Пример 7.9. Цель: Осознать, в каких случаях имеет смысл пользоваться абсолютными ссылками.

Постановка задачи: Имеются данные об объемах реализации одного и того же товара в трех магазинах за второй квартал года по определенной цене. Требуется найти выручку от реализации этого товара по каждому магазину за каждый месяц квартала (числовые значения см. ниже по тексту).

Результат:

Обсуждение: Выручка находится по алгебраической формуле <ЦЕНА>*<ОБЪЕМ РЕАЛИЗАЦИИ>. Цена записана в ячейке D3, а формулы Ехсеl, реализующие решение задачи, находятся в ячейках диапазона G7:I9. Поскольку цена товара за единицу продукции одна и та же для всех магазинов и для всех месяцев квартала, то рационально в главной формуле («лежащей» в ячейке G7) дать абсолютную ссылку на ячейку D3 (на рисунке стрелками показано ее «влияние» на все ячейки диапазона с результатами вычислений), а на ячейку В7 – дать относительную ссылку. Тогда без труда всю область выходных данных можно заполнить формулами, возникающими в результате копирования главной формулы с помощью маркера заполнения сначала вдоль соответствующей горизонтали, а затем вдоль соответствующей вертикали (или в обратном порядке). Ниже показаны формулы Ехсеl в зависимых ячейках и схема копирования главной формулы.

Вывод: Если условие задачи позволяет четко разграничить входные и выходные данные, то часто ссылки в ячейках выходных данных на ячейки, содержащие входные данные, являются абсолютными.

Вопрос: Каким образом перенастраиваются ссылки в зависимых ячейках данного примера, если произвести копирование

• только блока входных данных,

• только блока выходных данных,

• блока, содержащего и те, и другие данные?

Пример 7.10. Цель: Познакомиться с «работой» функции сумм.

Постановка задачи: Имеются данные о выручке магазина за первое полугодие. Требуется найти суммарную выручку, выручку нарастающим итогом по месяцам и процент выручки за каждый месяц от полугодовой итоговой суммы.

Результат и метод решения задачи для двух вариантов расчета выручки нарастающим итогом показаны на Рис.7.12.

Справка

Функция СУММ суммирует все числа в интервале ячеек.

Синтаксис: = СУММ(Число1;Число2; ...), где Число1, Число2, ... - это от 1 до 30 аргументов, для которых требуется определить итог или сумму. При этом:

Рис. 7.12. Иллюстрация к примеру 7.10.

• Суммируются числа, логические значения (о них речь пойдет ниже, но уже сейчас отметим, что логических значений всего два: ИСТИНА и ЛОЖЬ, причем первое в формулах, как правило, может быть представлено единицей, а второе - нулем) и текстовые представления чисел (т.н. числовые тексты), которые непосредственно введены в список аргументов.

• Если аргумент является массивом или ссылкой, то только числа учитываются в массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в массиве или ссылке игнорируются.

• Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают ошибки.

Иллюстративные примеры

1. Если в ячейке содержится формула =СУММ(3; 2), то ее отображаемое значение равно 5 (далее для краткости будем писать СУММ(3; 2) = 5).

2. СУММ("3"; 2; ИСТИНА) = 6, так как текстовое значение "3" преобразуется в число 3 (обратите внимание: в формулах текстовые строки, в том числе и числовые тексты, записываются в двойных кавычках), а логическое значение ИСТИНА преобразуется в число 1.

3. Если ячейка A1 содержит текст "3", а ячейка B1 содержит логическое значение ИСТИНА, то СУММ(A1; B1; 2)=2, так как нечисловые значения в ссылках игнорируются.

4. Если ячейки диапазона A2:E2 содержат числа 5, 1, 3, 4 и 10, то СУММ(A2:C2)=23.

5. Если ячейки диапазона A2:E2 содержат тексты а, б, в, г, д, то СУММ(A2:Е2) = 0.

Совет: Обдумайте, как в рассмотренном выше основном примере во втором варианте расчета выручки нарастающим итогом «работают» формулы =СУММ($B$4:B4), =СУММ($B$4:B5), =СУММ($B$4:B6) и т.д. по диапазону Н4:Н9.

Использование абсолютных имен

Ячейкам, формулам и константам в Excel можно присваивать имена, которые впоследствии используются как ссылки в формулах. При этом следует придерживаться следующих правил:

1. Первый символ в имени должен быть буквой или символом подчеркивания. Остальные символы имени могут быть: буквами, числами, точками и символами подчеркивания.

2. Имена не должны иметь сходства со ссылками, например, Z$100 или R1C1.

3. Использование пробела запрещено. В качестве разделителей слов можно использовать символы подчеркивания и точки, например: «Первый.Квартал» или «Процентная_Ставка».

4. Имя может состоять из строчных или прописных букв, хотя Excel их не различает.

Самый простой способ присваивания ячейке, группе ячеек или несмежному диапазону имени состоит в выполнении следующих шагов:

1. Выделить диапазон, которому предполагается присвоить имя.

2. Исполнить !ЛКМ в поле имени, которое расположено в левой части строки формул.

3. Ввести с клавиатуры имя согласно упомянутым выше правилам.

4. Нажать клавишу <Enter>.

Существует альтернативный способ присваивания имен, включающий п.1 предыдущего списка (этот пункт не является обязательным) и выполнение команд Вставка / Имя / Присвоить^ / !ЛКМ по полю Имя / Введение с клавиатуры выбранного имени / !ЛКМ в поле Формула / !ЛКМ по ячейке рабочего листа (или ПиО_ЛКМ по смежному диапазону) / !ЛКМ по кнопке <Добавить> / <ОК>.

Замечание: Созданные таким образом имена ячеек или диапазонов по умолчанию в формулах соответствуют абсолютным ссылкам на эти (поименованные) ячейки или диапазоны. Поэтому такие имена мы вправе называть абсолютными именами (заметим, что в Ехсеl используются также относительные и смешанные имена). Если в процессе ввода формулы требуется сделать ссылку на поименованный диапазон, нужно исполнить !ЛКМ по соответствующему имени в диалоговом окне Вставка имени, которое вызывается нажатием клавиши <F3> (или !ЛКМ непосредственно по именованной ячейке, или ПиО_ЛКМ по именованному диапазону).

Отметим еще одно полезное свойство существующих на рабочем листе именованных диапазонов: их можно использовать как метки при перемещениях по листу, исполняя !ЛКМ по соответствующим именам, предварительно открыв «карман имен» в левой части строки формул (при вводе формул «карман имен» становится «карманом функций», ранее применявшихся в обработке данных в текущем сеансе работы в открытой книге Ехсеl).

Очень удобно присваивать ячейкам и смежным диапазонам ячеек имена при помощи существующих (ранее набранных на клавиатуре на рабочем листе) заголовков строк и столбцов. В этом случае следует:

1. Выделить область, ячейкам которой (или которой как целому) предполагается присвоить имя, вместе со строкой или/и столбцом заголовков.

2. Выполнить команды Вставка / Имя / Создать.

3. В контекстном меню установить (не все, а лишь необходимые) флажки В строке выше, В столбце слева, В строке ниже или В столбце справа в группе флажков По тексту, чтобы указать расположение заголовков, на основе которых создаются имена.

Замечание: Созданные таким образом имена ссылаются только на ячейки, содержащие значения, и не включают в себя диапазоны заголовков строк и столбцов, на основе которых эти имена создавались.