Коммуникации с персоналом

Эффективные информационные связи со служащими ведут к более высокой производительности труда и удовлетворенности работой, лучшему достижению целей организации, более со­вершенным отношениям с потребителями, инвесторами и др. В свою очередь, эффективность информационных связей опре­деляется хорошим организационным климатом. Задача спе­циалистов ПР - лучше информировать работников о делах своей организации и помогать им доводить свои мнения до руководства.

Исследования, ведущиеся 50 лет, показали, что организаци­онный климат и культуру формирует весь коллектив. Организа­ционный климат - это относительно долговременное психоло­гическое состояние внутренней среды, которое:

а) испытывают все члены коллектива;

б) влияет на их поведение;

в) выражается в ценностях или характеристиках организации. По существу организационный климат состоит из субъективных представлений о политике, лидерстве, ценностях, нормах и пра­вилах. Иногда о нем говорят как о способе жизнедеятельности организации. Исследованиями установлены связи между психо­логическим климатом, мотивами, творческими способностями и результатами труда. Идеальный климат характеризуется откры­тостью, доверием, искренностью, чувством локтя, ощущением безопасности, высокой требовательностью и активностью людей в делах организации. Только на основе доверия может возникать подлинное общение. Создать хороший климат невозможно без серьезных вложений в человеческие и. финансовые ресурсы. За климат и организацию всю полноту ответственности несут руководители. Во многих компаниях на смену сильным, авторитарным руководителям приходят сторонники демократических методов работы. В связи с этим меняется и психологический климат.

Главная задача специалистов ПР здесь - показать, что организация делает для служащих в плане качества жизни, участия в управлении.

Работа со служащими должна строиться на основе двусторон­ней партнерской коммуникации. Служащие должны быть хорошо информированы и иметь возможность высказывать свои мнения по организационным вопросам.

Узкое место корпоративной коммуникации - это середина иерархической лестницы. У менеджеров среднего и нижнего уровня подчас нет четких критериев коммуникационной политики. В связи с этим специалистам ПР надо убедить высшее руководство в том, что необходимо иметь коммуникационную политику аналогично финансовой, кадровой, рыночной и др. Если ее нет, то в организации будут распространяться слухи и дезинформация.

Коммуникативная политика должна иметь целевую ориентацию. Ее успех определяется стремлением руководства к:

- ознакомлению служащих с целями, задачами и планами организации;

- информированию о проблемах, действиях и результатах;

- поощрению служащих на основе опыта, мыслей, интересов;

- консультациям со служащими по поводу отрицательных, острых или противоречивых вопросов;

- стимулированию постоянного, честного, ориентированного на решение трудовых проблем двустороннего общения менеджеров с подчиненными;

- оперативному быстрому информированию о наиболее важных делах и решениях;

- установлению духа творчества и новаторства. Содержанием этой политики являются экономические и социальные проблемы, управление и корпоративная культура. Создание такой коммуникативной политики является залогом формирования здорового и постоянно совершенствующегося климата в организации. Решающим фактором в организационном процессе являются эффективные коммуникации со служащими. Между прибылью и коммуникацией наблюдается прямая связь. Хорошая коммуникация - это кроветворная сила. Если люди знают и чувствуют себя частью процесса, тогда они работают лучше, а число проблем уменьшается.

Служащие ранее рассматривались как одна из групп общественности. Сегодня к этому добавилось то, что они выступают в роли посредника, через которого общественность получает информацию об организации и формирует свое отношение к ней. Хорошее отношение возникает при передаче информации от служащих другим людям. Д. Гэллап в одном из опросов установил, что каждый работник оказывает влияние в среднем на 50 человек. Покупатель, знающий лично кого-то из служащих, лучше относится к этой фирме.

Специалисты ПР налаживают связи со служащими с помощью разнообразных средств: собраний и совещаний, писем и статей а газетах, бюллетеней, выставок, ежегодных докладов, рекламы, книг, фильмов, опросов, внутреннего телевидения и др.

С 70-х годов многое изменилось в коммуникационной практике. Возросли требования работников к содержанию труда. Потребители требуют больше информации о товаре. Возросло регулирование со стороны государства. Как следствие, органи­зации стали более чувствительны к социальной среде (своим служащим, потребителям, административным и политическим деятелям).

Возникла необходимость создать коммуникационную систему, важнейшими чертами которой стали:

1. Коммуникации - часть системы управления.

2. Проведение исследований как основа ее совершенствования.

3. Коммуникационная стратегия - это специально планируемая и проводимая работа по воспитанию служащих, формированию общего менталитета и культуры.

4. Система коммуникации управляется, как любая другая система в организации. Она должна иметь свои планы, кадры, отчетность и обучение.

У специалистов ПР в этой системе следующие функции:

1. Оказание помощи коллективу в знании и понимании целей организации.

2. Разъяснение общей политики руководства и его работы с персоналом.

3. Удовлетворение потребностей служащих в информации.

4. Обеспечение и стимулирование двусторонней коммуника­ции.

5. Формирование положительной мотивации персонала к организации и качественной работе.

6. Воспитание служащих как представителей (носителей) имиджа организации для общественности.

Коммуникационная работа требует серьезных затрат. Эконо­мия на ней может вести к несоизмеримым потерям из-за неясного имиджа организации, негативного психологического климата, Недостатка во взаимном уважении и доверии между служащими и руководством.

Иногда руководство пытается только "продавать" свою линию служащим, не проявляя интереса к их позиции. Такая односто­ронняя коммуникация неэффективна.

Бывает и так, что работники не проявляют инициативы, опасаясь репрессий.

Внутренняя газета как средство корпоративного PR: структура, содержание, значение

Информация об организации включает сведения о новой технике или модернизации старой, новых рабочих местах, доходах и нормах оплаты, важных деловых встречах, назначениях, решениях руководства и др.

Темы информации о служащих касаются продвижений по службе и отставок новых работниках, наград, достижений в образовании, клубов, ассоциациях и др.

Информация о внешней среде касается событий, «вторые влияют на организацию или ев людей. Она берется из СМИ и касается бизнеса, торговли, профсоюзов, конкурентов и т. д.

Информация "из личной жизни" включает в себя хобби, свадьбы, спортивные увлечения, социальные достижения.

Публикуется и другая информация о различных событиях прошлого и настоящего, планирующихся мероприятиях - а общем, все, что может интересовать людей. Конечно, здесь следует соблюдать меру и не увлекаться одной информацией в ущерб другой. Есть несколько общих критериев для оценки значимости информации: своевременность, действенность (воздействие на людей), значимость (достойна ли внимания), интересна ли для читателей. Большинство публикаций о внутренней жизни организации двух типов - это новые известия и интересные события. Оптимальное соотношение между ними может быть установлено с помощью обратной связи. Газета организации не должна копировать массовые газеты. Ей следует быть "только для нас". Кроме газеты организация может издавать еще несколько видов публикаций:

1. Ориентирующая литература с целью ознакомления новых членов с цепями и задачами организации.

2. Справочная литература.

3. Публикации по специальным вопросам.

Полезно и недорого печатать информационные листки. В ассортимент внутренних публикаций входят буклеты, справочники, бюллетени, доклады, объявления.