Тема 6. Використання комп’ютерних технологій в процесі руху документів (20/2 годин)

1. Методичні поради до вивчення теми

Системи класу "docflow" орієнтовані використання форм електронних документів, розробки яких плануються маршрути проходження цих документів через фахівців певних відділів. 

Обробка, виконання і пересування кожного документа у створенні здійснюється відповідно прописаному для нього маршруту. Системи цього класу застосовуються для середніх і великих підприємств і організацій з великими потоками різноманітної документації, мають суворо регламентовані процедури обробки.

Системи автоматизації ділових процесів

Цей клас систем документообігу "workflow" призначений для жорстко структурованих ділових процесів, в яких рідко виникають виняткові ситуації. На виконання робіт залучено велику кількість взаємодіючих співробітників, що мають справу з різними типами інформації. Програмне забезпечення типу "workflow" орієнтоване на ділової процес, і для нього найкраще підходять архітектура "клієнт-сервер" і високопродуктивні сервери. Прикладами областей, в яких застосовуються дані системи, можуть бути банки, державні служби, служби кредитних карток покупців чи страхові компанії. Проте слід врахувати, що на рівні великих підприємств і корпорацій автоматизація ділових процесів не може бути досягнута за допомогою окремих систем вільної чи жорсткої маршрутизації або орієнтованих на електронну пошту, - потрібна інтеграція цих рішень відповідно до запитів конкретного підприємства. Тому в даний час отримують велике поширення інтегровані системи управління документообігом, що поєднують виконання всіх функцій і працюють з віддаленими користувачами через засоби Internet. Головним компонентом СЕДО класу "ad hoc-", за допомогою якого можна автоматизувати процеси прийому і передачі документів до організації, є система "електронної пошти" (ЕП). Система ЕП являє собою сукупність технічного, програмного та інформаційного забезпечення, яка розробляється з урахуванням характеристик конкретних організацій: обсягів потоків інформації, організаційної структури, типів документів і т.д. В даний час розроблена велика кількість програмних систем ЕП. Розглянемо особливості їх застосування на основі системи "1С: Електронна пошта", розробленої фірмою 1С.

Хороша відомча електронна пошта повинна будуватися аналогічно звичайної "паперової" поштою. У цьому випадку вся система ділиться на поштові відділення (вузли), до яких прикріплюються конкретні абоненти. В якості поштового вузла, що розгортається у штаб-квартирі фірми, використовується, як правило, локальна мережа (ЛОМ). На декількох робочих станціях (хостах) встановлюють модеми для обслуговування віддалених абонентів, інших поштових відділень і прийому / передачі факсових повідомлень по телефонних каналах зв'язку, а на інших розташовують робочі місця локальних абонентів. 

Це пов'язано з тим, що в штаб-квартирі знаходяться основні споживачі інформації, які отримують зручний доступ до поштового відділення через робочі станції локальної мережі. Проте іноді буває досить розгорнути поштове відділення на окремій машині (хості), доступ до якого буде здійснюватися тільки по телефону через модеми.

Для передачі інформації можуть використовуватися різні транспортні засоби: телефонналінія, виділені канали або глобальні мережі передачі даних.

2. Термінологічний словник

ERP (Enterprise Resource Planning) — система планування і управління ресурсами підприємства, необхідними для здійснення продажів, закупівель і обліку при виконанні замовлень клієнтів у сферах виробництва, дистрибуції і надання послуг.

Microsoft Dynamics NAV — комплексне рішення, що автоматизує всі сфери діяльності підприємства, що формує нові конкурентні переваги і надійну платформу для подальшого росту компанії.