Экран, лист, книга и элементарные приемы перемещения по ним
Основные понятия
Для запуска Ехсеl нужно нажать кнопку Пуск на панели задач Windows, выбрать команду Программы, а затем — Мicrosoft Ехсеl. После этого Ехсеl откроет и выведет на экран пустую книгу. На Рис.1.1 показано, как выглядит пустая книга Ехсеl.
Рис. 1.1. Экран Ехсеl и его основные элементы
После запуска Ехсеl первая пустая книга по умолчанию получает имя Книга 1. Если в течение текущего сеанса работы пользователь откроет другую новую книгу, Ехсеl назовет ее Книга 2. Можно одновременно иметь несколько открытых книг и позднее сохранить их под разными именами.
Книга Ехсеl может содержать листы четырех типов: рабочие листы (подобные приведенному на Рис.1.1), листы диаграмм, модули Visual Basic и листы диалогов. Экран содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панели инструментов, строку формул и строку состояния. Все вместе эти пять областей называются рабочей областью Ехсеl.
Рабочий лист книги разделен сеткой на строки и столбцы. (Отметим, что сетка при выводе на печать готового документа по умолчанию не отображается, если не предпринять специальных действий с помощью последовательности команд: Файл/Параметры страницы/Лист/Печать/ Сетка). Каждому столбцу соответствует определенная буква, являющаяся его именем (заголовком) по умолчанию. Заголовки столбцов могут принимать значения в диапазоне от А до IV (после столбца Z идет столбец АА, после AZ идет ВА и так далее до IV). Каждая строка нумеруется натуральным числом, которое выводится слева от сетки листа в качестве имени (заголовка по умолчанию) строки. Номера строк могут изменяться от 1 до 16384.
На пересечении строки и столбца находится ячейка. Ячейки являются основными строительными блоками любого рабочего листа. Каждая ячейка занимает уникальное место на листе, где может храниться и отображаться информация. Ячейка имеет однозначные координаты, которые называются ее адресом или ссылкой. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1, имеет адрес Al (задаваемый по умолчанию). Ячейка на пересечении столбца Z и строки 100 имеет адрес Z100. Выделенную ячейку (на листе она обведена черной рамкой) называют активной или текущей ячейкой. В активную ячейку можно вводить данные или изменять их, если они были введены ранее. Адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул (на Рис.1.1 в поле имени «лежит» адрес В2). Правая часть строки формул, называемая полем ввода, предоставляет пользователю наиболее удобную возможность для ввода любой информации в активную ячейку. Вводить данные можно также и непосредственно в ячейку, не пользуясь полем ввода.
Строка формул и элементарные приемы перемещения
На Рис.1.2 приведена схема строки формул и описаны основные функции ее кнопок и полей.
Поле имени служит для выполнения нескольких функций. В обычном состоянии здесь отображается адрес текущей ячейки рабочего листа. При выделении блока в поле имени отображается число захватываемых строк и столбцов (например, 5Rx2C для области из пяти строк и двух столбцов). В этом поле можно непосредственно ввести адрес нужной ячейки. Тогда после нажатия клавиши <Enter> курсор окажется в указанном месте листа. Здесь также можно задать имя любого выделенного блока ячеек. В режиме ввода/редактирования формул здесь появляется панель функций (Мастер функций), из которой можно выбрать нужную функцию.
Поле имени Отказ Просмотр ожидаемых
результатов
Кнопка просмотра Ввод Поле ввода
списка имен
Рис. 1.2. Строка формул
Кнопка просмотра списка имен служит для быстрого перемещения в любую поименованную область книги, открывая меню («карман» имен), которое содержит перечень (если он заранее виден) всех имен рабочего листа или книги. Щелчок по этой кнопке в стандартной ситуации (в режиме Готово) приводит к открытию «кармана» списка имен, а щелчок по нужному имени приводит к переходу в желаемую область.
Поле ввода (собственно строка формул) используется для ввода данных. Для управления вводом здесь доступны три кнопки.
<X> – Кнопка Отмены ввода (действует аналогично клавише <Esc>: отменяет ввод данных, если нажата до момента фиксации ввода).
<> – Кнопка Подтверждения ввода (аналогична клавише <Enter>: осуществляет фиксацию ввода данных).
<=> – Кнопка Изменения формул (вызывает Мастер функций, подсказывающий пользователю, как правильно осуществлять ввод и редактирование (изменение) формул).
