С. В. Гпущик, О. В.Дияк, С. В. Шевчук

СУЧАСНІ

ДІЛОВІ ПАПЕРИ

• Класифікація ділових документів

• Складання та оформлення документів

• Правописні норми сучасної української мови

• Словник ділової людини

• Тлумачний словник

Навчальний посібник

4-те видання,

перероблене і доповнене

Рекомендовано

Міністерством освіти і науки

України

Київ

" А . С . К ."

2008

ББК 81.2УКР-9

Г55

Рекомендовано

Міністерством освіти і науки України

як навчальний посібник для вищих

та середніх спеціальних навчальних закладів

(Лист № 784 від 08.07.97)

Р е ц е н з е н т и : В В. Німчук, доктор філологічних наук, професор,

член-кореспондент НАН України; Г. О. Козачук, кандидат

філологічних наук, професор Національного педагогічного

університету імені М. Драгоманова.

ГлущикС. В. та ін.

Г55 Сучасні ділові папери: Навч. посіб. / С. В. Глугцик,

О. В. Дияк, С. В. Шевчук. — 4-те вид., переробл. і допов. —

К.: А.С.К., 2008. — 400 с.

І8ВИ 978-966-539-533-1.

У посібнику подаються основні ознаки офіційно-ділового

стилю та розглядається писемна форма його реалізації — ділові

папери. Наведено зразки документів, правила їх оформлення,

завдання різного ступеня складності. Виклад основного мате-

ріалу доповнюють словники ділової людини і тлумачний, пра-

вила орфографії та пунктуації в таблицях.

Для студентів вищих та середніх спеціальних навчальних

закладів. Буде корисним для всіх, хто цікавиться діловим мов-

ленням.

ББК81.2УКР-9

9 7 8 - 9 6 6 - 5 3 9 - 5 3 3 - 1 © С. В. Глущик, 0. В. Дияк, С. В. Шевчук, 2002

© "АС.К.", 2003, 2006, 2008

ПЕРЕДМОВА

Перед сучасним українським суспільством, яке нарешті

дістало можливість будувати самостійну державу, постало

чшало проблем, що потребують нагального вирішення. Одна з

них — впровадження української мови у всі сфери жит-

тєдіяльності держави: політику, економіку, науку,

адміністрування, вищу школу, засоби масової комунікації

тощо. Загальновідомо, що українська мова тривалий час була

і, на жаль, залишається й понині падчеркою в офіційних

кабінетах, на кафедрах багатьох вищих закладів освіти, у ла-

бораторіях академічних інститутів, на шпальтах газет і

журналів, радіо та телебачення. Серед низки причин, що зу-

мовили таку ситуацію, не останнє місце посідає брак

відповідної літератури, насамперед навчального характеру.

Така література могла б забезпечити належний рівень

володіння українським діловим мовленням.

Пропонований нами посібник покликаний заповнити цю

прогалину. У ньому послідовно і детально висвітлюються пи-

тання сучасного ділового мовлення, починаючи від загальних

понять мовної норми, офіційно-ділового стилю та класифікації

документів, подаються характеристики основних вимог до

складання й оформлення документів поряд з аналізом кожного

окремого виду документа. Цей аналіз включає в себе ознайомлен-

ня читача із структурою документа, порядком його складан-

ня. У посібнику подано у вигляді таблиць матеріали про

правописні норми сучасної української мови: правила вживання

апострофа та м 'якого знака, великої літери у власних назвах

тощо, а також вживання розділових знаків. У кінці книжки

вміщено "Словник ділової людини" та "Тлумачний словник".

Оскільки з курсу ділової української мови й понині немає

програми, затвердженої Міністерством освіти і науки

України, у посібнику подано програму, затверджену вченою

радою Національного педагогічного університету імені

М. П. Драгоманова.

З

Посібник має неї мсті допомогти студентам вищих за-

кладів освіти, учням середніх спеціальних навчальних закладів

та шкіл оволодіти лексичними, орфоепічними, орфографіч-

ними, граматичними і стилістичними нормами сучасної

ділової української мови, а також методикою складання

ділових документів.

Посібник також стане у пригоді кожному громадянинові

України, хто стикається з потребою написання автобіографії

чи заяви, складання службового листа чи протоколу, оголо-

шення чи угоди, розписки чи доручення.

4

ПРОГРАМА КУРСУ

"ДІЛОВА УКРАЇНСЬКА МОВА "

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

У добу творення незалежної Української держави, коли

прийнято закон про надання українській мові статусу держав-

ної, питання культури мови набувають особливої ваги.

