до подальшого ділення таблиць. Критерієм необхідності ділення є факт множинного повтору даних в сусідніх записах. Якщо у якомусь полі таблиці спостерігається повтор даних, це означає, що таку таблицю треба поділити на дві взаємозв'язані таблиці.
4. У кожній з таблиць намічають ключове поле. В якості такого вибирають поле, дані в якому повторюватися не можуть. Якщо в таблиці взагалі немає ніяких полів, які можна було б використовувати в якості ключових, завжди можна ввести додаткове поле типу Счетчик – воно за визначенням не може містити даних, які повторюються.
5. За допомогою олівця і паперу креслють зв'язки між таблицями. Існує декілька типів можливих зв'язків між таблицями. Найбільш поширеними є зв'язки «один до багатьох» і «один до одного». Зв'язок між таблицями організовується на основі загального для обох таблиць поля, причому в одній з таблиць воно обов'язково повинне бути ключовим, тобто на стороні «один» повинне виступати ключове поле, що містить унікальні значення, які не повторюються. Значення на стороні «багато» може повторюватися. Системи управління, здатні працювати із зв'язаними таблицями, називають системами управління реляційними базами даних, а схему даних в технічній літературі можуть називати схемою реляційних відносин.
Якщо схема даних складена правильно, підключати до бази нові таблиці неважко. Якщо структура бази нераціональна, розробник може випробувати серйозні труднощі при вдосконаленні і модифікації бази даних і увійти до суперечностей із замовником. Суперечності виконавця із замовником завжди свідчать про недостатню кваліфікацію виконавця. Саме тому етап попереднього проектування бази даних слід вважати основним. Від його успіху залежить, наскільки база даних стане зручною і чи будуть з нею працювати користувачі. Якщо користувачі бази «саботують» її експлуатацію і вважають за краще працювати традиційними методами, це говорить не про низьку кваліфікацію користувачів, а про недостатню кваліфікацію розробника бази.
СУБД Microsoft Access надає декілька засобів створення кожного з основних об'єктів бази. Ці засоби можна класифікувати як:
• ручні (розробка об'єктів в режимі Конструктора);
• автоматизовані (розробка за допомогою програм-майстрів);
• автоматичні – засоби прискореної розробки простих об'єктів.
Ручні засоби є найбільш трудомісткими, але забезпечують максимальну гнучкість; автоматизовані і автоматичні засоби є найбільш продуктивними, але і найменше гнучкими. Використання майстрів прискорює роботу, але не сприяє освоєнню понять і методів. Розробка макросів і модулів орієнтована на професійних розробників баз даних.
Нова таблиця не має записів – тільки назви стовпців, які визначають структуру таблиці. Заповнення таблиці даними проводиться звичайним порядком. Після наповнення таблиці даними зберігати їх не треба – все зберігається автоматично. Проте якщо при роботі з таблицею відбулося редагування її макету (навіть зміна ширини стовпців), СУБД запросить підтвердити збереження цих змін.
Якщо структура бази даних продумана наперед, а зв'язки між таблицями намічені, то створення реляційних відносин між таблицями виконується дуже просто. Вся необхідна робота відбувається в спеціальному вікні Схема данных і виконується за допомогою миші. Міжтабличний зв'язок відображається у вікні Схема данных у вигляді лінії, що з’єднує два поля різних таблиць. При цьому одна з таблиць вважається головною, а інша – зв'язаною. Головна таблиця бере участь в зв'язку своїм ключовим полем (його назва на схемі даних відображається жирним шрифтом).
Зв'язок між таблицями дозволяє:
• або виключити можливість видалення або зміни даних в ключовому полі головної таблиці, якщо з цим полем пов'язані які-небудь поля інших таблиць;
• або зробити так, що при видаленні (або зміні) даних в ключовому полі головної таблиці автоматично (і абсолютно коректно) відбудеться видалення або зміна відповідних даних в полях зв'язаних таблиць.
Сенс створення реляційних зв'язків між таблицями полягає, з одного боку, в захисті даних, а з іншого боку – в автоматизації внесення змін відразу в декілька таблиць при змінах в одній таблиці.
Якщо виконавцю треба одержати дані з бази, він повинен використовувати спеціальні об'єкти – запити. Всі необхідні запити розробник бази повинен підготувати заздалегідь. В підготовленому запиті відкривається результатна таблиця, в якій виконавець знайде потрібні дані.
