Тема 3. Комп’ютерні технології створення документів (46 годин)

3.1. Методичні поради до вивчення теми

Використання формалізованих документів є необхідним практично для будь-якого бізнесу. Здійснення більшості ділових процедур (прийом і виконання замовлень, підготовка рахунків, облік кадрів і т.д.) супроводжується генерацією паперових документів, рухом і послідовним заповненням різних бланків. З появою і розвитком персональних комп'ютерів багато компаній намагаються скоротити трудомісткість і витрати, пов'язані з розповсюдженням, зберіганням і обробкою формалізованої інформації, впроваджуючи різні комп'ютерні системи в першу чергу замінюючи паперові документи на електронні.

Базові функціональні можливості сучасного ПЗ розробки електронних форм повинні включати наступні компоненти: • гнучкі засоби створення і переналагодження структури форм; • засоби підтримки процесу заповнення форм та контролю даних, що вводяться; • зв'язок полів електронних форм з полями баз даних; • засоби автоматизації обчислень значень полів зі змінною інформацією; • засоби маршрутизації та адміністрування проходження форм як всередині організації, так і між компаніями.

Перші програмні системи підтримки роботи з електронними формами з'явилися наприкінці 80-х років і представляли собою інструмент для розробки шаблонів документів. Даний клас ПЗ швидко розвивався, нарощуючи нові можливості по створенню форматів електронних документів, заповнення, маршрутизації і зберігання даних. До перших засобів автоматизації створення документів можна віднести засоби MS Office, за допомогою яких виконуються наступні операції:

- підготовка та зберігання в базах шаблонів текстових і табличних документів;

- пошук шаблонів для заповнення;

- автоматизація процесів заповнення полів зі змінною інформацією з бази даних;

- автоматизація обчислення значень полів ЕД зі змінною інформацією;

- відсилання документів по електронній пошті або по мережі.

Другу групу засобів складають програмні засоби проектування функціональних додатків ЕІС:

- процедурно-орієнтовані мови програмування,

- об'єктно-орієнтовані мови програмування, об'єктно-орієнтовані засоби проектування.

Ці програмні засоби дозволяють виконувати наступні операції:

- розробляти структуру і зміст форми ЕД;

- проводити заповнення запрограмованих екранних форм документів при введенні інформації з паперових носіїв;

- проводити автоматичний контроль правильності заповнення на основі інформації баз даних, за шаблонами заповнюваних полів і з використанням інших методів контролю;

- автоматично виконувати обчислення в документах на основі інформації, що зберігається в базах даних і алгоритмів розрахунку.

Крім них, в даний час використовують спеціалізовані програмні продукти, які дозволяють вбудовувати ЕД в підсистему електронного документообігу, що включається як одну з функціональних підсистем проекту ЕІС для підприємства. Ці програми складають третю групу засобів розробки ЕД і відрізняються наступними властивостями:

- продукти, призначені для проектування ЕД і допомагають швидко імітувати паперові форми;

- більшість з них надають таблиці, кнопки, переглядаються списки, штрихові коди та інші функції автоматизації, що включають зв'язку з різними базами даних;

- вносити елементи настройки типу «персоніфікованих» командних кнопок, але базові форми не можуть бути змінені;

- для основних обчислень в електронних формах доступні як стандартні операції, так і спеціальні фінансові та статистичні функції (застосування таких засобів нагадує побудова формул для електронних таблиць).

Практично всі основні розробники програмного забезпечення обробки форм ЕД включають в такі системи можливість заповнення форм через Web-сервер, що підвищує їх доступність з боку віддалених клієнтів.

Для маршрутизації електронних форм в системах даного класу використовуються електронна пошта мережевий сервер, що робить програмне забезпечення обробки форм необхідним додатком для колективної обробки даних. Дані програми як мінімум мають доступ до служби електронної пошти, так що можна вручну вибирати адреси в момент відправки кореспонденції.

Усі програми пропонують один із способів маршрутизації форм. Після створення форми можна призначати її розсилання, а також вказувати правила і умови, що дозволяють уникнути певні поштові маршрути.

2. Термінологічний словник

Функція АСУ — це сукупність дій інформаційної системи, яка спрямована на досягнення зазначеної мети. Перелік функцій конкретної АСУ залежить від сфери її діяльності, об'єкта управління, її призначення та ін. Наприклад, в ІС управління фінансами країни виділяють дві основні функції: планування бюджету і виконання бюджету.

Компонент (підсистема) АСУ — це її частина, що виділена за зазначеною ознакою або сукупністю ознак і розглядається як одне ціле. Компоненти комп'ютерної АСУ за своїм призначенням передусім поділяються на забезпечуючі і функціональні. Забезпечуючі містять у собі організаційне, методичне, технічне, математичне, програмне, інформаційне, лінгвістичне, правове та ергономічне забезпечення.

До організаційного забезпечення належить сукупність документів, що описують технологію функціонування АСУ, методи вибору і застосування користувачами технологічних прийомів для одержання конкретних результатів при функціонуванні АСУ.

Інформаційне забезпечення містить у собі не лише інформаційні ресурси, як предмет праці, та інформацію, як продукт праці, а й засоби і методи ведення усієї інформаційної бази — об'єкта управління.

Отже, до інформаційного забезпечення належать також методи класифікації і кодування інформації, способи організації нормативно-довідкової інформації, побудови банків даних, зокрема побудови і ведення інформаційної бази і т. ін.

Технічне забезпечення об'єднує сукупність усіх технічних засобів, що використовуються при функціонуванні комп'ютерної АСУ.

До математичного забезпечення віднесено сукупність математичних методів, моделей і алгоритмів розв'язування завдань, які застосовуються в АСУ; моделі та алгоритми, що входять до цього забезпечення як інструмент подальшої розробки програмних засобів. Моделі системи управління та об'єкта автоматизації належать звичайно до організаційного забезпечення.

Програмне забезпечення являє собою сукупність програм на носіях даних і програмних документів, які призначені для відлагодження, функціонування і перевірки працездатності АСУ.

Лінгвістичне забезпечення містить сукупність засобів і правил для формалізації природної мови, які використовуються при спілкуванні користувачів та експлуатаційного персоналу АСУ з комплексом засобів автоматизації при функціонуванні АСУ.

До правового забезпечення належить сукупність правових норм, які регламентують правові відносини при функціонуванні АСУ та юридичний статус результатів такого функціонування.

Методичне забезпечення містить у собі сукупність документів, які описують технологію функціонування АСУ, методи вибору і застосування користувачами технологічних прийомів для одержання конкретних результатів при функціонуванні АСУ.

Ергономічне забезпечення АСУ являє собою сукупність засобів і методів, які створюють найсприятливіші умови праці людини в АСУ, умови для взаємодії людини і ЕОМ.