Ширшає коло тих, хто пише, читас та розмовляє

українською мовою як рідною. Писемне спілкування в держав-

ному, суспільному, політичному, господарському житті, в

ділових відносинах між організаціями та установами, в органах

управління переходить на українську мову. Часто недосконале

володіння українською мовою спричиняє появу чималої кількості

типових помилок, хибних висловів, слів-покручів і знижує рівень

культури мовлення у загальнонаціональному вимірі.

За таких умов дуже важливо озброїти знанням про ділові

папери студентів вищих закладів освіти, адже саме за допо-

могою ділових документів, листів установлюються офіційні,

службові, ділові, партнерські контакти між закладами,

підприємствами, інституціями, державами, а також налаго-

джуються приватні стосунки між людьми.

Ділова українська мова — одна з дисциплін, що

вивчаються на першому курсі. Вона передбачає вивчення

різних видів ділових документів, набуття студентами нави-

чок їх укладання, засвоєння етикету ділової кореспонденції.

Програмою також передбачено оволодіння нормами літера-

турної мови: графічними, орфоепічними, орфографічними,

лексичними, морфологічними, синтаксичними, стилістични-

ми та пунктуаційними.

Завдання курсу:

1) дати студентам ґрунтовні й систематичні знання з усіх

розділів курсу ділової української мови;

2) сформувати уміння й навички складання, написання та

оформлення організаційної, розпорядчої документації щодо

особового складу, довідково-інформаційної, господарсько-

договірної та обліково-фінансової документації;

3) забезпечити оволодіння нормами української літера-

турної мови та дотримання вимог культури усного й писем-

ного мовлення, а також оволодіння навичками комунікативно

5

виправданого використання засобів мови в різних життєвих

ситуаціях, під час створення документів з дотриманням етикету

ділового спілкування;

4) виховати повагу до української літературної мови.

Для цього на практичних заняттях рекомендується вико-

нувати зі студентами такі типи завдань: написання докумен-

тів, усні вправи до кожної теми, редагування текстів доку-

ментів, відтворення їх на бланках, різні види диктантів

(словниковий, вибірковий, пояснювальний, попереджуваль-

ний, диктант-переклад, контрольний). Окрім таких тра-

диційних завдань, радимо практикувати виконання вправ з

використанням різних типів словників, переклади з росій-

ської мови на українську типових мовних зворотів, кліше,

найуживаніших у ділових документах; вправи на заміну

одних синтаксичних конструкцій іншими — синонімічними;

скорочення й поширення тексту. На практичних заняттях з

ділової української мови студенти також повинні засвоїти

відомості про ділові документи (класифікація документів та

їх види за класифікаційними ознаками, формуляр документа,

основні правила оформлення, вимоги до тексту). Аудиторні

й домашні завдання не можна будувати на заучуванні цих

відомостей та їх автоматичному відтворенні, а слід дбати

про активізацію розумової діяльності студентів і підбирати

цікаві, оригінальні вправи, урізноманітнюючи їх тексти й

форми виконання.

Під час вивчення курсу ділової української мови програ-

мою передбачається повторення вивчених у школі тем з ор-

фографії та пунктуації. У програмі немає окремих розділів з

лексикології, фразеології, орфоепії, але вони не повинні бути

поза увагою викладача і студентів. Збагачення лексичного

запасу студентів здійснюється систематично у процесі

засвоєння будь-якої теми (вправи на синонімію, багато-

значність слів, робота із словниками).

На заняттях здійснюється також робота, скерована на

підвищення культури усного мовлення. Для досягнення цієї

мети рекомендуємо проводити читання вголос, монологічні

усні перекази та діалоги, бесіди, прослуховування радіо- і

телепередач, виступи перед аудиторією з повідомленням чи

доповіддю.

Ділова українська мова є курсом практичним, тому

потрібно систематично організовувати самостійну роботу

6

студентів з навчальними посібниками, зі словниками та

іншою довідковою літературою.

На основі програми викладач самостійно визначає теоре-

тичний матеріал для індивідуального опрацювання, розроб-

ляє систему вправ і через аудиторні заняття, консультації,

індивідуальні бесіди здійснює контроль за його засвоєнням.

Ділова українська мова вивчається впродовж двох се-

местрів. За цей час студенти виконують чотири контрольні

роботи, які включають комплексні завдання: написання та

редагування документів, визначення їх класифікаційних

ознак, заповнення формулярів-бланків; завдання на пояснен-

ня орфограм та пунктограм.

