4.2. Учет операций с бланками строгой отчетности

К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки документов, имеющие идентификационный номер, нанесен­ный при изготовлении, элементы защиты от подделок, соответ­ствующие требованиям, определяемым Министерством фи­нансов по согласованию с Министерством внутренних дел и Министерством юстиции Республики Беларусь.

Основным документом, определяющим требования к изго­товлению и использованию бланков строгой отчетности, явля­ется постановление Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 2001 г. № 1846 «О некоторых вопросах изготов­ления и использования бланков строгой отчетности». В соответ­ствии с ним Министерством финансов разработаны и утверж­дены: Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности от 1 марта 2002 г. № 29, Инструкция о порядке изготовления бланков строгой отчетности от 1 марта 2002 г. № 30, Положение о по­рядке использования бланков строгой отчетности от 21 февра­ля 2002 г. № 21.

В соответствии с Положением о порядке использования бланков строгой отчетности от 21 февраля 2002 г. № 21 банки должны определять:

• перечень документов, относящихся к бланкам строгой от­четности, порядок их хранения и изготовления. Этот перечень может уточняться в соответствии с принимаемыми правовыми актами;

• перечень лиц, на которых возложен учет и хранение блан­ков строгой отчетности. Этот перечень необходим для контро­ля за выдачей бланков в подотчет ответственным работникам и своевременностью составления отчета об их расходовании.

С учетом указанного выше положения Национальным бан­ком Республики Беларусь разработаны Правила использова­ния и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности банка­ми Республики Беларусь, утвержденные 31 июля 2002 г. № 264. В них регламентируются особенности, касающиеся работы с бланками строгой отчетности в банках.

В банковской системе используются бланки строгой отчет­ности типовых или специализированных форм, утвержденных (либо согласованных) Национальным банком, Министерством финансов, другими республиканскими органами государствен­ного управления, а также бланки строгой отчетности, приобре­тенные у иностранных имитентов на условиях консигнаций.

Оплата услуг по изготовлению бланков строгой отчетности отражается в учете банка следующей проводкой (операция оформляется платежным поручением):

Дебет 6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»,

Кредит счет изготовителя.

Приобретенные (заказанные) бланки строгой отчетности учитываются в банках на внебалансовых счетах группы 9984 «Бланки строгой отчетности», из них:

99840 «Бланки акций»;

99841 «Бланки облигаций»;

99842 «Бланки депозитных сертификатов»;

99843 «Бланки сберегательных сертификатов»;

99844 «Бланки векселей»;

99845 «Бланки прочих ценных бумаг» (далее — счета по уче­ту бланков строгой отчетности);

99846 «Прочие бланки строгой отчетности».

На счете 99846 учитываются бланки, имеющие типограф­ские номера. В частности, на данном счете учитываются чеко­вые книжки, дорожные чеки, полученные от эмитентов на условиях консигнации, трудовые книжки, вкладыши к ним, формы товарно-транспортных накладных на отпуск и оприхо­дование ТМЦ и др. На данном счете не должны учитываться бланки ценных бумаг, для учета которых используются выше­указанные счета.

По приходу счетов 9984Х отражаются полученные бланки строгой отчетности, по расходу — выданные (реализованные) бланки, а также испорченные, дефектные и/или аннулирован­ные. Учет бланков ведется в условной оценке 1 белорусский рубль за каждую книжку или отдельный бланк.

При оприходовании бланков строгой отчетности соверша­ются следующие проводки:

Дебет 6479 «Расходы будущих периодов — операционные расходы»,

Кредит 6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)».

Приход счета по учету бланков строгой отчетности (9984Х).

Приобретенные бланки строгой отчетности регистрируют­ся в книге учета бланков строгой отчетности формы 0402380107:

0402380107

Наименование бланка строгой отчетности

Номер внебалансового счета

Дата	Кому	Основа-	Получено		Израсходован-		Оста-	Под-
	выда-	ние			о (списано)		ток	пись
	но, от кого	(наиме­нова-	Коли-	Серия,	Коли-	Серия,	Коли-	ответ­ствен-
	полу­чено	ние доку-	чество блан-	номер	чество блан-	номер	чество блан-	ного испол-
			ков		ков		ков
		мента, номер и дата)	(кни­жек)		(кни­жек)		(кни­жек)	ните­ля
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Итого за день

В графе «Получено» книги формы 0402380107 отражается количество приобретенных (полученных) бланков; в графе «Израсходовано (списано)» — количество использованных (испорченных, дефектных, аннулированных) бланков, а также выданных под отчет ответственным исполнителям.

В графе «Остаток» выводится остаток бланков строгой отчетности на конец дня, который должен соответствовать данным книги формы 0402380110 «Книга учета остатков бланков строгой от­четности» (по соответствующему виду бланков).

