Змістовний модуль 2

Інформаційні технології ведення документообігу

Тема 4. ПРОЦЕС УПРАВЛІННЯ ВХІДНИМИ

ТА ВИХІДНИМИ ДОКУМЕНТАМИ

(22/4 години)

1. Методичні поради до вивчення теми

На формування технологій роботи з документами в конкретних організаціях впливає безліч чинників, таких як напрями діяльності, організаційна структура, територіальне розміщення підрозділів, типи документів, обсяги потоків документів, регламенти документообігу і т. п. Системи роботи з документами в різних організаціях можуть сильно варіюватися, але аналізуючи їх різноманіття, можна виділити деякі типові технології роботи з документами.

Виділяють три основних типи документів, що становлять централізований документообіг:

• Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість з них породжують відповідні вихідні, причому в заздалегідь визначені терміни, які визначаються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, яким строком виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

• Вихідні. Зазвичай є відповіддю організації на відповідні вхідні документи, хоча деякі з них готуються на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число вихідних документів може вимагати додатково надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу: «Прошу дати довідку з питання .., строк до ...»).

• Внутрішні. Використовуються для організації роботи підприємства. Через СДОУ проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів підприємства (особливо якщо вони територіально розподілені) і накази керівництва. Також через СДОУ проходять внутрішні документи, які породжують вихідні. Зокрема, за загальними правилами діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали в зовнішню організацію - це направити внутрішній документ в СДОУ, де його перетворять у вихідний і відправлять за призначенням.

У процедурі прийому-передачі документів беруть участь лише вхідні та вихідні документи. Внутрішні документи після реєстрації надходять керівництву на розгляд.

Процедура обробки вхідних і внутрішніх документів призначена для контролю за правильністю надходження кореспонденції за адресою, за повнотою і цілісністю кореспонденції, для фільтрації потоків вхідних документів і переадресації їх за призначенням.

Вхідні документи піддаються таким основних операцій обробки: - Експедиційної обробці;

- первинної реєстрації;

- індексуванню документів;

- відкриттю "Реєстраційних карток";

- передачі на розгляд керівництву.

Вхідні в організацію документи потрапляють у структурний підрозділ СДОУ - експедицію. Там вони піддаються первинній обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкриття конвертів, перевірці цілісності вкладень та попередньої сортування документів на реєстровані документи та незареєстровані.

Під реєстрацією вхідних документів розуміється фіксація факту отримання документів шляхом присвоєння їм порядкових номерів та запису встановлених відомостей про них до реєстраційних документів. Реєстрації підлягають і створені внутрішні документи. Реєструється вхідна кореспонденція і потік внутрішніх документів згідно з наступним переліку.

На нереєструємих документах проставляють тільки "дату надходження", і вони відправляються адресатам, у якості яких можуть виступати підрозділу підприємства або конкретні особи. У разі відправлення документів до підрозділів, вони проходять у них таку ж реєстрацію, як і в службі СДОУ, тобто відображаються в своїх реєстраційних документах. Вимоги, які повинні завжди дотримуватися, - це одноразова реєстрація документа і подальший облік його переміщення по структурних підрозділах.

Процедура обробки вихідних документів включає до свого складу ряд операцій зі складання та реєстрації документів, перші три з яких були розглянуті в попередній процедурі:

1. розробка проекту документа в структурному підрозділі;

2. узгодження проекту документа в структурних підрозділах організації;

3. затвердження документа керівництвом;

4. реєстрація документа;

5. індексування документа;

6. експедиційна обробка документа;

7. відправка документа.

Проекти вихідних документів, підготовлені у відповідь на вхідні, розглядаються тим же керівником, який видавав резолюцію по виконанню відповідних вхідних. Якщо проект складений належним чином, він підписується керівником і повертається в СДОУ.

2. Термінологічний словник

Контекстне меню – викликається на екран клацанням правої кнопки миші. Містить список команд, який відноситься до вибраного об’єкта – тексту, таблиці, малюнку тощо, або до дії, яка виконується, - копіювання об’єктів, переміщення тощо.

Мережа – система взаємодіючих елементів, пов’язаних між собою, для забезпечення місцевого або віддаленого зв’язку і для обміну відомостями між користувачами, які мають спільні інтереси.

Сервер – мережні комп’ютери (локальної або глобальної мережі), що надають частину своїх ресурсів для використання іншим користувачам мережі.