Програма визначає, тільки загальну спрямованість викла-

дання курсу та обов'язковий обсяг знань, якими повинні

оволодіти студенти. Викладачі ж мають можливість працю-

вати з програмою творчо, вносити корективи в її зміст, роз-

робляти індивідуальні завдання, але вся робота з ділової

української мови мусить бути спрямована на підготовку

кваліфікованого працівника, що мас необхідні теоретичні

знання і вміє застосовувати їх на практиці.

Отже, ділова українська мова допоможе студентам запов-

нити прогалини в знаннях з української мови, сприятиме

розвитку їхньої загальної культури мовлення, а також

усвідомленому та ґрунтовному оволодінню мистецтвом ве-

дення ділової кореспонденції.

Години, передбачені навчальним планом на вивчення курсу

ділової української мови, орієнтовно можна розподілити так:

Кількість годин

№

пор. Розділи програми Лекцій-

ні за-

няття

Прак-

тичні

занят-

тя

Самос-

тійні

занят-

тя

1 2 3 4 5

1. Вступ < 2 2

І 2. Організаційні й розпорядчі

документи

2 6 2

3. Документація щодо

особового складу

2 8 4

7

1 2 4 5

4. Інформаційні документи 2 10 6

5. Етикет ділового листування 2 6 2

6. Документи з господарсько-

договірної діяльності

2 6 4

7. Обліково-фінансові документи 2 6 2

8. Усне ділове спілкування 4 6 2

9. Орфографія і пунктуація до

всіх розділів програми

Всього 20 50 24

Тематичний план

Орієнтовна тематика лекцій

1. Вступ. Завдання й обсяг курсу ділової української

мови. Українська мова як єдина національна мова укра-

їнського народу і форма його національної культури. По-

няття літературної мови. Мовна норма.

2. Офіційно-діловий стиль. Найважливіші риси, які визна-

чають діловий стиль. Основні вимоги до мовлення. Сучасні

вимоги до складання та оформлення документів. Кла-

сифікація ділових паперів. Правила викладу матеріалу й

логічної побудови тексту документа.

3. Організаційні й розпорядчі документи. Інструкція.

Положення. Постанова. Статут. Розпорядження.

4. Документація щодо особового складу. Заява. Характе-

ристика. Автобіографія. Наказ. Правила оформлення доку-

ментів та порядок розміщення реквізитів.

5. Довідково-інформаційні документи. Адреса, телеграма,

телефонограма, радіограма. Довідка. Доповідні та поясню-

вальні записки. Протокол. Резолюція. Звіт. Оголошення та

повідомлення про захід.

6. Етикет ділового листування. Стиль ділових листів.

Оформлення листа. Листи-підтвердження. Листи-прохання

та відповіді на них. листи-пропознції. Листи-нагадування.

8

Рекламаційні листи і листи-претензії. Супровідні листи.

Листи-запрошення й листи-вітання. Рекомендаційні листи.

7. Документи з господарсько-договірної діяльності. Кон-

тракт. Договір. Трудова угода.

8. Обліково-фінансові документи. Таблиця. Список та

перелік. Накладна. Акт. Доручення. Розписка.

9. Усне ділове спілкування. Протокольні вимоги щодо

організації та методики проведення прийомів, зустрічей,

бесід, переговорів.

10. Усне ділове спілкування. Прийом відвідувачів. Теле-

фонна розмова. Ділові засідання (наради). Жанри публічних

виступів: доповідь, промова, лекція.

Орієнтовна тематика практичних занять

1. Мовна норма. Офіційно-діловий стиль. Вимоги до

складання та оформлення ділових документів. Класифікація

ділових паперів. Текст документа.

2. Організаційні документи. Положення (типові та

індивідуальні). Інструкції (посадова, з техніки безпеки, з екс-

плуатації різного обладнання). Структура тексту та основні

реквізити положення й інструкції.

3. Організаційні документи. Статут (типовий, індивіду-

альний). Структура тексту та реквізити статуту. Типові

мовні звороти, вживані в організаційних документах.

4. Розпорядчі документи та їх реквізити. Постанова. Ух-

вала (нормативна та індивідуальна). Розпорядження (за-

гальні, часткові). Типові мовні звороти, вживані у роз-

порядчих документах.

5. Документи щодо особового складу. Заява, типи заяв.

Правила оформлення заяв та їх основні реквізити. Правопис

власних назв.

6. Документи щодо особового складу. Характеристика

та її реквізити. Правопис прізвищ та географічних назв

іншомовного походження.

7. Документи щодо особового складу. Автобіографія та

її реквізити. Правила вживання м'якого знака. Тире між

підметом і присудком.

8. Документи щодо особового складу. Накази та їх

основні види (про прийняття на роботу, про переведення на

іншу роботу, про надання відпустки, про звільнення). Рек-

9

візити наказу та вимоги до викладу тексту. Правила вживання

апострофа. Розділові знаки при однорідних членах речення.