Каждая запись в книге формы 0402380107 заверяется под­писью ответственного исполнителя, осуществляющего ее ведение.

Книга учета бланков строгой отчетности должна быть про­нумерована, прошнурована, скреплена печатью банка, подпи­сана руководителем и главным бухгалтером банка или лицами, ими уполномоченными.

Ежедневно в конце рабочего дня остатки бланков строгой отчетности по книге формы 0402380107 сверяются с остатка­ми по книге формы 0402380118 «Книга учета денежной налич­ности и других ценностей в белорусских рублях, находящихся в кладовой».

Ежемесячно остатки бланков строгой отчетности по книге 0402380107 сверяются с данными баланса по соответству­ющим внебалансовым счетам.

Бланки строгой отчетности, выданные под отчет ответ­ственным исполнителям, учитываются в книге учета бланков строгой отчетности, выданных под отчет, формы 0402380108, которая должна быть пронумерована, прошнурована, скрепле­на печатью банка и подписана руководителем и главным бух­галтером банка или лицами, ими уполномоченными. В книге формы 0402380108 на каждого ответственного исполнителя заводится отдельная страница (лист):

0402380108

Наименование бланка строгой отчетности

Номер внебалансового счета

Дата	ФИО ответственного исполнителя	Основание (наименование документа, номер и дата)	Получено
			Количество бланков (книжек)	Серия, номер
1	2	3	4	5
Итого за день

Продолжение формы 0402380108

Израсходовано		Испорчено		Остаток		Подпись ответственного исполнителя
Количе­ство бланков (книжек)	Се­рия, номер	Количе­ство бланков (книжек)	Се­рия, номер	Количе­ство бланков (книжек)	Се­рия, номер
6	7	8	9	10	11	12
Итого за день

Ежемесячно остатки бланков строгой отчетности по книге формы 0402380108 сверяются с данными баланса по соответ­ствующим внебалансовым счетам.

Бланки строгой отчетности, выданные под отчет ответ­ственным исполнителям, учитываются на внебалансовом сче­те: 99847 «Бланки строгой отчетности, отосланные и выданные под отчет».

Выдача бланков строгой отчетности ответственным испол­нителям осуществляется в подотчет с разрешения руководите­ля и главного бухгалтера банка или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков (с соблюдением строгой последовательности их порядковых номеров).

Заведующий операционной кассой (кладовой ценностей) выдает бланки строгой отчетности ответственным исполните­лям по их письменным требованиям под расписку в расходных внебалансовых ордерах.

Требования на получение бланков строгой отчетности представляются ответственному исполнителю, ведущему кни­гу формы 0402380108. Он выписывает расходный внебалансо­вый ордер на списание бланков строгой отчетности со счетов по учету бланков строгой отчетности в двух экземплярах на каждого ответственного исполнителя. Первый экземпляр рас­ходного внебалансового ордера (вместе с требованием) переда­ется в кассу банка для выдачи ответственному исполнителю бланков строгой отчетности и в последующем помещается в документы дня кассы. Второй экземпляр расходного внебалан­сового ордера служит основанием для совершения проводки по внебалансовым счетам 9984Х:

Расход 9984Х «Бланки строгой отчетности» — на количе­ство выданных бланков (книжек) в условной оценке.

На основании второго экземпляра расходного внебалансо­вого ордера производится запись в книге формы 0402380107 по графе «Израсходовано».

На все выданные под отчет бланки строгой отчетности от­ветственный исполнитель, ведущий книгу формы 0402380108, выписывает приходный внебалансовый ордер для отражения операций в учете:

Приход 99847 «Бланки строгой отчетности, отосланные и выданные под отчет».

На основании приходного внебалансового ордера соверша­ется запись в книге формы 0402380108 в графе «Получено» ( отдельно по каждому ответственному исполнителю, которому выдаются бланки строгой отчетности).

Ответственный исполнитель, получивший в подотчет блан­ки строгой отчетности, представляет работнику, ведущему книгу формы 0402380108, отчет об использовании получен­ных в подотчет бланков строгой отчетности не позднее 3 бан­ковских дней со дня использования каждого из них. К отчету прилагаются документы, подтверждающие использование бланков, а также испорченные бланки строгой отчетности.

На основании полученных документов работник, ведущий книгу формы 0402380108, производит соответствующие запи­си в графах «Израсходовано» и/или «Испорчено», составляет расходный внебалансовый ордер (в двух экземплярах) по соот­ветствующим счетам по учету бланков строгой отчетности. От­чет с документами, подтверждающими использование бланков строгой отчетности, прилагается к первому экземпляру расход­ного внебалансового ордера. Второй экземпляр расходного внебалансового ордера служит основанием для отражения опе­рации в учете.

Списание стоимости израсходованных бланков строгой от­четности производится на основании акта на списание блан­ков строгой отчетности установленной формы не позднее по­следнего рабочего дня месяца, в котором они использованы по назначению.

