Кассовая книга

Регистры аналитического учета

Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы

запись

сверка записи

Рисунок 8.5 - Схема организации бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме

Отсюда преимущества журнально-ордерной формы учета перед другими ручными формами учета состоит в следующем:

• значительно сокращается число учетных записей;

• совмещается синтетический учет с аналитическим, хронологическая запись с систематической;

• применяемые учетные регистры увязаны с формами отчетности;

• облегчается возможность текущего контроля;

• улучшается техника учета и взаимный контроль в учетных регистрах.

Автоматизированная форма учета (диалоговая) строится на базе комплекса современных технических средств. Организационно-учетный процесс построен в виде системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера, кладовщика и других работников. Схема организации бухгалтерского учета по автоматизированной форме представлена на рисунке 8.6.

Основополагающие принципы автоматизированной формы учета:

• однократный ввод и многократное использование учетных данных;

• хранение и обработка массива информации с последующим выведением ее на машинограммы;

• автоматическое составление бухгалтерских проводок, печать регистров синтетического и аналитического учета;

• получение информации по запросу на любую дату за минимальное время;

• автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности.

Критерии выбора бухгалтерской программы: достаточный набор выходных форм и степень легкости их адаптации к новым указаниям; возможность легкой генерации сводок; возможность актуализации ставок налогов; длительность сопровождения со стороны продавца; наличие вариантов учетной политики; меры защиты информации; стоимость; тираж; отзывы коллег; оценки последних конкурсов и выставок.

Хозяйственные операции

Первичные документы

Устройства регистрации информации

Устройства ручного переноса данных на машинные носители

Отчетные и справочные машинограммы и видеограммы

Формирование информационных массивов

Рисунок 8.6 - Схема организации бухгалтерского учета по автоматизированной форме

При автоматизированной форме технологический процесс делится на четыре этапа:

• сбор, регистрация и передача первичных данных для обработки на ЭВМ;

• формирование массивов учетных данных на носителях (магнитных, оптических): массивов, остатков и оборотов по счетам за отчетный период; классификаторов хозяйственных операций, бухгалтерских записей и рабочих массивов, с помощью которых определяется многоуровневая структура итогов;

• процессы обработки (и контроля за ней) информации, записанной в массивах учетных данных, и нормативно-справочной информации, выдача машинограмм оперативного и аналитического учета;

• получение результатов за отчетный период по требованию пользователя в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок по бухгалтерским счетам или отображению на экране дисплея требуемой информации.

Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется на предприятиях малого бизнеса, имеющих простой технологический процесс производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и незначительное количество хозяйственных операций (не более 100 в месяц).

При упрощенной (простой) форме бухгалтерского учета применяется Книга учета хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности), в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием номера, суммы и содержания сразу отражается на счетах бухгалтерского учета (таблица 8.8).

Таблица 8.8 – Книга (журнал) учета хозяйственных операций

Регистрация операций				Наличие и движение имущества предприятия
№ операции	Дата, № документа	Содержание операции	Сумма	Счет №		Счет №		Счет №		И т.д.
				Д	К	Д	К	Д	К
	Сальдо начальное
	Оборот за период
	Сальдо конечное

Схема организации упрощенной формы бухгалтерского учета представлена на рисунке 8.7.

Упрощенная форма может вестись:

• без использования учетных регистров для субъектов малого предприятия (простая форма);

• с использованием соответствующих учетных регистров.

Простая форма применяется в случае, когда у предприятия нет основных средств, расчеты с контрагентами ведутся сразу (отсутствуют задолженности на конец периода), отсутствуют переходящие остатки (например, нет незавершенного производства).

Наряду с Книгой учета фактов хозяйственной деятельности (форма К-1) для учета расчетов по оплате труда с работниками (а также по налогу на доходы физических лиц и т.п.) надо вести также ведомость учета заработной платы по утвержденной форме (форма В-8). Кроме того, ведется кассовая книга, лицевые счета и т.д. Схема организации упрощенной (простой) формы бухгалтерского учета представлена на рисунке 8.8.

Форма с использованием регистров малого предприятия применяется организациями, у которых есть собственные основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также ведущими расчеты с последующей или предварительной оплатой.

Первичные документы

Карточки аналитического учета

Ведомости: В-1, В-2, В-3, В-4, В-5, В-6, В-7, В-8

Кассовая книга

Шахматная

ведомость (В-9)

Оборотная

ведомость

Баланс и другие формы отчетности

запись

сверка записи

Рисунок 8.7 - Схема организации упрощенной формы бухгалтерского учета

При этом в учете используются лишь несколько бухгалтерских счетов, объединяющих отдельные группы счетов.

