6.3 Организация документооборота

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Процесс движения документов, начиная от их составления, приемки и обработки и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.

Таким образом, документооборот – движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения.

График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности. Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

• ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

• выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

• выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;

• выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности, обеспечивает:

• своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;

• своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организацией.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение - нарушением трудовой и производственной дисциплины.

При установлении состава первичных документов, включаемого в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.

Соблюдение сроков составления и сдачи документов в бухгалтерию организации обуславливает необходимость определения должностных лиц учетной, плановой, технологической и других служб, принимающих участие в составлении, подписании и сдаче документов на последующие стадии их обработки.

Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент составления документа.

Подготовленный график документооборота утверждается руководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов.

До разработки схемы (графика) документооборота необходимо в организации в первую очередь разработать план-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность проставления необходимой информации.

План-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ утверждается руководителем организации и представляет собой элемент учетной политики организации.

Документооборот может быть:

• входящим (документы поступают от других организаций);

• исходящим (документы предназначены для внешних пользователей);

• внутреннего назначения (документы для собственных нужд).

Система управления документооборотом в организации осуществляется следующим образом:

• разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

• составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

• составляется график документооборота в организации (назначение графика – осуществление контроля за составлением и сроками прохождения первичных документов между отдельными структурным подразделениями и передачей их в бухгалтерию);

• создаются технологии обработки учетной информации;

• разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;

• проводятся экспертиза документов с точки зрения их ценности, и подготовка дел к длительному хранению.

Жизненный цикл документа:

1. составление; 4. приемка – принятие документа к обработке;

2. оформление; 5. обработка;

3. регистрация; 6. хранение в бухгалтерии или архиве.

Порядок обработки документов бухгалтерского учета. Документы подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.

Формальная проверка документов заключается в установлении правильности оформления документов путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей лиц, ответственных за совершение операций, четкости представления измерителей, своевременности составления и т.д.

Неправильно (некачественно) составленные документы не имеют юридической и доказательной силы, а поэтому проведенные по ним операции считаются недействительными или незаконными. Формальная проверка способствует повышению ответственности лиц составляющих и подписывающих документы.

Арифметическая проверка или счетная проверка проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем подсчета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур, например, расчета распределения косвенных расходов, начисления амортизации, определения накидок, скидок и т.п.).

Проверка по существу заключается в установлении совершения хозяйственных операций, соответствия их требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. При обнаружении в документе ошибок, неясностей и других недостатков бухгалтерия возвращает его для исправления или для пересоставления. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации.

Таксировка – определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Так, многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Так, например, документы по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т.д. по расходу – в разрезе наименований и направлений в использовании (на производственные нужды, продажу и т.д.).

Контировка – бухгалтерская запись в первичном документы, т.е. проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

Защита информации – это постоянно актуальная функция бухгалтерии на любом этапе учетных процедур. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами.

• Экземплярность. Практически почти все документы составляют в нескольких экземплярах. Это делают потому, что каждому пользователю удобнее иметь собственный экземпляр. Вместе с тем, наличие нескольких экземпляров, очевидно, существенно уменьшает риск утраты информации;

• Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата и т.д. Идентифицирует документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облигация и купон к ней. Кстати, если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи;

• Регламентация отношения к ошибкам. В денежных документах вообще недопустимы никакие исправления. В других случаях исправляют согласно правилам;

• Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации. Это значит, что основные реквизиты первичного документа при появлении его на предприятии заносят в специальный журнал;

• Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя к другому составляют опись документов в двух экземплярах: по одному для каждого участника операции.