- •Вищий навчальний заклад укоопспілки
- •Навчальна програма дисципліни
- •Тема 5. Зберігання документів в електронному вигляді (6 год)
- •Тема 6. Використання комп’ютерних технологій в процесі руху документів (12 год)
- •Тематичний план дисципліни «Інформаційні технології в діловодстві»
- •Методичні рекомендації
- •Тема 2. Електронні документи (6/4 години)
- •Методичні поради до вивчення теми
- •Тема 3. Комп’ютерні технології створення документів (46 годин)
- •3.1. Методичні поради до вивчення теми
- •3.3. Завдання на лабораторне заняття
- •3.4. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Створення бази даних (бд)
- •Словник «Організації та мво»
- •Словник «Номенклатор товарів та послуг»
- •Таблиця 2 Товари словника «Номенклатор товарів та послуг»
- •3.5. Завдання на лабораторне заняття
- •3.6. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Таблиця 3
- •3.7. Завдання на лабораторне заняття
- •3.8. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Таблиця 4 Товари словника «Номенклатор товарів та послуг»
- •3.9. Завдання на лабораторне заняття
- •3.11. Завдання на лабораторне заняття
- •3.13. Завдання на лабораторне заняття
- •3.14. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •3.15. Завдання на лабораторне заняття
- •3.16. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •3.17. Завдання на лабораторне заняття
- •3.18. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •3.19. Завдання на лабораторне заняття
- •3.20. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Змістовний модуль 2
- •4.3. Завдання на лабораторне заняття
- •4.4. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •4.5. Завдання на лабораторне заняття
- •4.6. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •4.7. Завдання на лабораторне заняття
- •4.8. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Тема 5. Зберігання документів в електронному вигляді (12/4 години)
- •5.3. Завдання на лабораторне заняття
- •5.4. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •5.5. Завдання на лабораторне заняття
- •5.6. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Тема 6. Використання комп’ютерних технологій в процесі руху документів (20/2 годин)
- •6.3. Завдання на лабораторне заняття
- •6.4. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •6.5. Завдання на лабораторне заняття
- •6.6. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •6.7. Завдання на лабораторне заняття
- •6.8. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Теми для написання рефератів
- •Зразок модульного контрольного завдання
- •Перелік питань модульного контролю
- •Зразок екзаменаційного білету
- •1. Дати відповіді на теоретичні питання
- •2. Виконати практичне завдання:
- •Питання для самостійного вивчення
- •Система поточного і підсумкового контролю
- •Поточний контроль
- •Оцінка рівня знань при проведенні модульного поточного контролю
- •Критерії підсумкового контролю результатів навчання студентів шляхом складання екзамену з дисципліни „Інформаційні технології в діловодстві”
- •Розподіл балів, що отримують студенти за результатами вивчення дисципліни " Інформаційні технології в діловодстві"
- •Система нарахування додаткових балів за видами робіт з вивчення дисципліни „ Інформаційні технології в діловодстві”
- •Перелік основної і додаткової навчально – методичної літератури Основна література
- •Додаткова література
6.3. Завдання на лабораторне заняття
На лабораторному занятті необхідно виконати заповнення реєстру кореспонденції в створеній базі даних. Заповнення реєстру кореспонденції необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».
6.4. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
Лабораторне заняття №15
Заповнення реєстру кореспонденції
Для заповнення реєстру кореспонденції необхідно виконати наступні дії:
відкрийте пункт меню «Облік» - підпункт «Реєстр кореспонденції»;
у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника – розділ Реєстр кореспонденції;
клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;
- введіть назву нового каталогу – «2011»;
- перейдіть в праву верхню панель вікна «Реєстр кореспонденції» та виберіть вкладку «Реєстр кореспонденції» одинарним клацанням лівої кнопки миші;
- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;
- на екрані з'явиться форма «Реєстр: Додавання»;
- заповніть поля динних реєстру;
вкажіть номер та дату реєстру;
вкажіть Відділення зв’язку натиснувши кнопку ;
у вікні «Організації та МВО» створіть каталог Відділення зв’язку;
у вікні «Контрагент: Додавання» в полі мнемо код вкажіть номер відділення зв’язку – 32;
перейдіть на вкладку Адреса та вкажіть адресу відділення зв’язку: 36032, Україна, м. Полтава, вул.. Пушкіна, 44;
натисніть кнопку Записати;
у вікні «Організації та МВО» натисніть кнопку Обрати;
у вікні «Реєстр: Додавання» натисніть кнопку Записати (рис. 57);
Рис. 57 – Вигляд вікна Реєстр: Додавання
у вікні «Реєстр кореспонденції» перейдіть у праву нижню частину;
викличте контекстне меню та натисніть кнопку Додати;
для вибору Одержувача кореспонденції натисніть кнопку ;
у вікні «Клієнти та потенційні клієнти» виберіть каталог Продаж у роздріб та оберіть запис Олешко В.І.;
натисніть кнопку Обрати;
додайте Вихідний документ шляхом натиснення кнопки ;
у вікні «Вихідні документи» виберіть каталог Гарантійне обслуговування та оберіть запис Ремонт принтеру Canon MP250;
натисніть кнопку Обрати;
у вікні «Специфікація: Додавання» натисніть кнопку Записати (рис. 58);
Рис. 58 – Вигляд вікна Специфікація: Додавання
Вигляд вікна «Реєстр кореспонденції» наведено на рис. 58.
