1.6РЕКОМЕНДАЦИИ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ. КРИВАЯ ДНЕВНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Даже если мы хотим целиком окунуться в работу, нельзя упускать из виду еще один фактор, который явно может нам помешать. Наш организм имеет собственные ритмы, и понимание этого поможет определить самые эффективные методы работы.

Наша эффективность и способность концентрироваться волнообразно нарастают и падают в течение всего дня. Это значит, что первоочередные дела и важнейшие

задачи, такие как, встречи по вопросам продаж или составление бюджета, должны быть запланированы на то время, когда Ваша энергия находится на пике своего

подъема. Для большинства людей этим пиком является утро, поэтому рутинную работу типа совещаний и администрирования нужно планировать на

послеполуденное время.

24

Moscow Business School, тел (495) 510-99-56

Эффективное управление персоналом: интенсив для руководителей!

25/119

Пример распределения времени

Эффективность

Деятельность, которая требует полной концентрации. Задачи А и В, очень важные встречи и умственная работа.

Деятельность, в ходе которой легко применяются накопленные знания и опыт, например, отчеты, координация уже начатых дел.

Рутинная работа, архивирование, участие в информационных собраниях.

Время

Рис. 19. Пример распределения времени.

Принцип Парето

В конце XIX века итальянский экономист Вильфредо Парето обнаружил, что 20%

населения Италии владеет 80% национального богатства. Со временем это правило

(80:20) стало применяться для многих других ситуаций. В области управления временем оно означает, что часто мы используем 20% информации в течение 80% времени - а 20% клиентов обеспечивают нас 80% работы. Тоже самое происходит с использованием времени. Как правило, 80% всего времени мы тратим на дела, которые дают 20% эффекта.

25

Moscow Business School, тел (495) 510-99-56

Эффективное управление персоналом: интенсив для руководителей!

26/119

Рис. 20. Принцип Парето.

Компоновка работ

Каждый раз, когда мы начинаем новое дело, нам требуется в среднем 15 минут для того, чтобы организоваться, морально настроиться и подготовить себя к продвижению задач. Это означает, что важно уметь группировать похожие виды деятельности, писать все письма "в один присест" или отводить определенный

отрезок времени, например, для телефонных звонков, отчетов или клиентуры.

Правило 60:20:20

Вы не должны занимать плановой деятельностью более 60% своего времени в плане Вашего рабочего дня, и это время должно быть отведено для наиболее важных мероприятий (категория «А» или «В» по методу Эйзенхауэра). Другие 20% должны быть оставлены для незапланированных событий, затянувшихся производственных совещаний и непредвиденных управленческих потребностей. Оставшимися 20% Вы подстрахуете себя от непредвиденного. Это правило, конечно, взято в среднем.

26

Moscow Business School, тел (495) 510-99-56

Эффективное управление персоналом: интенсив для руководителей!

27/119

Рис.22. Правило 60:20:20.

Закон падения эффективности (Эффект лезвия пилы)

Очень часто нас отрывают от работы как наша собственная недисциплинированность, мысли на личные темы, так и телефонные звонки или требующие внимания коллеги.

После каждого такого перерыва нам требуется какое-то время для того, чтобы вновь

вникнуть в работу, а уровень нашей эффективности все более снижается.

Причины падения эффективности в работе

Эффективность

Перерывы в работе

Начало

работы

Время

0

Рис.23. Причины падения эффективности работы.

27

Moscow Business School, тел (495) 510-99-56