Сводные данные

Довольно часто требуется получить сводную информацию о данных в списке, например, общую сумму выручки. Сводная таблица является специальным типом таблицы, которая суммирует инфор­мацию из конкретных полей списка. Для создания сводных таблиц в Excel предусмотрен Мастер сводные таблиц, который позволяет за­дать нужные поля, организацию таблиц (ее макет) и тип выполняе­мых вычислений. После создания таблицы можно изменить ориен­тацию таблицы, превращая столбцы в строки и наоборот. Это позволяет без особых усилий получать различные представления дачных.

При изменении исходных данных сводная таблица не пере­считывается и ее необходимо обновить, выполнив меню Данные команду Обновить данные.

Создание сводной таблицы.

1. Выделите одну ячейку в списке. Выполните меню Данные команду Сводная таблица.

2. Оставьте флажок В списка или базе данных Microsoft Excel установленным и щелкните кнопку Далее. Откроется второе окно Мастера сводных таблиц, предлагающее задать диапазон, за­нимаемый исходными данными.

3. Если в этом окне правильно задан диапазон исходных дан­ных, то щелкните кнопку Далее. В противном случае выделите весь список с исходными данными в рабочем листе.

4. Мастер сводных таблиц выведет следующее диалоговое окно:

В этом окне перетащите требуемые заголовки полей, нахо­дящиеся справа, в область Столбец и а область Строка. Так как мастер сводных таблиц применяет функцию СУММ к числовым зна­чениям в области данных, и функцию СЧЕТ для нечисловых значений, то в область Данные перетащите поля, значения которых должны суммироваться.

Чтобы использовать Другую итоговую функцию, дважды щелкните по заголовку поля после его перетаскивания в область Данные и затем в появившемся диалоговом окне выберите в списке необходимую функцию.

5. Щелкните кнопку Далее.

6. В следующем диалоговом окне необходимо указать ячейку расположения сводной таблицы. Для этого достаточно щелкнуть мышью в той ячейке рабочего листа, куда надо поместить левый верхний угол сводной таблицы (либо введите имя ячейки или ссыл­ку на нее).

7. Введите название для сводной таблицы и щелкните кнопку Готово.

Редактирование сводной таблицы

Если изменяются значения полей описка, т.е. источника дан­ных, то чтобы обновить или пересчитать сводную таблицу, выпол­ните меню Данные команду Обновить данные.

Для изменения числового формата данных сводной таблицы выполните следующие действия:

1. Выделите требуемые ячейки поля данных.

2. Выполните меню Данные команду Поле сводной табли­цы

3. В появившемся диалоговом окне щелкните кнопку Форматы и выберите нужный формат, затем два раза подряд нажмите ОК.

Для изменения расположения полей перетащите требуемую кнопку заголовка поля из оси столбцов в область строк м наоборот.

Чтобы более внимательно просмотреть информацию в полях сводной таблицы, следует переместить эти поля на ось страниц. Для этого необходимо:

•перетащить заголовок поля выше верхнего левого угла сводной таблицы. При перетаскивании указатель мыши изменится на три небольшие странички.

•появится кнопка с раскрывающимся списком. Чтобы увидеть другой элемент этого поля, выберите его в раскрывающемся списке этого поля.

•выбор из раскрывающегося списка элемента (Все) позволит вывести на экран итоговые значения для каждого поля на оси стра­ниц.

Чтобы добавить новые поля в сводную таблицу или удалить существующие:

1. Выделите любую ячейку в таблице.

2. Выполните меню Данные команду Сводная таблица.

3. Для добавления нового поля просто перетащите его заго­ловок в соответствующую область таблицы, а для удаления поля перетащите его за пределы макета таблицы.

Мастер сводных таблиц сортирует элементы по возрастанию. Чтобы отсортировать элементы поля по убыванию, выделите тре­буемый элемент и выполните меню Данные команду Сортировка.

Мастер сводных таблиц автоматически группирует элементы внутреннего поля для каждого заголовка внешнего поля и, если требуется, создает промежуточные итоги для каждой группы эле­ментов внутреннего поля. Если потребуется другая группировка, то выполните ее через меню Данные команду Структура.