При этом определяется часть расходов, относимых банком на прочие операционные расходы, и в частности, на типограф­ские:

Дебет 9396 «Типографские расходы»,

Кредит 6479 «Расходы будущих периодов - операционные расходы».

Одновременно совершается внебалансовая проводка на списание использованных бланков строгой отчетности:

Расход 99840-99847 — счета по учету бланков строгой отчет­ности.

Испорченные бланки строгой отчетности учитываются в книге учета бланков строгой отчетности, подлежащих уничто­жению, формы 0402380167:

0402380167

Наименование бланка строгой отчетности

Номер внебалансового счета

Дата	Основание	Приход	Расход	Остаток	Подпись
	(наименование	(количе-	(количе-	(количе-	ответствен-
	документа)	ство	ство		ного
		бланков	бланков		исполните-
		(книжек))	(книжек))	бланков	ля
				(книжек))
1	2	3	4	5	6
Итого за день

Книги форм 0402380107, 0402380108, 0402380167 ведутся в разрезе видов бланков строгой отчетности. Они могут вестись несколькими ответственными исполнителями раздельно по определенным видам бланков строгой отчетности. При веде­нии данных книг на ЭВМ должны быть обеспечены защита ин­формации, сохранение архива по данной информации в тече­ние срока, установленного законодательством, возможность получения копий на бумажных носителях.

В книге учета бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, регистрируются также дефектные бланки, выяв­ленные кассиром при вскрытии отдельных пачек бланков, и книжки, в которых при полистном пересчете недостает необхо­димого количества листов.

Выявленные дефектные бланки (книжки) строгой отчетнос­ти погашаются крестообразным перечеркиванием или клино­образной вырезкой той их части, где указываются фамилия, имя, отчество, сумма цифрами, сумма прописью и т.п. Состав­ляется акт, в котором указываются признаки дефектности и причины аннулирования бланков строгой отчетности. Акт под­писывается лицами, ответственными за хранение ценностей.

На полученные испорченные бланки строгой отчетности или дефектные бланки (книжки) работник, осуществляющий ведение книги формы 0402380167, составляет приходный вне­балансовый ордер для учета операции по соответствующему внебалансовому счету и реестр бланков отчетности, подлежа­щих уничтожению. Реестр с приложенными к нему испорчен­ными бланками передается в хранилище для хранения (до уничтожения испорченных бланков).

Бланки строгой отчетности, не подлежащие использова­нию по каким-либо причинам, до оформления акта на уничто­жение учитываются на внебалансовых счетах:

Приход 99848 «Бланки строгой отчетности для уничтоже­ния»,

Расход 99840-99847 — счета по учету бланков строгой отчет­ности.

Испорченные и/или аннулированные бланки строгой от­четности должны обязательно храниться с реестром в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соб­людения законодательства.

Бланки строгой отчетности, не подлежащие использова­нию, могут быть уничтожены в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя банка. Для этой цели приказом по банку назначается комиссия. В ее состав входят представители администрации и структурного подразделения банка, осуществляющего учет. В присутствии членов комиссии бланки упаковывают, опечатывают (опломбируют), о чем со­ставляется акт на списание дефектных, испорченных, аннули­рованных бланков строгой отчетности установленной формы. К акту на списание прилагаются реестры и копия документа, подтверждающего факт проверки соблюдения налогового за­конодательства. В течение 3 дней акт на списание представля­ется на утверждение руководителю. Акт утверждается в тече­ние 5 банковских дней после получения. На его основании ко­миссия составляет акт на уничтожение, который утверждается руководителем в течение трех банковских дней.

В день уничтожения бланков строгой отчетности в структур­ное подразделение, осуществляющее учет, представляются утвержденные акты на списание и на уничтожение. Исходя из них ответственный исполнитель выписывает расходный внеба­лансовый ордер, на основании которого совершается проводка:

Расход 99848 «Бланки строгой отчетности для уничтоже­ния».

В случае утраты или хищения бланков строгой отчетности подотчетное лицо, получившее бланки, обязано немедленно сообщить об этом руководителю банка. По указанию руково­дителя банка создается комиссия, которая проводит проверку и составляет акт по факту утраты или хищения бланков. В акте указываются обстоятельства утраты бланков, номера и серии утраченных бланков. Акт представляется руководителю банка для рассмотрения и принятия соответствующего решения.

Для контроля за выдачей и использованием бланков стро­гой отчетности, находящихся у ответственных исполнителей, в банках производится проверка фактического наличия и ис­пользования бланков строгой отчетности. Такая проверка осу­ществляется в сроки, установленные главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. По результатам проверки состав­ляется справка. При обнаружении недостачи (излишка) блан­ков одновременно составляется акт проверки наличия недоста­чи (излишка) бланков.