Хранение документов

По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. Время прохождения их в архиве определено статьей 17 Закона РФ «О бухгалтерском учете» и другими документами. Сроки хранения: Главной книги – 5 лет, первичных документов – 3 года, лицевые счета, платежные ведомости – 75 лет.

Перед сдачей документов на хранение в архив их следует сгруппировать по каждому отчетному периоду, по однородности совершенных хозяйственных операций, затем сложить в папки и переплести.

Изъятие документов из архива может иметь место только на основании постановлений органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой инспекции, полиции. Изъятие копий документов производится в присутствии должностных лиц. Персональная ответственность за соблюдением условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе предприятия (организации).

6.4 Инвентаризация и ее место в первичном учете

Достоверность учетной информации обеспечивается проведением инвентаризации. Технически, она представляет собой периодическую опись имущества и обязательств организации на определенную дату с занесением ее результатов в отдельные инвентарные ведомости (описи).

Инвентаризация – представляет собой способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточнения.

Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета, а также методическим приемом фактического контроля при проведении ревизии, аудита и др.

Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сводятся с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подвергаются также дебиторские и кредиторские задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности.

Термин «инвентаризация» происходит от латинского слова «инвентарь» (лат. inventarium - роспись, опись) и означает опись имущества (вещественных ценностей и расчетов). Однако в настоящее время в организациях возникли другие новые объекты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но подлежат также инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Поэтому инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, так как инвентаризации подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета как: нематериальные активы, ценные бумаги, финансовые вложения в паи, займы, уставные капиталы других организаций и др.

В зависимости от различных признаков и причин, по которым проводится инвентаризация, различают ее виды (рисунок 6.2).