Рис. 58 – Вигляд вікна Реєстр кореспонденції
Аналогічним чином створіть реєстр кореспонденції по іншим вихідним документам.
6.5. Завдання на лабораторне заняття
На лабораторному занятті необхідно виконати створення макросу в створеній базі даних. Сворення макросу необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7.40».
6.6. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
Лабораторне заняття №16
Створення макросу
Проведіть роботу з документами, відібравши їх за датою реєстрації на сьогоднішній день. Вам необхідно відкрити розділ "Господарські операції" за період із першого числа поточного місяця по сьогоднішнє число.
Автоматизуємо цей процес.
1. Переходимо у головне вікно – закриваємо всі вікна Системи (можна почати запис макросу в якому-небудь розділі, тоді у формі редагування макросу потрібно буде очистити поле "Доступний у розділі").
2. Починаємо запис макросу – натискаємо комбінацію клавіш . З'являється вікно з повідомленням "Почався запис макросу...".
3. Відкриваємо головне меню – натискаємо клавішу . Пункт "Файл" головного меню стає "натиснутим", а вікно з повідомленням "Почався запис макросу..." зникає.
4. Нам потрібен пункт "Облік" – до нього можна перейти двома способами: або декілька разів натиснути клавішу , після чого відкрити меню, натиснувши клавішу , або використавши "гарячі" клавіші (у назві кожного пункту меню одну букву підкреслено – після натискання відповідної клавіші пункт меню відкривається). Другий спосіб є значно коротшим, але Вам необхідно пам'ятати, яку мову було встановлено на клавіатурі у момент запису макросу (російську, українську, англійську) та, відповідно, під час запису макросу, встановити необхідну мову (із якою Ви працюєте у Системі). Тому використовуємо перший спосіб – натискаємо клавішу три рази та відкриваємо пункту меню "Облік" натисканням клавіші .
5. Оскільки розділ "Господарські операції" є першим пунктом головного меню, нам більше не потрібно нікуди рухатися – натискаємо клавішу . Відкривається головне вікно розділу "Господарські операції".
6. Відкриваємо умови відбору – натискаємо клавішу . У формі, яка відкриється, курсор за замовчанням установлено на полі "Період з ..." (воно якраз нам і потрібне).
7. Тепер указуємо початковою датою періоду перший день поточного місяця – натискаємо комбінацію клавіш . Натискаємо клавішу і переходимо до наступного поля періоду "по...". У другому полі вказуємо сьогоднішнє число (поточну дату Системи) – натискаємо клавішу .
8. Для виходу з форми використовуємо комбінацію клавіш – таким чином відбувається перехід на кнопку "Встановити" форми – і натискаємо клавішу . Потім – комбінацію клавіш і запис макросу закінчено.
9. Далі з'являється форма "Макрос: Додавання", поле "Зміст" якої заповнено ось такою послідовністю кодів натиснутих клавіш (пробіли між кодами клавіш насправді відсутні – їх вставлено тут для того, щоб зміст макросу не відображався у вікні одним довгим рядком):
{|RUS} {F10} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {ENTER} {ENTER} {F6} {CTRL+PGUP} {ENTER} {INS} {CTRL+END} {ENTER}
Якщо Вам потрібно, щоб під час виконання макросу було встановлено іншу початкову дату відбору, відредагуйте макрос – замість команди {CTRL+PGUP} вставте команду паузи на 5 секунд ({PAUSE5000}) – цього часу цілком достатньо для введення дати.
{|RUS} {F10} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {ENTER} {ENTER} {F6} {PAUSE5000} {ENTER} {INS} {CTRL+END} {ENTER}
10. Указуємо ім'я макросу, наприклад, "Відбір ГО", далі переходимо до вкладки "Додаткові дані".
11. Указуємо комбінацію клавіш швидкого доступу, наприклад, . Про всяк випадок збільшуємо інтервал між натисканнями, наприклад, до 500 мс (за 0,5 секунди можна побачити окремі "натискання клавіш"). Очищаємо поле "Доступний у розділі" – макрос стане доступним із будь-якого розділу Системи. Натискаємо кнопку "Записати" форми – макрос записано в базу даних.
12. Тепер можна виконати макрос – або натиснувши комбінацію клавіш у будь-якому розділі Системи, або відкрити список макросів, натиснувши комбінацію клавіш та вибрати необхідний макрос.
Залежно від результату виконаних дій Ви можете змінити довжину пауз у змісті макросу та інтервал між натисканнями.