6.2. Классификация документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражены в их классификации (рисунок 6.1).

Бухгалтерские документы можно классифицировать:

• по назначению;

• по объему содержания сведений;

• по способу использования (отражения операций);

• по месту составления;

• по количеству учетных операций;

• по оформлению однородных операций;

• по содержанию хозяйственных операций

• по способу обработки (заполнения) документов.

распорядительные

исполнительные

По назначению

бухгалтерского оформления

комбинированные

первичные

По объему содержания сведений

сводные

разовые

По способу отражения операций

накопительные

внутренние

По месту

составления

внешние

составляемые вручную

По способу

заполнения

(обработки)

составляемые на ЭВМ

составляемые на пишущих машинках

однопозиционные

По количеству учетных позиций

многопозиционные

материальные

По содержанию

хозяйственных

операций

денежные

расчетные

унифицированные

По оформлению однородных операций

прочие

Рисунок 6.1 – Классификация бухгалтерских документов

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

С помощью распорядительных документов дается задание – распоряжение. Это – банковские чеки, платежные поручения, приказы о назначении на должность с установленными окладами. Данные документы не подтверждают факта совершения хозяйственных операций и не являются основанием для отражения их в системном бухгалтерском учете. Примером могут также служить приказы директора или распоряжения заместителей.

С помощью исполнительных (оправдательных) документов удостоверяется факт совершения хозяйственной операции, и служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах: накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты приемки, отчеты материально ответственных лиц и другие документы. Например, акт приемки-передачи основных средств свидетельствует о том, что объект (компьютер, станок, ксерокс и т.д.) передан одним предприятием другому или перемещен в другое подразделение организации.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют и предназначены для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. С помощью документов бухгалтерского оформления осуществляются расчеты по начислению износа, определению прибыли, исчислению налогов. Например, расчетно-платежная ведомость, ведомость начисления амортизации, бухгалтерские справки и т.д.

Комбинированные документы сочетают элементы первых трех: авансовый отчет, расчетно-платежные ведомости по зарплате, лимитно-заборные карты и т.д. Например, авансовый отчет с приложенными документами – это оправдательный документ, после утверждения руководителем – это распорядительный документ, после указания бухгалтерских проводок – это документ бухгалтерского оформления.

По объему содержания сведений различают первичные и сводные документы.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу по ее окончании путем первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. В них содержится начальная исходная информация о конкретных операциях. К первичным документам относят: накладные, счета-фактуры, требования, кассовые ордера и т.д.

Сводные документы предназначаются для группировки первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относят группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы, отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции и т.д.

Все первичные документы подшиваются вместе со сводными, в которых они отражены. Главное правило бухгалтерского учета – ни одной проводки без первичного документа.

По способу использования (содержания операций) различают разовые и накопительные документы.

Разовые оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием (кассовые ордера, накладные-требования и т.д.).

Накопительные составляются за определенный период времени путем накопления в них однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги. Если разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (например, материальное требование) и содержат одну порцию информации, то накопительные действуют длительный срок, скажем, целый месяц. Хорошим примером является лимитно-заборная ведомость. В ней ежедневно по мере выдачи материалов складом цеху фиксируют все выдачи за месяц. Ведомость выполняет функции многих разовых материальных требований со значительно меньшими затратами конторского труда.

По месту составления различают внутренние и внешние документы.

Внутренние документы оформляются и применяются внутри каждого предприятия (приходный и расходный кассовые ордера, путевой лист, акты, расчетно-платежные ведомости, табели, авансовые отчеты и т.д.).

Внешние документы поступают на предприятие от других юридических и физических лиц (счет-фактура поставщика, товарно-транспортная накладная, судебные и исполнительные документы, больничные листы).

По количеству учетных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

Однопозиционные документы отражают операции движения одного наименования однородного объекта учета (требование на отпуск ТМЦ, наряд на выполнение какой-либо работы).

Многопозиционные документы – отражают движение нескольких наименований (расчетно-платежные ведомости, лимитно-заборные карты, счет).

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда (акт приема-передачи и списания основных средств, счета-фактуры, накладные и др.).

Денежные документы показывают движение денежных средств (чеки, выписки, кассовые ордера и т.д.).

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами (платежные поручения, авансовые отчеты, расчетные чеки и т.д.).

По способу обработки (заполнения) документы можно классифицировать на составляемые вручную и – при помощи вычислительной техники.

Теперь многие документы составляют с помощью компьютера: бухгалтер вызывает на экран макет документа и набирает на клавиатуре содержание. Наконец, многие документы частично или полностью формируются автоматически.

По оформлению однородных операций различают унифицированные документы и прочие.

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в органах с различной формой собственности (авансовый отчет, платежные поручения, требования, приходный и расходный кассовые ордера). Наличие типовых документов гарантирует высокое качество их формы, облегчает пользование ими, освобождает от необходимости разрабатывать формы документов, облегчает тиражирование бланков. Типизация форм бухгалтерского учета – большое достижение отечественного бухгалтерского учета.