Пример 7.6. Цель: Научиться строить диаграммы.
Исходная ситуация соответствует Рис. 7.7.
Постановка задачи: Требуется отобразить в графическом виде
динамику цен товара и процентных приростов цен за 1996 г.,
динамику цен товара за 1996 – 1998 г.,
динамику процентных приростов цен за 1996 – 1998 г.
Предварительные замечания:
В Excel имеется специфическая терминология, касающаяся процедуры построения диаграмм. Перечислим основные термины:
диапазон данных – все ячейки, на основе которых строится диаграмма. Как правило, диапазон данных включает заголовки строк и столбцов, которые используются для построения диаграмм таблиц,
ряды данных – значения функций, т.е. те значения, которые соответствуют оси Оу прямоугольной системы координат, и имена рядов (см. ниже),
имена рядов данных – идентификаторы значений функций. Обычно это заголовки столбцов, если ряды данных находятся в столбцах и заголовки строк, если ряды данных находятся в строках пользовательских таблиц,
значения рядов данных – значения у-координат точек прямоугольной системы координат,
подписи оси Х – диапазон значений, наносимых на ось Ох прямоугольной системы координат,
категории - значения х-координат точек прямоугольной системы координат,
подписи значений рядов данных - значения у-координат точек графика, которые можно изображать рядом с точками графика в прямоугольной системе координат,
подписи значений категорий - значения х-координат точек графика, которые можно изображать рядом с точками графика в прямоугольной системе координат,
легенда – имена рядов данных (или одно имя, если речь идет об одном ряде данных),
линии сетки оси Х (категорий) и оси У (значений) – дополнительные прямые линии, идущие параллельно координатным осям и проходящие через точки деления (масштабные точки) координатных осей.
Совет: Чтобы лучше разобраться с терминологией, используемой Мастером диаграмм – специальным инструментом для построения диаграмм, - нужно провести ряд экспериментов при создании своих собственных диаграмм.
Предварительные действия:
Листу, на котором находятся таблицы, изображенные на Рис. 7.6. дадим имя Цены. В ячейки В3, С3 введем текст 1996 г., в ячейки F3, G3 – текст 1997 г., в ячейки J3, K3 – текст 1998 г. и назначим всем этим ячейкам скрытый формат. В дальнейшем Мастер диаграмм на основе текстовых строк пары ячеек В3, В4 сформирует индивидуальное имя ряда данных 1996 г. Цена, на основе текстовых строк пары ячеек С3, С4 – имя 1996 г. % и т.д.
Действия при решении подзадачи 1):
Выделить диапазон данных А3:С16.
!ЛКМ по кнопке <Мастер диаграмм>.
Активизировать список Нестандартные (диаграммы).
В списке Нестандартные активизировать Тип: График/Гистограмма 2.
Нажать кнопку <Далее>.
Активизировать вкладку Диапазон данных. Проверить, что в поле Диапазон Excel правильно ввел формулу, ссылающуюся на ранее выделенный диапазон А3:С16. Если бы на этом шаге Excel допустил ошибку, то мы его должны были бы подправить вводом соответствующей правильной ссылки с клавиатуры. Кроме этого, следует активизировать переключатель Ряды в столбцах.
Активизировать вкладку Ряд. Проверить, что в полях Ряд, Имя и Значение Excel правильно ввел имена рядов, т.е. 1996 г. Цена и 1996 г. %, а также формулы, ссылающиеся соответственно на ячейки В3, В4 и С3, С4 (в которых записаны имена) и на диапазоны данных В5:В16 и С5:С16 (в которых находятся значения рядов). Если бы на этом шаге Excel допустил ошибку, то мы его подправили бы вводом соответствующих правильных ссылок с клавиатуры или использованием процедуры ПиО_ЛКМ по необходимым диапазонам на рабочем листе (при этом, если диапазоны несмежные, то нужно удерживать клавишу <Ctrl >). Одной из стандартных ошибок Excel является то, что в ряды данных Excel часто помещает также и категории, т.е. значения оси Х. В этом случае мы должны были бы выделить имя ряда категорий в списке Имя и нажать кнопку <Удалить>. Кроме этого, проверить, что в поле Подписи оси Х правильно введена формула, ссылающаяся на диапазон А5:А16. Если бы и здесь Excel допустил ошибку (что нередко случается), то мы его должны были бы подправить соответствующим клавиатурным набором или использованием процедуры ПиО_ЛКМ А5:А16. Отметим, что обсуждаемый пункт является наиболее важным для правильного построения диаграммы.