У загальному випадку результатна таблиця може не відповідати жодній з базових таблиць бази даних. Її поля можуть представляти набір з полів різних таблиць, а її записи можуть містити відфільтровані і відсортовані записи таблиць, на основі яких формувався запит. Лише в тих випадках, коли виконавець не знаходить потрібних даних в результатній таблиці, виникає необхідність готувати новий запит – це завдання розробника бази.
Запити на вибірку – найпростіші і в той же час найбільш поширеніші види запитів. Існують і інші види запитів, деякі з яких виконуються на базі заздалегідь створеного запиту на вибірку:
• запити з параметром потребують введення значення потрібного параметр при виклику запиту;
• підсумкові запити – проводять математичні обчислення по заданому полю і видають результат;
• запити на зміну – дозволяють автоматизувати заповнення полів таблиць;
• перехресні запити, що дозволяють створювати результуючі таблиці на основі результатів розрахунків, одержаних при аналізі групи таблиць;
• специфічні запити SQL – запити до сервера бази даних, написані на мові запитів SQL.
Форми бази даних призначені для взаємодії з користувачами, тому до форм пред'являються підвищені вимоги по дизайну. Форми дозволяють користувачам вводити дані в таблиці бази даних без безпосереднього доступу до самих таблиць. Повністю автоматичними засобами створення форм є так звані автоформи. Автоматизовані засоби надає Мастер форм – спеціальний програмний засіб, що створює структуру форми в режимі діалогу з розробником.
Сторінки (сторінки доступу до даних) – новий об'єкт баз даних, що увійшов до останніх версій MS Access. Як і форми, цей об'єкт служить для забезпечення доступу до даних бази, але тут йдеться про віддалений доступ, наприклад через Інтернет або через корпоративну мережу Intranet. За допомогою сторінок доступу до даних розв'язується питання передачі даних з бази віддаленому споживачу. Сторінки доступу мають невеликий розмір, містять зручні елементи управління для навігації в базі даних, можуть бути записані у форматі коду HTML, передані по повільних каналах зв'язку і відтворені в стандартному браузері. По формату вони є Web-документами, їх нескладно вбудувати в будь-який Web-документ або розмістити на Web-сторінці.
Всі об'єкти (таблиці, форми, запити) розміщуються усередині файлу бази даних, але операційна система комп'ютера працювати з ними не може, оскільки це не файли. З ними працює лише сама система управління базою даних. Сторінка ж представлена двома об'єктами – внутрішнім об'єктом бази (його можна редагувати) і зовнішнім об'єктом – файлом у форматі HTML. Запис цього файлу відбувається при збереженні спроектованої сторінки доступу.
Звіти багато в чому схожі на форми і сторінки доступу до даних, але мають інше функціональне призначення – вони служать для форматованого виведення даних на друкуючі пристрої і, відповідно, при цьому повинні враховувати параметри принтера і параметри використовуваного паперу. Для звітів, як і для форм, існують засоби автоматичного, автоматизованого і ручного проектування.
Структура готового звіту відрізняється від структури форми тільки збільшеною кількістю розділів. Окрім розділів заголовка, примітки і даних, звіт може містити розділи верхнього і нижнього колонтитулів. Якщо звіт займає більше однієї сторінки, ці розділи необхідні для друку службової інформації, наприклад номерів сторінок. Чим більше сторінок займає звіт, тим важливіше роль даних, що виводяться на друк через ці розділи. Якщо для якихось полів звіту застосоване угрупування, кількість розділів звіту збільшується, оскільки оформлення заголовків груп виконується в окремих розділах.
Питання для поточного контролю знань
1.Технологія створення та використання баз даних
2.Технологія створення та використання зведених таблиць в MS Excel
3.Технологія використання вбудованих функцій для автоматизації формування АРМ в MS Excel
4. Засоби створення об’єктів в СУБД MS Access
5. Засоби редагування зв’язків між таблицями бази даних MS Access
6. Типи зв’язків між таблицями в СУБД MS Access
7. Переваги та недоліки режиму «Конструктор» в СУБД MS Access
8. Способи сортування записів в СУБД MS Access
9. Способи фільтрації записів в СУБД MS Access
10. Засоби реалізації Ole-технології в MS Excel і MS Access
Інформаційні джерела: 1,6, 7, 12, 15, 17, 18, 18, 20