9. Довідково-інформаційні документи та правила їх

оформлення. Адреса, телеграма, телефонограма, радіограма.

Подвоєння приголосних на письмі. Розділові знаки при відо-

кремлених означеннях.

10. Довідково-інформаційні документи. Довідка та її ос-

новні реквізити. Спрощення у групах приголосних. Розділові

знаки при відокремлених прикладках.

11. Довідково-інформаційні документи. Доповідні та по-

яснювальні записки, їх реквізити. Правопис префіксів.

Розділові знаки при відокремлених обставинах та додатках.

12. Довідково-інформаційні документи. Протокол та

витяг з протоколу. Групи протоколів (стислі, повні, стено-

графічні). Вимоги до тексту протоколу. Реквізити витягу з

протоколу. Зміни приголосних при словотворенні. Розділові

знаки при звертаннях.

13. Довідково-інформаційні документи. Звіти та їх різно-

види (статистичні, текстові). Вимоги до тексту звіту. Типові

мовні звороти, вживані у довідково-інформаційних докумен-

тах. Особливості відмінювання іменників II відміни.

Розділові знаки при уточнювальних членах речення.

14. Етикет ділового листування. Службові листи та їх

стиль. Лист-запит, відповідь на запит. Супровідний лист. Га-

рантійний лист. Початкові та завершальні речення листів.

Правопис слів іншомовного походження. Розділові знаки

при вставних словах, словосполученнях, реченнях і вставле-

них компонентах.

15. Етикет ділового листування. Службові листи: листи-

прохання та відповіді на них; листи-пропозиції, листи-

відмови. Типові звороти та фрази, які вживаються у цих

листах. Правопис складних іменників.

16. Етикет ділового листування. Листи-нагадування. Рек-

ламаційні листи. Листи-претензії та відповіді на "сердиті"

листи. Листи-вибачення. Листи-запрошення. Типові мовні

звороти, вживані у цих листах.

17. Документи з господарсько-договірної діяльності. Кон-

тракт та його реквізити. Структура тексту контракту. Право-

пис складних прикметників. Розділові знаки в складно-су-

рядних реченнях.

18. Документи з господарсько-договірної діяльності.

Договір та його реквізити. Типи договорів (договір постав-

10

ки. підряду, купівлі-продажу, про спільну діяльність, договір

оренди, трудовий договір). Правопис прислівників.

19. Документи з господарсько-договірної діяльності. Тру-

дова угода та її реквізити. Розділові знаки у складнопідряд-

них реченнях.

20. Обліково-фінансові документи. Акт та його реквізити.

Акт прийому-передачі, обстеження чи ревізії, проведення

випробувань нової техніки. Вимоги до текстів актів. Право-

пис прийменників.

21. Обліково-фінансові документи. Таблиця, список, пере-

лік та їх реквізити. Накладна та її реквізити. Зв'язок

числівників з іменниками.

22. Обліково-фінансові документи. Доручення, розписка

та їх реквізити. Типові мовні звороти, вживані в обліково-

фінансових документах. Написання частки не з різними час-

тинами мови. Розділові знаки у безсполучникових складних

реченнях.

23. Усне ділове спілкування. Організація прийому делегації:

1) загальна програма (зустріч, ділова частина програми, куль-

турна програма); 2) детальна програма (персональний

склад тих, хто зустрічає; участь преси, радіо, телебачення;

вітальна програма; забезпечення транспортом; розміщення в

готелі). Організація та проведення переговорів.

24. Усне ділове спілкування. Публічний виступ. Жанри

публічних виступів. Доповідь (політична, звітна, ділова).

25. Усне ділове спілкування. Бесіда. Підготовка до бе-

сіди. Телефонна розмова.

Теми, винесені на самостійне опрацювання

1. Формування української національної мови. Статус укра-

їнської мови як державної в світлі Закону про мови в Україні.

2. Організаційні документи. Правила (внутрішнього трудо-

вого розпорядку, підготовки документації для здачі до архіву

тощо) та їх реквізити. Принципи української орфографії.

3. Розпорядчі документи. Вказівки та їх реквізити. Україн-

ська орфоепія та її основні норми.

4. Документи щодо особового складу. Трудова книжка.

Особовий листок з обліку кадрів. Українська графіка.

5. Довідково-інформаційні документи. План роботи

(перспективний, квартальний, місячний, тижневий, денний).

Фонетика. Чергування голосних.

11

6. Довідково-інформаційні документи. Реферат. Рецензія.

