- •Вищий навчальний заклад укоопспілки
- •Навчальна програма дисципліни
- •Тема 5. Зберігання документів в електронному вигляді (6 год)
- •Тема 6. Використання комп’ютерних технологій в процесі руху документів (12 год)
- •Тематичний план дисципліни «Інформаційні технології в діловодстві»
- •Методичні рекомендації
- •Тема 2. Електронні документи (6/4 години)
- •Методичні поради до вивчення теми
- •Тема 3. Комп’ютерні технології створення документів (46 годин)
- •3.1. Методичні поради до вивчення теми
- •3.3. Завдання на лабораторне заняття
- •3.4. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Створення бази даних (бд)
- •Словник «Організації та мво»
- •Словник «Номенклатор товарів та послуг»
- •Таблиця 2 Товари словника «Номенклатор товарів та послуг»
- •3.5. Завдання на лабораторне заняття
- •3.6. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Таблиця 3
- •3.7. Завдання на лабораторне заняття
- •3.8. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Таблиця 4 Товари словника «Номенклатор товарів та послуг»
- •3.9. Завдання на лабораторне заняття
- •3.11. Завдання на лабораторне заняття
- •3.13. Завдання на лабораторне заняття
- •3.14. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •3.15. Завдання на лабораторне заняття
- •3.16. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •3.17. Завдання на лабораторне заняття
- •3.18. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •3.19. Завдання на лабораторне заняття
- •3.20. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Змістовний модуль 2
- •4.3. Завдання на лабораторне заняття
- •4.4. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •4.5. Завдання на лабораторне заняття
- •4.6. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •4.7. Завдання на лабораторне заняття
- •4.8. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Тема 5. Зберігання документів в електронному вигляді (12/4 години)
- •5.3. Завдання на лабораторне заняття
- •5.4. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •5.5. Завдання на лабораторне заняття
- •5.6. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Тема 6. Використання комп’ютерних технологій в процесі руху документів (20/2 годин)
- •6.3. Завдання на лабораторне заняття
- •6.4. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •6.5. Завдання на лабораторне заняття
- •6.6. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •6.7. Завдання на лабораторне заняття
- •6.8. Методичні вказівки до виконання лабораторних завдань
- •Теми для написання рефератів
- •Зразок модульного контрольного завдання
- •Перелік питань модульного контролю
- •Зразок екзаменаційного білету
- •1. Дати відповіді на теоретичні питання
- •2. Виконати практичне завдання:
- •Питання для самостійного вивчення
- •Система поточного і підсумкового контролю
- •Поточний контроль
- •Оцінка рівня знань при проведенні модульного поточного контролю
- •Критерії підсумкового контролю результатів навчання студентів шляхом складання екзамену з дисципліни „Інформаційні технології в діловодстві”
- •Розподіл балів, що отримують студенти за результатами вивчення дисципліни " Інформаційні технології в діловодстві"
- •Система нарахування додаткових балів за видами робіт з вивчення дисципліни „ Інформаційні технології в діловодстві”
- •Перелік основної і додаткової навчально – методичної літератури Основна література
- •Додаткова література
Тема 5. Зберігання документів в електронному вигляді (12/4 години)
Методичні поради до вивчення теми
Системи автоматизації діловодства, особливо якщо в них реалізований комплекс обробки образів документів, характеризуються великим обсягом інформації, що зберігається (створюються архіви на сотні мегабайт і навіть терабайт). Крім того, до архіву повинен бути забезпечений одночасний доступ значної кількості користувачів, причому досить швидкий. Саме ці вимоги, поряд з вартістю, є основними при виборі носіїв і пристроїв зберігання даних, що функціонують у складі систем документообігу.
Розгляд і вибір носіїв необхідно проводити з точки зору життєвого циклу документа, який має на увазі період від створення або надходження документа на підприємство до його знищення або передачі на зберігання. Протягом цього часу до документа слід забезпечити своєчасний доступ, зручне поширення, надійне зберігання і оптимальний рівень витрат у вартісному відношенні.Життєвий цикл прийнято, залежно від частоти звернення до документа, підрозділяти на активну і неактивну стадії:
- на першій стадії документ використовується в ділових процесах організації, тому тут найбільш важливий аспектом є швидкий і простий доступ до інформації і носій повинен забезпечувати зручне надання документа користувачеві для читання, редагування або маршрутизації іншим співробітникам;
- на другій стадії основним є зберігання даних, отже, першочергові пред'являються до носіїв вимоги - це надійне й вигідне в ціновому відношенні забезпечення цього тривалого процесу.
Тривалість цих стадій і всього життєвого циклу документа залежить від його типу і методу використання.
Основні плюси електронних носіїв проявляються на активній стадії життєвого циклу документа.
Електронні документи - мають високий ступінь зручності і швидкості пошуку. Для цього використовується спеціальне програмне забезпечення:
СУД дозволяють індексувати як певні параметри, так і весь текст документів;
розмежовувати і контролювати доступ.
До електронного документу можливий одночасний доступ декількох користувачів, від частого використання документ не втрачає свого «товарного» вигляду, а редагування можна виконувати зі збереженням початкового варіанту. Маршрутизація електронних документів здійснюється швидко по локальних і глобальних мереж, а також за допомогою спеціального програмного забезпечення (систем workflow) може бути повністю автоматизована і контрольована.
Архів електронних документів, подібно мікрофішах, значно компактніше паперового (наприклад, 1 Гб даних на магнітному або оптичному носії відповідає 1 млн. друкованих сторінок в текстовому вигляді або 30 тис. оцифрованих зображень цих сторінок, таким чином в коробці розміром у валізу можна відслідковувати сотень і навіть тисяч шаф).
Термінологічний словник
Internet – певна сукупність технічних засобів, стандартів і домовленостей, яка дозволяє підтримувати зв’язок між різними комп’ютерними мережами у всьому світі.
Internet-крамниця – форма відбиття у Web-вигляді прайс-листа, складу, системи замовлень торговельної компанії, яка забезпечує дієвий зв’язок віртуального світу з реальним, внутрішнім життям установи.