6. Огляд

Це різновид довідки, що складається для інформування

підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсум-

ки за певний період.

Специфіка огляду полягає в тому, що він містить аналіз

діяльності не однієї, а декількох установ.

Р е к в і з и т и :

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, що складається з трьох частин:

-— вступ (вказується підстава для створення документа);

—- основна частина (аналізуються факти, наводяться по-

зитивні та негативні приклади);

— висновки (зауваження та пропозиції).

4. Дата.

5. Місце складання.

6. Підпис особи, яка складала огляд.

7. Печатка.

86

З р а з о к :

Огляд

Керівникам підприємств

м. Києва

про дотримання порядку ведення трудових

книжок станом на І півріччя 1999 р.

Згідно з планом роботи на І півріччя 1999 р. юридичним

відділом перевірено дотримання порядку ведення трудових

книжок. Перевіркою встановлено, що на більшості Під-

приємств м. Києва трудові книжки заповнюються відповідно

до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301

"Про трудові книжки працівників". Але виявлено і певні По-

рушення щодо порядку ведення трудових книжок на

підприємствах м.Києва "Квант", "Точелектронприлад". На

цих підприємствах трудові книжки заповнювалися пізніше

тижневого терміну з дня прийняття на роботу, допускалися

закреслення раніше внесених неточних записів у розділі

"Відомості про нагородження".

Старший юрисконсульт (підпис) /. /. Головко

15.12.99

Печатка

7. Доповідна записка

Це документ на ім'я керівника установи, у якому по-

відомляється про певний факт, подію, подається звіт про ви-

конання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним;

для зручності поділяється на частини. У кінці подаються

висновки й пропозиції.

Р е к в і з и т и :

1. Назва виду документа.

2. Заголовок. і

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона

подасться. ,

4. Текст.

87

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку

(може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

З р а з о к ф о р м у л я р а :

НАЗВА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ

Доповідна записка №

про порушення

(приблизний зміст інформації)

Прізвище

Ім'я

По батькові

Посада

Структурний підрозділ

З якого часу працює в цій організації

Вид і дата порушення

Наявність письмового пояснення порушення

Пропозиції про дисциплінарне стягнення

Керівник структурного

підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

З р а з о к :

Деканові фізико-математичного

факультету доц. Бойко В. Г.

старшого викладача кафедри теорії фізики

Рибникова Андрія Михайловича

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що протягом II семестру

студентка Корнєєва С. Т. пропустила 26 академічних годин,

має неатестації, численні зауваження. Прошу вжити заходів

до студентки Корнєєвої С. Т.

26.05.02 Підпис

88

8. Пояснювальна записка

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина основного документа (плану, програ-

ми, звіту, проекту тощо), у якому обґрунтовуються мета

його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне

призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються

певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, неви-

конання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу

адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі устано-

ви, оформляється на бланку або стандартному аркуші із за-

значенням таких р е к в і з и т і в:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім'я, по батькові (при потребі до-

машня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформ-

ляють на бланку і реєструють.

З р а з к и :

Деканові педагогічно-індустріального

факультету доц. Васильченку О.К.

старости 11 групи педагогічно-

індустріального факультету

Пономаренка Василя Івановича

Пояснювальна записка

Студенти 11-ї групи педагогічно-індустріального факульте-

ту не з'явилися на заняття з праці (ІІ-ІІІ пари) тому, що

відвідували виставку технічних засобів навчання, організова--

ну кафедрою ТЗН.

20.10.02 Підпис

89

Акціонерне товариство

"Київмлин"

Начальникові цеху № 4

Матвійчуку К. Д.

Пояснювальна записка № 35

07.01.02

про порушення виробничої

дисципліни

31 грудня 2001 року під час другої зміни виникла аварійна

ситуація з вини робітника Швеця С. К., який порушив пра-

вила експлуатації устаткування.

Вважаю, що необхідно вжити суворих заходів дис-

циплінарного впливу щодо Швеця С. К.

Начальник зміни (підпис) /7. /. Кравець