Федеральное агентство по образованиЮ
Уральский государственный экономический университет
В.К.Першин
Компьютерная
обработка таблиц
Учебное пособие
Екатеринбург
2010
Введение 7
1. Экран, лист, книга и элементарные приемы перемещения по ним 9
1.1. Основные понятия 9
Рис. 1.1. Экран Ехсеl и его основные элементы 9
1.2. Строка формул и элементарные приемы перемещения 10
Рис. 1.2. Строка формул 11
1.3. Мышь, экранные курсоры и строка состояния 13
Вопросы для самопроверки 15
1.1. Сколько областей содержит экран Ехсеl в стандартной ситуации? 15
1.2. Что отображается в строке состояния при редактировании данных? 15
1.3. Что отображается в строке состояния, когда Ехсеl ожидает действий пользователя? 15
1.4. Выводится ли на печать по умолчанию сетка рабочего листа Ехсеl? 15
1.5. Являются ли понятия имени ячейки, адреса ячейки или ссылки на ячейку (если они задаются по умолчанию) тождественными? 15
1.6. Всегда ли в «кармане» списка имен строки формул при его открытии находятся используемые имена? 15
1.7. На какой шаг будет выполнено перемещение области просмотра, если произвести щелчок в свободной части полосы прокрутки? 15
1.8. Где находится последняя ячейка активной области рабочего листа? 15
Контрольные вопросы 16
1.9. Какие «горячие» клавиши нужно использовать для возврата в активную ячейку? 16
1.10. Какие «горячие» клавиши нужно использовать для перемещения экрана вправо на шаг, равный величине экрана? 16
1.11. Какие «горячие» клавиши нужно использовать для перемещения между листами открытой книги? 16
1.12. Какие «горячие» клавиши нужно использовать для перемещения экрана влево на шаг, равный величине экрана? 16
2. Основные средства и команды управления данными 17
Соглашения и обозначения 17
2.2. Типы меню. Основные форматы. Команда Формат/Ячейки 18
Рис.2.1. Экран Excel с активной кнопкой Формат 19
Рис. 2.2. Диалоговое окно Формат ячеек с активной вкладкой Общий 19
Рис.2.3. Вкладка Выравнивание окна диалога Формат ячеек 22
Вопросы для самопроверки 24
Контрольные вопросы 24
3. Выделение ячеек, строк, столбцов, диапазонов и листов 24
Таблица 3.1 25
Выделение диапазонов ячеек 25
Таблица 3.3 26
Примеры выделения 26
Вопросы для самопроверки 27
Контрольные вопросы 28
Задания для лабораторных работ 28
Задание 1. 28
Задание 2. 29
4. Ввод, редактирование и форматирование текста 30
Второй шаг: !ЛКМ А1 / !ЛКМ по кнопке <По центру> / <Enter>. 31
Пример 4.3. Исходная ситуация: . 32
Пример 4.5. Исходная ситуация: . 35
Второй шаг: !ЛКМ С1 / <Shift> + <Insert> / <Enter>. 42
Третий шаг: !ЛКМ С1 / <F2> / Подправка текста / <Enter>. 42
Рис. 4.1. Диалоговое окно команды Заменить 43
Второй шаг: !ЛКМ А1 / <Shift> + !ЛКМ I1. 44
Третий шаг: !ЛКМ по кнопке <Объединить и поместить в центре>. 44
Третий шаг: !ЛКМ А3 / <Shift> + !ЛКМ Н10. 45
Вариант 1, основанный на применении команд Вставка / Ячейки. 49
Вопросы для самопроверки 57
Контрольные вопросы 58
Задания для лабораторных работ 58
Задание 1. Сформировать и отформатировать таблицы. 58
Вариант для первой четверти группы: 58
Вариант для второй четверти группы: 59
5. Ввод, редактирование и форматирование чисел 60
Числа 60
Даты и время 63
Пример 5.8. Цель: Ввести в ячейку дату 13_октября_2000_г_. 65
Вопросы для самопроверки 66
Контрольные вопросы 67
6. Автозаполнение 67
Понятие и правила использования процедуры автозаполнения 67
Рис.6.1. Маркер заполнения ячейки 67
Рис. 6.2. Контекстное меню процедуры автозаполнения 68
Рис. 6.3. Диалоговое окно команды Прогрессия 69
Примеры применения процедуры автозаполнения 70
Вариант действий согласно графической схемы 72
Рис. 6.4. Диалоговое окно команды Специальная вставка 74
Вопросы для самопроверки 77
Контрольные вопросы 78
Задания для лабораторных работ (для всех вариантов) 79
1. Используя процедуру автозаполнения, создать нарастающий и убывающий числовые ряды типа 79
2. Сформировать из введенных данных таблицы и отформатировать их по образцу, приведенному в данном разделе. 79
3. В сформированной таблице поменять местами какие-либо две строки и два столбца. 79
4. В сформированной таблице вставить пустую строку и пустой столбец. После этого вернуться к исходной форме таблицы. 79
5. Создать новый пользовательский список. 79
6. Введите в какую-либо ячейку текст типа “слово_число”, “число_слово” и “число_число” по образцу: 79
7. Элементарные приемы работы с формулами и функциями 80
Основные определения 80
Применение операторов и порядок выполнения действий в формулах 82
Таблица 7.1 82
Операторы Ехсеl и их приоритет 82
Таблица 7.2 83
Адресные операторы Ехсеl 83
Вычисление значений в формулах, ссылающихся на ячейки 84
Рис. 7.4. Копирование зависимой ячейки Е37, имеющей смешанную 93
Шаг 1. 100
Рис.7.5. Диалоговое окно Мастер функций: шаг 1 из 2 102
Рис. 7.6. Диалоговое окно функции Сцепить 102
Шаг 2. 109
Шаг 3. 112
Рис. 7.7. Система связанных таблиц на одном рабочем листе 114