Анотація. Багатство словника української мови. Лексичне зна-

чення слова.

7. Етикет ділового листування. Заохочувальні та спону-

кальні листи. Рекомендаційні листи. Фразеологія української

літературної мови.

8. Документи з господарсько-договірної діяльності.

Банківська діяльність. Договір про депозитний вклад, кредит-

ний договір, договір про пайовий внесок. Особливості

відмінювання іменників та поділ їх на відміни.

9. Обліково-фінансові документи. Відомість. Квитанція.

Накладна. Числівник та його відмінювання.

10. Обліково-фінансові документи. Заповіт. Оформлення

відкриття рахунка у банку. Відмінювання числівників.

11. Усне ділове спілкування. Стиль усного спілкування.

Форми ввічливості.

12. Усне ділове спілкування. Візитна картка як одна із

форм протокольних контактів. Правила оформлення візит-

них карток та їх використання. Дієслово як частина мови.

Творення форм дієслів наказового способу.

12

ВСТУП

§1. Поняття літературної мови

Українська мова - слов'янська мова. Вона є національ-

ною мовою українського народу. Українська національна

мова існує:

а) у вищій формі загальнонародної мови — сучасній

українській літературній мові;

б) у нижчих формах загальнонародної мови — - її тери-

торіальних діалектах.

Літературна мова це оброблена, унормована форма

загальнонародної мови, яка в писемному та усному різнови-

дах обслуговує культурне життя народу, всі сфери його сус-

пільної діяльності.

За функціональним призначенням — це мова державного

законодавства, засіб спілкування людей у виробничо-

матеріальній і культурній сферах, мова освіти, науки, мис-

тецтва, засобів масової інформації.

Літературна мова реалізується в усній і писемній формах.

Писемна форма літературної мови функціонує в галузі

державної, політичної, господарської, наукової і культурної

діяльності.

Усна форма літературної мови обслуговує безпосереднє

спілкування людей, побутові й виробничі потреби суспільства.

Сучасна українська літературна мова сформувалася на

основі південно-східного наріччя, увібравши в себе окремі

діалектні риси інших наріч. Зачинателем нової української

літературної мови був І. П. Котляревський — автор перших

великих художніх творів українською мовою ("Енеїда", "На-

талка Полтавка", "Москаль-чарівник"). Він першим вико-

ристав народнорозмовні багатства полтавських говорів і

фольклору.

Основоположником сучасної української літературної

мови по праву вважають Тараса Григоровича Шевченка.

Саме він уперше "своєю творчістю підніс її на високий

рівень суспільно-мовної і словесно-художньої культури, за-

клав основи для розвитку в ній наукового, публіцистичного

13

та інших стилів літературної мови... У мові творів Шевченка

знайшли глибоке відображення народнопоетична творчість,

уснорозмовні форми народної мови"*. Традиції Т. Шевченка

у розвитку української літературної мови провадили далі у

своїй творчості І. Франко, Леся Українка, Панас Мирний,

М. Коцюбинський та інші письменники.

В основу української літературної мови деякі письменни-

ки й до Т. Шевченка намагалися покласти живу народну

мову, але це мало переважно діалектний характер: мова

І. Котляревського спиралася на полтавську говірку, мова

Г. Квітки-Основ'яненка — на харківську, мова І. Вагилеви-

ча, М. Шашкевича, Я. Головацького — на говірки Галичини

тощо. Т. Шевченко першим "піднісся до розуміння синте-

тичності і соборності" літературної мови. Проте ще довго

точилася дискусія щодо галицького впливу на українську

літературну мову. За збагачення її галицькими елементами

виступали О. Пчілка, М. Драгоманов, В. Мова (Лимансь-

кий), М. Старицький, І. Франко, Леся Українка, М. Коцю-

бинський. Проти були П. Куліш, І. Нечуй-Левицький,

Б. Грінченко, А. Кримський. Через певний час дискусія при-

вела до засудження крайностей і ствердження середньої лінії.

Однак сучасна літературна мова широко використовує га-

лицькі елементи: в абстрактній лексиці (засада, властивість,

зарозумічість, необізнаний, випив, відчувати)', в поняттях побуту

(парасоля, кава, серветка, цукерки, тістечко)', в адміністра-

тивно-канцелярській сфері (звіт, уряд)\ подвійний наголос

(засідання, роки, тисячі, часу)', вживання прийменників (о

першій годині, за наказом, за десять хвилин одинадцята, по

обіді)**'

Українська літературна мова постійно розвивається і зба-

гачується. Цей процес супроводжується усталенням, шліфу-

ванням обов'язкових для всіх літературних норм.