Через окно можно видеть только ограниченную часть листа. Просмотр остальной части активного листа осуществляется с помощью перемещения движков прокрутки вдоль полос прокрутки (см. Рис.1.1) или с помощью стандартных клавиш клавиатуры: <Home>, <End>, <Page_Up>, <Page_Down>, <>, <>, <>, <>.
Для перемещения на один столбец/строку нужно щелкнуть мышью по концевым кнопкам (с треугольником) полосы прокрутки, для перемещения на целый экран - сделать щелчок в свободной части этой полосы. Произвольное перемещение осуществляется буксировкой движка (т.е. нужно схватить движок левой кнопкой мыши и, не отпуская его, переместить в новую позицию). Оговоримся, что здесь и далее буксировка или щелчок без указания конкретной кнопки мыши всегда подразумевает использование ее левой кнопки. Обратим внимание также на то, что при выполнении всех перечисленных действий активная ячейка остается на своем прежнем месте, а меняется только вид экрана. Возврат в активную ячейку происходит совместным нажатием клавиш <Ctrl> +<BackSpace> (здесь и далее знак + означает, что первая клавиша удерживается, а по второй производится щелчок). При этом, если клавишу <Ctrl> не удерживать, то происходит возврат в активную ячейку в режиме ввода, когда сразу можно начинать вводить данные в эту ячейку.
Нужно четко различать, что нажатие клавиатурных управляющих клавиш приводит к различным результатам в зависимости от того, в каком состоянии пребывает Ехсеl (по-другому: какой режим загружен пользователем). Перечислим некоторые из возможностей перемещения области просмотра и/или активной ячейки при нахождении в некоторых из наиболее часто используемых режимов.
В обычном состоянии (т.е. не требуются никакие дополнительные действия):
<>, <>, <>, <> - перемещение активной ячейки на одну позицию в соответствующем направлении при сохранении области просмотра;
<Home> - перемещение активной ячейки в столбец А при сохранении номера строки и области просмотра (кратко говорят: “Переход к началу строки”);
<Ctrl > + <Home> - перемещение активной ячейки в левый верхний угол рабочего листа (т.е. в ячейку А1);
<Ctrl > + <End> - перемещение активной ячейки в так называемую последнюю ячейку активной области рабочего листа, т.е. в ячейку, находящуюся на пересечении самого последнего (крайнего справа) столбца и самой последней (крайней нижней) строки, в которые когда-либо вводились данные (эти данные могут быть впоследствии уничтожены, однако система запоминает позиции их ввода) в одном сеансе работы в Ехсеl;
<Page_Up>, <Page_Down> - перемещение экрана на шаг, равный величине экрана, соответственно вверх или вниз вместе с активной ячейкой;
<Alt> + <Page_Down> - перемещение экрана вправо на шаг, равный величине экрана, вместе с активной ячейкой;
<Alt> +<Page_Up>- перемещение экрана влево на шаг, равный величине экрана, вместе с активной ячейкой;
<Ctrl > + <Page_Down> - перемещение на один лист вправо (как говорят: “На следующий лист”) вместе с активной ячейкой;
<Ctrl > +<Page_Up> - перемещение на один лист влево (как говорят: “На предыдущий лист”) вместе с активной ячейкой;
<Ctrl > + <F6 > - перемещение в следующую открытую книгу;
<Shift> + <Ctrl > + <F6> - перемещение в предыдущую открытую книгу (здесь и далее наличие двух знаков + между управляющими клавишами или кнопками означает, что первые две клавиши удерживаются, а по третьей производиться щелчок).
В состоянии <Scroll_Lock> (переход в это состояние требует предварительного нажатия клавиши <Scroll_Lock>, а выход из него – повторного нажатия этой клавиши):
<Home> - перемещение активной ячейки в левый верхний угол экрана;
<End> - перемещение активной ячейки в правый нижний угол экрана;
<>, <>, <>, <> - перемещение экрана на одну позицию в соответствующем направлении (т.е. на одну строку или на один столбец) при сохранении позиции активной ячейки (т.е. здесь меняется область просмотра, а активная ячейка остается на старом месте);
<Page_Up>, <Page_Down>, <Alt> + <Page_Down>, <Alt> + <Page_Up> - то же самое, что и в обычном режиме при сохранении позиции активной ячейки (т.е. здесь меняется область просмотра, а активная ячейка остается на старом месте);
<Ctrl > + (<>, <>, <>, <>) – результат аналогичен действию последних команд.
Замечание: Слово “перемещение” в предыдущем контексте означает “переход, не затрагивающий содержимого ячеек”.