Рис. 7.8. Первое контекстное меню копирования листа Excel 115
Рис. 7.9. Второе контекстное меню копирования листа Excel 115
с помощью ПКМ 115
Рис 7.10. Первый и второй (вкладка Диапазон) шаги работы Мастера диаграмм 120
Рис. 7.11. Второй (вкладка Ряд) и третий шаги работы 121
Решение подзадачи 1) достигается 127
Справка 130
Использование абсолютных имен 132
Комментарии: 134
Рис.7.13. Диалоговое окно Присвоение имени 134
Формулы массивов 135
При изменении формулы массива нужно: 135
При очистке диапазона массива от формулы нужно: 136
Рис.7.14. Предупреждение Excel о неправильном редактировании 138
Справка 145
Логические функции 146
Функция И 147
Решение 148
Комментарии: 148
Функция ИЛИ 149
Действия 149
Функция НЕ 151
Иллюстративные примеры 151
Функция ЕСЛИ 152
Справка 156
Функция ABS 156
Иллюстративные примеры 156
Функция СЧЁТЕСЛИ 157
Иллюстративные примеры 158
Функция СУММЕСЛИ 158
Вопросы для самопроверки 168
Контрольные вопросы 169
Задания для лабораторных работ (для всех вариантов) 170
Ответы на вопросы 177
Вопросы к зачету 178
Литература 179
Введение
Научиться оперативно анализировать быстро меняющуюся экономическую обстановку и осуществлять выбор подходящего решения из множества альтернатив – непременный атрибут подготовки как современного экономиста-исследователя, так и современного экономиста-практика. Пакет прикладных программ Excel, сконструированный для обработки информации, представленной в табличной форме, как нельзя лучше подходит для решения подобных задач.
Цель настоящего учебного пособия состоит в том, чтобы дать общие первичные представления об инструментарии Excel и элементарную методологию управления данными в среде Excel. Особое внимание уделяется основным понятиям пакета и базовым навыкам работы в нем. Учебное пособие предназначено пользователям, которые начинают знакомиться с возможностями компьютерной обработки таблиц, и, в частности, студентам начальных курсов обучения по специальности 35.14.00 “Прикладная информатика в экономике”.
Предлагаемое учебное пособие отражает точку зрения автора на описываемый предмет без претензий на оригинальность в общепринятых понятиях. Поэтому при изложении материала не делается каких-то специальных ссылок на использованную литературу: все источники указаны в конце пособия. Ими рекомендуется пользоваться студентам для углубления своих знаний и расширения кругозора в рассматриваемой предметной области.
Пособие состоит из семи разделов. В первом разделе кратко представлены базовые понятия среды Excel в предположении, что пользователь имеет необходимые навыки работы с операционной системой Windows 95, 98 или 2000. Здесь описаны меню, панели инструментов, назначение, структура и некоторые типы отображений строки состояния и строки формул, типы отображений экранного курсора мыши и элементарные приемы перемещения по экрану, листу и открытой книге Excel.
Во втором разделе дается обзор основных средств и команд управления данными, типов меню и основных форматов, применяемых в Excel. Кратко описывается команда Формат / Ячейки, к которой, пожалуй, приходится обращаться наиболее часто в процессе выполнения любой работы в Excel. Кроме этого, вводятся обозначения и соглашения, используемые на протяжении всего изложения.
В третьем разделе приводится набор методов и приемов выделения ячеек, смежных и несмежных диапазонов, строк, столбцов и листов открытой книги Excel. Рассматриваются наиболее полезные способы выделения с помощью «горячих» клавиш.
Четвертый и пятый разделы посвящены описанию типов данных и константных категорий Excel и методам размещения, ввода и редактирования текстовых строк, чисел, дат и времени. Кроме этого, разбираются способы формирования, форматирования, копирования и перемещения таблиц. Показана важная роль процедуры добавления ячеек и метода копирования в строке формул.
В шестом разделе объясняется как пользоваться процедурой автозаполнения – весьма полезным средством формирования полей и записей (заголовков столбцов и строк) пользовательских таблиц.
Седьмой раздел является центральным. В нем подробно излагаются основные понятия, связанные с формулами и функциями. Особое внимание уделяется применению операторов и порядку выполнения действий в формулах, понятиям относительных, абсолютных и смешанных ссылок, изменениям, происходящим в формулах при перемещении и копировании влияющих и зависимых ячеек и перенастройке формул при перемещении и копировании блоков с формулами. Рассматриваются возможности использования абсолютных имен в формулах, обсуждаются формулы массивов и логические функции.
Пособие содержит в основном достаточно простые вопросы, которые могут интересовать начинающих пользователей и в нем не затрагиваются сложные аспекты работы в Excel. Последним имеет смысл уделить внимание в дальнейшем при выполнении курсовых работ, написании рефератов и в процессе дипломного проектирования и самообразования.