Проверка правильности оформления материалов инвентаризации

Наименование организации

Время начала и окончания инвентаризации

Количество, цена, сумма товара

Полное наименование товарно-материальных ценностей, марки, сорта, артикула

Наличие подписей всех членов комиссии и материально-ответственного лица.

Недопустимость подписей через копирку.

Наличие подписей лиц в случаях оговоренных исправлений.

По окончанию инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их необходимо проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц, обязатель­но до открытия склада, магазина и т.п., где проводилась инвентаризация. Ре­зультаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учёта проверок правильности проведения инвентаризаций.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризации и вы­борочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осу­ществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководи­теля организации.

§3. Определение и оформление результатов инвентаризации

На заключительном этапе инвентаризации производится выведение её результатов. Результаты инвентаризации выявляются путём составления ра­ботником бухгалтерии при участии материально-ответственных лиц сличи­тельных ведомостей или актов результатов инвентаризации.

В сличительных ведомостях отражается разница в показателях по дан­ным инвентаризационных описей (фактические остатки) с показателями по данным бухгалтерского учёта. Сличительная ведомость может быть отдель­ным документом либо совмещена с инвентаризационной описью как единый бланк.

В ведомости в обязательном порядке отражаются сведения о наименова­нии ценностей, по которым производится сличение (единица измерения, сорт, цена). Затем следуют учётные (книжные) остатки в натуральном и денежном выражении. Далее указывают фактические остатки (по инвентаризационной описи), данные о пересортице, естественной убыли и результатах инвентари­зации.

Сличительные ведомости составляются только при ведении количе­ственно-сортового учёта (оптовые базы, склады и т.д.).

Акт результатов инвентаризации составляется в условиях количе­ственного учёта (организации розничной торговли) по итогам инвентариза­ции, в нем информация о выявленных фактах излишек или недостач отража­ется в обезличенном суммовом выражении.

Результаты инвентаризации выявляются путем сравнения книжных и фак­тических остатков.

При положительном результате инвентаризации следует учитывать, что совпадение остатков может быть вызвано тем, что члены инвентаризационной комиссии вместо фактической проверки материальных ценностей иногда за­полняют описи на основе книжных остатков (как правило, на складах и базах) или со слов проверяемого лица. По всем недостачам и излишкам инвентари­зационная комиссия получает письменные объяснения от соответствующих ра­ботников.

Результаты инвентаризации

Совпадение книжных и фактических остатков

недостача

Излишки

Недостачи и излишки могут быть в равной степени следствием как зло­употребления материально-ответственных лиц (обман покупателей, завоз «ле­вого» товара, присвоение), так и ошибок в бухгалтерском учёте либо при про­ведении инвентаризации, а также в результате пересортицы.

Пересортица - ситуация, когда товар одного наименования, но разных сортов одновременно находится в излишке и в недос­таче.

Она может быть выявлена в ходе инвентаризации только в тех организа­циях, где ведется количественно-сортовой учет. Выявленные при инвентари­зации расхождения можно регулировать путем взаимного зачета излишков инедостач, возникших в результате пересортицы.

Причины образования пересортицы могут быть следующие.

• Ошибки материально-ответственных лиц при приёмке или отпуске то­варно-материальных ценностей (например, вместо масла первого сорта отпу­щено масло второго сорта). Данную причину образования пересортицы не сле­дует исключать особенно в случаях, когда товары разных сортов, оказавшиеся в излишке и в недостаче, мало отличаются по внешнему виду.

• Злоупотребления материально-ответственных лиц. Искусственное со­здание пересортицы за счёт обмана получателей товара. Так, отпуская тот или иной товар худшего качества, чем указано в накладных, преступники путем создания искусственной пересортицы реализуют затем товары лучшего каче­ства через розничную торговую сеть.

- Ошибочные записи в бухгалтерском учёте.

- Умышленное внесение неверных записей в первичные документы и бух­галтерский учёт с целью запутать сортовой (количественный) учёт товаров.