§ 3. Критерії класифікації документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є

його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інфор-

мації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до

цього виділяють різні види документів за ознаками кла-

сифікації і групами (табл. 2).

Таблиця 2. Класифікація документів

№ Ознаки пор. класифікації Групи документів

1 2 3

1. За наймену- Заява, лист, телеграма, довідка, інст-

ванням рукщя, службова записка, протокол

та т.

ЗО

Таблиця З (продовження)

2

2. За похо-

дженням

Службові (офіційні) й особисті.

Служ бові документи створюються ор-

ганізаціями, підприємствами та

службовими особами, які їх представ-

ляють. Вони оформляються в установ-

леному порядку. Особисті докумен-

ти створюються окремими особами

поза сферою їх службової діяльності.

3

За місцем

виникнення

Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх

належать документи, що мають

чинність лише всередині тієї орга-

нізації, установи чи підприємства, де

їх складено. До зовнішніх належать ті

документи, які є результатом

спілкування установи з іншими

установами чи організаціями.

4. За призна-

ченням

Щодо особового складу (особові

офіційні документи), кадрові,

довідково-інформаційні, обліково-

фінансові, господарсько-договірні,

організаційні, розпорядчі.

5. За напрямом Вхідні, вихідні.

6. За формою Стандартні (типові) й індивідуальні

(нестандартні).

Стандартні - це документи, які

мають однакову форму й

заповнюються в певній послідовності

й за обов'язковими правилами

(типові листи, типові інструкції,

типові положення). Індивідуальні

документи створюються в кожному

конкретному випадку для розв'язання

окремих ситуацій. їх друкують або

пишуть від руки (протоколи, накази,

заяви).

7. 1 За терміном

виконання

Звичайні безстрокові, термінові, дуже

термінові.

31

Таблиця 2 (продовження)

і '

2 3

Звичайні безстрокові - це такі, що

виконуються в порядку загальної

черги. Для термінових установлено

строк виконання. До них зарахову-

ють також документи, які є терміно-

вими за способом відправлення (теле-

грама, телефонограма). До дуже

термінових належать документи, які

мають позначення "дуже терміново".

8. За ступенем

гласності

Для загального користування,

службового користування, таємні,

цілком таємні.

9. За стадіями

створення

Оригінали, копії.

Оригінал — це основний вид доку-

мента, перший і єдиний його примір-

ник. Він має підпис керівника уста-

нови, і в разі потреби його засвід-

чено штампом і печаткою. Копія —

це точне відтворення оригіналу. На

копії документа обов'язково робить-

ся помітка вгорі праворуч "копія".

Різновидами копії є відпуск, витяг,

дублікат.

Відпуск — повна копія відправлено-

го із установи документа, яка зали-

шається у відправника.

Коли виникає потреба відтворити не

весь документ, а лише його частину,

робиться витяг.

Дублікат — це другий примірник до-

кумента, виданий у зв'язку з втратою

оригіналу. В юридичному відношен-

ні оригінал і дублікат рівноцінні.

10. За склад-

ністю (кіль-

кістю відо-

бражених

питань)

Прості, складні.

Прості — відображають одне

питання, складні — декілька.

32

Таблиця 2 (закінчення)

1 2 3

11. За термі-

ном збері-

гання

Тимчасового (до 10 років), тривалого

(понад 10 років), постійного

зберігання.

12. За технікою

відтворення

Рукописні, відтворені механічним

способом.

13. За носієм

інформації

На папері, диску, фотоплівці, маг-

нітній стрічці, перфострічці, дискеті.