Первичные документы

Ведомость заработной платы

Журнал хозяйственных операций

Кассовая книга

Баланс и другие формы отчетности

запись

сверка записи

Рисунок 8.8 - Схема организации простой формы бухгалтерского учета

Применяются в качестве учетных регистров для учета имущества и источников его образования ведомости, которые составляются для учета операций по одной группе используемых бухгалтерских счетов на основании первичных документов: В-1 – В-8, а также применяется для обобщения данных ведомостей и проверки шахматная ведомость (форма В-9).

Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная в настоящее время используется в организациях малого бизнеса и считается: разновидностью упрошенных форм бухгалтерского учета при использовании только кассовой книги и основного регистра – Журнал-Главная книга; разновидностью мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета при использовании не только кассовой книги, основного регистра – Журнал-Главная книга, но и других вспомогательных регистров – аналитического учета, мемориальных ордеров, оборотных ведомостей, группировочных и накопительных ведомостей.

Журнал-Главная книга объединяет в себе хронологические и систематические записи. Хозяйственные операции записывают в Журнал-Главную по корреспондирующим счетам одной строкой непосредственно из первичных документов (1-й вариант) или мемориальных ордеров (2-й вариант).

Журнал-Главная открывается на один год записями остатков на 1 января по всем синтетическим счетам.

В конце каждого месяца в Журнале-Главной подводят итоги оборотов по журналу, а также обороты по дебету и кредиту каждого синтетического счета. Для проверки записей итоги по дебету и кредиту сверяются суммой оборотов. Они должны быть равны.

Аналитический учет при форме бухгалтерского учета Журнал-Главная в средних по размерам организациях ведут в книгах и карточках, а в организациях малого бизнеса их не используют. Данные каждого первичного документа непосредственно отражают в отдельной строке по корреспондирующим счетам. В результате в организациях малого бизнеса аналитический учет совмещается с синтетическим учетом в Журнале-Главной. По данным этого регистра составляют баланс.

Положительные стороны данной формы бухгалтерского учета состоят в том, что она проста в применении, достигается наглядность записей синтетического учета, не требуется составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам и др.

Однако эта форма имеет существенные недостатки:

• в Журнале-Главной нельзя использовать за один месяц более 25–30 пар колонок для отражения дебетовых и кредитовых записей на счетах синтетического учета;

• в Журнале-Главной ограничивается также использование строк до 30 единиц для отражения операции; при большом количестве счетов теряется наглядность записей;

• применение аналитических регистров книжных форм затрудняет автоматизированную обработку информации, что ведет к отставанию рационализации учета и отчетности.

Учитывая эти недостатки, указанную форму бухгалтерского учета нецелесообразно использовать в многопрофильных организациях с большим числом хозяйственных операций, занимающихся несколькими видами деятельности.

Схема организации бухгалтерского учета по форме «Журнал - Главная» представлена на рисунке 8.9

Первичные и сводные документы

Книга учета хозяйственных

операций

Ведомости

Бухгалтерский баланс и другие виды отчетности

Рисунок 8.9 - Схема организации бухгалтерского учета по форме «Журнал - Главная»

Таблично-перфокарточная форма бухгалтерского учета в настоящее время применяется в тех крупных организациях, где сохранены централизованные вычислительные центры на базе счетно-перфорационных машин или больших электронно-вычислительных машин типа ЕС-22. Носителями исходной информации при данной форме бухгалтерского учета являются перфокарты, а результативной информацией – табуляграммы.

Перфокарты подразделяются на носители первичной информации и итоговые перфокарты – проводки.

Каждая хозяйственная операция отражается в двух перфокартах – в одной из них фиксируются обороты по дебету счетов, а в другой – обороты по кредиту. Если обрабатывается масса однородных документов, то первичные перфокарты пробиваются на одном комплексе. При составлении на основании этих карт табуляграмм учета пробиваются итоговые перфокарты – проводим по той же схеме, что и первичные перфокарты.

Таким образом, данная форма бухгалтерского учета основана на применении технических носителей информации – перфокарт, из которых с помощью счетно-перфорационных машин получают аналитическую и синтетическую информацию в табуляграммах. Применение перфорационных машин позволяет значительно сократить учетный процесс, так как не требуется составлять промежуточные ведомости и регистры. Получаемые табуляграммы заменяют регистры синтетического и аналитического учета. На основании этих данных составляется бухгалтерская отчетность.

Однако такая форма не получила широкого распространения из-за: необходимости больших затрат для ее внедрения; огромных размеров счетно-перфорационных машин и многочисленности их необходимого комплекта; сложности и громоздкости технологических процессов учета (шифровка и кодирование документов, обработка документов, перфорация и ее контроль, сортировка массива перфокарт, табуляция, контроль и выпуск отчетных табуляграмм и др.)

Схема организации таблично перфокарточной формы бухгалтерского учета представлена на рисунке 8.10.