3. Процедура учетной регистрации. Исправление ошибок в учетных записях.

Процедура – это официальный порядок действий, выполнения чего-нибудь, составления акта. Применительно к бухгалтерскому учету процедура есть порядок и последовательность выполнения систем наблюдений, измерений, регистрации, группировки и обобщения фактов хозяйственной деятельности организации.

Процедура (от латинского procedure) – продвигаться. Рассмотрим процедуру составления учетных регистров.

Все записи в учетных регистрах производятся на основании правильно оформленных и обработанных документов. Существует определенный порядок учетной регистрации, который установлен «Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций».

Согласно этому Положению в книгах, как правило, в начале года до начала записей должны быть пронумерованы страницы, а на обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера указывается: «В настоящей книге пронумеровано___ страниц». В некоторых книгах (например, в кассовой книге) страницы прошнуровываются и скрепляются сургучной печатью. В книге в определенной последовательности открываются аналитические счета, резервируются свободные страницы для открытия новых аналитических счетов. После этого в начале книга составляется оглавление, где указывается наименование счетов и номера страниц, отводимых для каждого счета.

Если по некоторым счетам есть остатки на начало года, то их записывают на первой строке страницы. После этого делают все последующие записи согласно документам четко, ясно, аккуратно, без помарок. Записи производятся чернилами, шариковой ручкой или на пишущей машинке, при помощи электронных технических средств, при этом указывается номер журнальной статьи, дата и номер документа, на основании которого делается запись, краткое содержание операции. Проставляются натуральные показатели (если это необходимо), сумма.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры при ручном способе называется разноской, которая производится в соответствии с указанной корреспонденцией счетов (контировкой). После записи операции в регистр на документе делается отметка путем указания страницы или ставится символ «V». Если записи переносятся с одной страницы на другую, то указывается: «перенесено на страницу …, перенесено со страницы …».

При правильном выполнении учетных записей в регистры и осуществления их по установленному порядку и последовательности на основе первичных документов регистры бухгалтерского учета сами приобретают доказательную силу и играют важную роль в спорах между хозяйствующими субъектами, при рассмотрении в суде и арбитраже исков.

Учетные регистры имеют важное контрольное значение, так как в них систематизируются записи по счетам и достигается взаимный контроль по этим счетам.

По окончании месяца в регистрах подсчитываются месячные итоги дебетовых и кредитовых оборотов по всем аналитическим счетам, а также выводят сальдо на первое число следующего месяца.

В конце месяца по итогам оборотов составляют оборотные ведомости с целью текущего контроля данных счетов.

Записи в регистрах делают ручным или механизированным способом. Ручная запись осуществляется чернилами или химическим карандашом (в исключительных случаях). Механизированный способ записей в регистры означает их произведение при помощи пишущей машинки и средств вычислительной техники.

При проведении записей в учетные регистры могут быть допущены ошибки. Они имеют различный характер. Ошибки допускаются при разноске по счетам, арифметические ошибки, ошибки, связанные с неправильным составлением корреспонденции счетов.

При большом количестве ошибок используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок, для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

Для исправления допущенных ошибок в документах и регистрах бухгалтерского учета необходимо пользоваться специальными способами: корректурным, способом дописывания (дополнительных проволок), способом сторно (красное сторно), методом обратных проводок (записей), методом переноса сумм со счета на счет.

В документах по учету денежных средств исправление ошибок не допускается никакими методами. Во всех других документах исправление ошибок допускается указанными способами.

Корректурный способ – суть этого способа заключается в том, что ошибочно внесенная информация в регистрах бухгалтерского учета или в документах исправляется путем зачеркивания неправильного текста или суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над исправленными данными (или рядом) записывается правильный текст или сумма. Исправление ошибки обязательно оговаривается надписью «Исправленному верить» с указанием даты и заверяется подписью сделавшего исправление лица (бухгалтера). Слово корректура (от латинского correctio) означает поправка и применяется в тех случаях, когда ошибка носит частный характер, т.е. сделана в одном документе или регистре и обнаружена до того, как закончены записи и подсчет оборотов на счетах за данный месяц.

Способ дописывания (дополнительных проводок) используется для дополнения оборотов в текущем месяце (периоде) по операциям, относящимся к прошлым месяцам (периодам). При этом в регистрах бухгалтерского учета дополнительная информация отражается дополнительной записью, которая недостает до правильной, нужной суммы. Данный способ применяется в тех случаях, когда в счетных записях не нарушена правильность корреспонденции счетов, но допущена ошибка в результате преуменьшения суммы операции. Дополнительные записи (проводки) для исправления ошибок делаются в регистрах учета на основании специальных документов – справок бухгалтерии на исправлении ошибок.

Например, в кассу с расчетного счета поступили деньги в сумме 250000 рублей. При отражении на счетах в учетных регистрах вместо 250000 рублей записали 25000 рублей:

Д–50 «Касса» К–51»Расчетный счет» – 25000 рублей.

Исправление делается следующим образом:

Дополнительная запись:

Д–50 «Касса» К–51 «Расчетный счет» – 225000 (250000-25000) рублей

Способом сторно (красное сторно) исправляются ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и при завышении сумм. Термин «сторно» или «сторнировка» итальянского происхождения и применяется для обозначения исправленных записей. Данный способ заключается в том, что исправленная запись повторяет неправильную запись красными чернилами, после чего делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов. Этим методом пользуются также для уменьшения оборотов на счетах до правильной суммы путем дописывания разницы красными чернилами или же ненужная запись обводится красными чернилами. Таким образом, записи сумм красными чернилами или их обведение красной пастой (чернилами) означает в бухгалтерском учете отрицательный оборот (знак) на счетах и эта сумма вычитается (аннулируется).

Н апример, при выдаче денег из кассы подотчетному лицу в сумме 1000 у.е. была сделана запись:

Д–76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

К–50 «Касса» - 1000 у.е.

В журнале-ордере №1 аннулируется ошибочная запись:

Д–76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», К–50 «Касса»

на сумму 1000 у.е.

Составляется правильная проводка:

Д–71 «Расчеты с подотчетными лицами», К–50 «Касса» – 1000 у.е.

П олучены материалы от поставщика на сумму 5000 у.е., НДС – 18/% = 900 у.е. Бухгалтер составил проводку:

Д–10 «Материалы»

К–60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 6000 у.е.

В журнале-ордере № 6 сторнировочная запись делается на сумму разницы между правильной и ошибочной записью:

Д–10 «Материалы» К–60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 1000 у.е.

О тражается в учете НДС:

Д–19 «НДС по приобретенным ценностям»

К–60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 1000 у.е.

Метод обратных проводок (записей) – этот метод применяется для исправления неправильных записей на счетах. Суть данного метода заключается в том, что представляет собой способ составления дополнительной бухгалтерской, но обратной проводки.

Метод переноса сумм со счета на счет заключается в том, что допущенные ошибки в корреспонденции счетов исправляются путем переноса сумм с одного счета (ошибочно отраженного) на другой счет (необходимого для правильного отражения).

Методы дополнительных записей и красное сторно используются также для корректировки плановой (нормативной) себестоимости продукции, материалов (работ, услуг) до фактической себестоимости, т.е. для списания калькуляционных разниц.