Нажать кнопку <Далее>.
На вкладке Подписи данных в списке Подписи значений активизировать переключатель Нет (это означает, что около точек графика не выводятся их х- и у-значения). На вкладке Легенда активизировать флажок Добавить легенду, в списке Размещение установить переключатель в позицию Справа.
На вкладке Оси установить флажки Ось Х, Ось У; в списке Вспомогательная ось установить флажок Ось У и не активизировать флажок Ось Х (поскольку в нашем случае имеется два ряда данных – цены и их процентные приросты - с существенно различающимися единицами измерения и масштабными значениями - и только один ряд категорий – с названиями месяцев). На вкладке Линии сетки не активизировать ни одного флажка, поскольку у нас нет необходимости в выводе этих линий на декартову плоскость. На вкладке Заголовки в поле Название диаграммы ввести с клавиатуры Цены и процентные приросты за 1996 г., в поле Ось Х ввести Месяцы, в поле Ось У ввести Цены, в поле Вторая Ось У ввести символ %.
Нажать кнопку <Готово>.
Проиллюстрируем описанные действия несколькими шагами работы Мастера диаграмм:
Рис 7.10. Первый и второй (вкладка Диапазон) шаги работы Мастера диаграмм
Рис. 7.11. Второй (вкладка Ряд) и третий шаги работы
Мастера диаграмм
Окончательный результат решения подзадачи 1) выглядит следующим образом:
Замечание: Каждый элемент построенной диаграммы может быть дополнительно отформатирован после завершения работы Мастера диаграмм. В рассматриваемом случае такое форматирование потребовалось для трех элементов: основной и дополнительной осей У и для области построения диаграммы (т.е. ее центральной части, где изображены графики). На основной оси У Excel ввел числа с точностью до двух знаков после запятой, на дополнительной оси У Excel ввел числа не в процентном, а в общем формате; в области же построения диаграммы Excel использовал принятую по умолчанию серую заливку. Для подправки каждого из перечисленных элементов сначала нужно выделить диаграмму щелчком ЛКМ по ее границе, затем подвести курсор к соответствующему элементу диаграммы (например, к дополнительной оси У) и после того, как Excel зафиксирует правильное позиционирование курсора на выбранном элементе диаграммы соответствующим сообщением (в данном случае это сообщение выглядит так: «Дополнительная ось значений»), нужно исполнить !ПКМ на выбранном элементе и в выпавшем контекстном меню активизировать команду Формат элемента (в данном случае эта команда имеет вид: «Формат оси»). После этого нужно следовать инструкциям, прописанным в окне Формат элемента. Таким образом, основной оси был назначен числовой формат с целым представлением числа, дополнительной оси - процентный формат, а для области построения была выбрана заливка белым цветом. Отметим, что передвигаться по элементам диаграммы после ее выделения проще всего с помощью клавиатурных стрелок.
Выполняемые действия при решении подзадач 2) и 3) аналогичны предыдущим, только предварительно нужно выделить несмежные диапазоны А3:В16, F3:F16 и J3:J16, в которых содержится информация о ценах за три года (подзадача 2)), и диапазоны А3: А16, С3:С16, G3:G16 и К3:К16, в которых содержится информация о процентных приростах цен за три года (подзадача 3)). Построенные по этим исходным данным диаграммы приведены ниже.
