9.2 Организация обеспечения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет имеет свою организационную структуру.

Организация бухгалтерского учета – заранее намеченная система мероприятий (условий и элементов) по построению бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой предприятия – составляется с учетом специфики работы предприятия, его структуры и другими условиями и предпосылками. Организация бухгалтерского учета осуществляется для контроля за рациональным использованием ресурсов и получения более положительного финансового результата.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется:

• бухгалтерией организации;

• бухгалтером организации;

• аудитором или аудиторской фирмой;

• соответствующим специалистом на договорных началах.

Бухгалтерский учет должен быть организован по:

• централизованной форме;

• децентрализованной форме;

• смешанной форме.

Централизация учета предполагает сосредоточение синтетического и аналитического учета, составление баланса и отчетности в главной бухгалтерии. При этом в подразделениях предприятия осуществляется первичный учет путем составления первичных документов по всем хозяйственным операциям. Данные первичных документов группируются в накопительных и группировочных ведомостях, а также в производственных отчетах и отчетах о движении материальных ценностей. Далее документы поступают в главную бухгалтерию, где они проверяются, обрабатываются и их данные заносятся в регистры синтетического и аналитического учета.

Децентрализация учета состоит в том, что в отдельных структурных подразделениях организации не только оформляются первичные документы, но и ведется синтетический и аналитический учет, составляется отчетность организации. Подразделения предоставляют отчетность в главную бухгалтерию, где их сверяют в целом по предприятию.

Частичная децентрализация учета (смешанная форма) заключается в том, что в подразделениях предприятия, наряду с документами и сводными производственными отчетами составляют бухгалтерские проводки, то есть ведется аналитический учет, производится сводка и группировка учетных данных, но их обобщение ограничивается составлением производственных отчетов.

Организация должна вести учет:

• бухгалтерский (финансовый) учет;

• финансовый и управленческий учет;

• финансовый, управленческий и налоговый учет.

Информация управленческого учета доступна только менеджерам; правила организации управленческой бухгалтерии определяет само предприятие. Финансовый учет регулируется законодательными и нормативными актами, поэтому для него разрабатывается определенная система требований и принципов. Налоговый учет ведется в целях налогообложения предприятия.

Структура бухгалтерской службы, численность работников отдельный бухгалтерских подразделений определяется внутренними правилами и должностными инструкциями организации.

Организационное обеспечение бухгалтерского учета должно быть подчинено задаче своевременного предоставления аппарату управления необходимой и достоверной информации с наименьшими издержками.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и соблюдении действующего законодательства несет его руководитель. В его компетенцию входит утверждение учетной политики, рабочего плана счетов, форм первичных документов, порядка проведения инвентаризаций, организации документооборота и т.п.

Законом РФ «О бухгалтерском учете» установлено, что руководитель организации вправе лично вести бухгалтерский учет. Подобный вариант более приемлем на предприятиях малого бизнеса.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Ведение бухгалтерского учета возможно на договорных началах централизованной бухгалтерией, независимой специализированной организацией, профессиональным бухгалтером, имеющим соответствующее высшее или среднее специальное образование.

Должностные обязанности работников учета должны быть перераспределены, исходя из степени их загруженности, средств и каналов передачи учетных данных.

Различают три вида разделения труда учетного персонала: предметный, линейный, функциональный.

Предметный вариант разделения труда предполагает распределение документов в соответствии с названиями отделов:

• расчетный отдел;

• отдел сбыта;

• производственный отдел;

• общий отдел.

• материальный отдел;

Каждый отдел занимается текущим учетом от начала до конца по группе счетов, исходя из их экономической однородности. Например, расчетный отдел занимается учетом расчетов на счетах 68, 69, 70, 73, 76.

Предметный подход распространен на государственных предприятиях, а также средних и крупных ОАО, где за каждым работником закрепляется весь комплекс учетных работ по балансовому счету. Этому подходу присуща специализация работников по отдельным операциям: приемка, обработка документов, их сводка, запись в учетные регистры. При этом операции по нескольким счетам каждый работник может выполнять отдельно.

Линейный вариант разделения труда наиболее типичен для организации учета в структурных подразделениях предприятия (цехах, производствах). Весь учетный процесс осуществляется так называемыми «учетными группами». Все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Функциональный вариант предусматривает специализацию каждого работника на выполнении однородных учетных операций. Такой подход в большей степени соответствует современному уровню формирования информационной системы в организациях с высокой степенью применения ЭВМ.

Независимо от организационного строения бухгалтерского аппарата объем обязанностей для каждого бухгалтера должен определяться должностной инструкцией. Такой подход повышает персональную ответственность, а следовательно, способствует подготовке качественной и своевременной учетной информации для целей управления.

Организационный аспект учетной политики должен быть подчинен созданию оптимальной схемы документооборота. Ее построение предусматривает четкое деление прохождения и обработки информации на отдельных этапах учетного процесса. В каждом из этих этапов должны быть определены графики выполнения отдельных видов учетных работ, установлены их объемы, конкретные исполнители. Ответственность за разработку и исполнение графиков, правильное и своевременное составление необходимых документов, сроков передачи их в бухгалтерию несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. По мере использования документов в учетном процессе их сдают в архив. Это завершающий этап документооборота.