Реквизиты

первичные документы в бухгалтерском учете

Обязательные реквизиты

Дополнительные реквизиты

Наименование документа

Дата его составления

Наименование организации, от имени которой он составлен

Содержание хозяйственной операции

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

Наименование должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной опера­ции и правильность ее оформления

Личные подписи и расшифров­ка подписей указанных лиц

Номер документа

Адрес организации

Основание для совершения хозяйственной операции

Иные реквизиты, определяе­мые спецификой совершае­мой хозяйственной операции

Составление первичных документов осуществляется лицами, которым пре­доставлено данное право законами, должностными инструкциями с учетом сложившейся технологии обработки документации в бухгалтерии организации.

Записи в бухгалтерских документах могут производиться чернилами, хи­мическим карандашом, при помощи пишущих машинок или средств компью­теризации.

Исправление в первичных документах должно быть оговорено записью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указа­нием даты исправления.

Исправления не допускаются:

в кассовых документах (приходный, расходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга)

в банковских документах (платежное поручение, платежное требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными)

Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером, а также лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица де­нежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства счи­таются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Регистры бухгалтерского учета (сборные документы по типам опера­ций) предназначены для систематизации и накопления информации, содер­жащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных лис­тах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислитель­ной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Документы бухгалтерской отчетности - это единая система докумен­тальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным Формам (на базе документов двух указанных видов).

Бухгалтерская отчетность как система показателей группируется в опре­деленные формы и характеризует финансово-хозяйственную деятельность предприятия за отчетный период.

Бухгалтерские документы

По назначению

Распорядительные (доверенность, платежное поручение)

Оправдательные (накладные, платежные требования)

Комбинированные (кассовые ордера, авансовые отчеты)

Бухгалтерского офоромления (ведомости, справки, расчеты)

По содержанию операции

Материальные (приходный ордер)

Денежные (платежное поручение)

Расчетные (счёт-фактура)

По порядку отражения операции

Первичные (чек, кассовый ордер)

Сводные (кассовый отчет)

По способу охвата операции

Разовые (чеки, платежные требования)

Накопительные (лимитно-

заборная карта и др.)

По количеству учитываемых позиций

Однострочные (документы, имеющие одну учетную позицию)

Многострочные (расчетно-платежная ведомость)

По месту составления

Внешние (счета-фактуры, то­варно-транспортные накладные)

Внутренние (накладные, кассовые ордера)

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за исключением от­четности бюджетных организаций, составляют (п.2 ст.13 ФЗ «О бухгалтерском учете»):

-бухгалтерский баланс (форма № 1);

-отчет о финансовых результатах (форма № 2);

-отчет о движении капитала (форма № 3);

-отчет о движении денежных средств (форма № 4);

-приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

-аудиторское заключение (если организация подлежит обязательному аудиту);

-пояснительная записка.

Сроки предоставления бухгалтерской отчетности определены в ст. 14,15 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Под классификацией понимается группировка бухгалтерских документов по определенным признакам (Рис1).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумаж­ных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изго­товлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органа, осуществляющего контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (п.7 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Р

Бухгалтерские документы

Ручная запись

По способу исполнения

Машинная запись (пишущая машинка, ЭВМ и др.)

По форме

Бумажные

Информация из­лагается на бу­мажном носителе вне зависимости от способа нане­сения информа­ции (машинный, рукописный текст)

Технические

Содержание фик­сируется на ма­шинных носите­лях информации (дискета, диск, пленка)

ис.2

Документы, отвечающие требованиям ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», называются полноценными (доброкачественными).

Если в бухгалтерском документе отсутствует хотя бы одно из законода­тельных требований, он является неполноценным (недоброкачественным).

Неполноценные документы с учетом нарушенных требований можно раз­делить на четыре группы:

• неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправо­мочным лицом), оформленные на бланках неустановленной формы;

• отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные опе­рации, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их сто­имости и т.п.);

• отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись, подложные документы.

Фальсифицированные

(материальный подлог -подчистки, подтирки и т.д.)

Подложные документы

Комбинированные

(интеллектуальный и материальный подлог)

Безденежные - документы

о движении денежных средств, операции с кото­рыми фактически не осуществлялись

Бестоварные - документы

о движении товароматериальных ценностей, операции с которыми фактически не осуществлялась

Содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог)

Признаки подложенных документов:

-отсутствие у получателя материальных ценностей или наличие их меньшемколичестве, чем отпущено поставщиком;

-отсутствие платежного требования предприятия-поставщика об оплате стоимости каких-либо материалов;

• несоответствие данных в документах о движении материальных ценнос­тей и товарно-транспортных накладных;

• несоответствие показателей в различных экземплярах одного и того же документа, находящихся у поставщика и покупателя;

• отсутствие транспортных документов (путевых листов), свидетельству­ющих о перевозке материалов;

• наличие у поставщика документов о расходе материалов, которые не были вприходе, и др.

Сотрудниками правоохранительных и контролирующих органов наиболее тщательной проверке должны подвергаться документы:

а) имеющие признаки исправлений и подчисток;

б) представленные заинтересованными лицами;

в)документы неофициального учета (черновые записи, акты неофициального снятия остатков, книги черновых отвесов товара и др.);

г)содержащие информацию, не соответствующую другим данным, собранным по делу.