Лекция № 6: Первичное наблюдение (документация и инвентаризация)

1. Документ как источник первичной информации

2. Классификация документов

3. Организация документооборота

4. Инвентаризация и ее место в первичном учете

6.1 Документ как источник первичной документации

Первичное наблюдение – первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую подготовит бухгалтерия ее пользователям. По результатам первичного наблюдения составляется документ. Он является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами, на их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документ (от лат. – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия.

Первичный документ - бухгалтерский документ, составляемый в момент совершения хозяйственной операции, первое свидетельство происшедшего факта; подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Например, если на предприятие поступили материалы, то по этому поводу должен быть составлен документ – приходный ордер. Именно этот документ фиксирует увеличение объема складских запасов, оправдывает наличие материалов.

Если касса предприятия выдает наличные деньги командированному сотруднику фирмы, также надо составить документ – расходный ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег.

И так по каждой хозяйственной операции.

Документация представляет собой процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность. Документация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета

Учетные (бухгалтерские) документы, используемые на предприятии, составляются на типовых бланках, соответствующих утвержденным формам.

Роль документов в организации бухгалтерского учета:

• дают правовое обоснование фактов хозяйственной жизни;

• являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес плана;

• с их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации;

• осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

• осуществляется контроль за законностью и целесообразностью операций, за сохранностью имущества и т.д.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др. Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля за налоговые правонарушения и др. Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных аудиторских проверок, так и инициативных с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных предметом договора между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.

Документы имеют важное значение для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных (холостых) расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство.

В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях организации.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что они являются основным поставщиком оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических процессов и др. с целью повышения эффективности производств. Путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления в организации можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам производства продукции.

Первичные (также как и сводные) учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Материальным носителем документа может выступать учетный бланк, установленной формы или магнитный диск, в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация.

Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными на них реквизитами.

Реквизит (от лат. – нужное, требуемое) – это единая неделимая, строго оговоренная часть документа (например, единица измерения, код материала, наименование объекта и т.д.). Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте, нередко обводятся жирными линиями.

Таким образом, реквизит – это элемент носителя информации, имеющий определенную смысловую нагрузку. Различают:

1. Реквизиты-идентификаторы первичного документа:

• наименование предприятия;

• наименование документа;

• код форма (для типового документа);

• номер документа;

• дата составления документа;

2. Реквизиты содержания документа:

• наименование подразделения фирмы;

• дата операции;

• указание действующих лиц (инициаторы и исполнители);

• содержание операции

3. Реквизиты, придающие документу юридическую силу:

• подписи администраторов и исполнителей;

• дата подписи;

• печать (нужна не всегда).

Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

Согласно Закону “О бухгалтерском учете” первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дата составления; наименование организации – составителя документа; содержание хозяйственной операции и ее основание для совершения; единица измерения (в натуральном, количественном или стоимостном выражении); должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности, а информация, содержащаяся в этих документах, признается недостоверной.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов (номер документа, расчетные счета организации, основание для совершения операции).

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной.

• Зональная форма. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю.

• Анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз.

• Табельная форма является продолжением зональной. В ней реквизиты расположены по вертикали и по горизонтали с выделением для каждой группы несколько строк, образующих самостоятельную таблицу.

• Комбинированная форма сочетает в себе признаки построения всех вышеперечисленных.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

• типовые – предназначены для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (кассовые ордера);

• специализированные – для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов:

• записи в первичных документах допускается производить чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации;

• первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после окончания хозяйственной операции;

• при наличии ошибок, искажающих содержание хозяйственной операции, исправления допускаются исполнителем, оформившим соответствующий документ, по согласованию с другими участниками хозяйственной операции и заверяются подписями этих же лиц с указанием даты внесения исправлений;

• внесение исправлений, помарок, подчисток в банковских и кассовых документах не допускается. Такой документ должен быть перечеркнут с указание надписи “испорчен”. После чего следует оформить новый первичный документ.