Создание пользовательского порядка сортировки

Если нужно отсортировать некоторое множество названий в определенном неалфавитном порядке, то можно задать пользова­тельский порядок сортировки. Для этого необходимо:

1.Выполнись меню Сервис команду Параметры.

2.Щелкнуть вкладку Списки и в списке с названием Списки выбрать НОВЫЙ СПИСОК.

3 В секции Элементы списка ввести элементы списка в том порядке, который будет использоваться при сортировке, помещая

каждый элемент на новой строке или отделяя их друг от друга запя­тыми.

4. Щелкнуть кнопку ОК.

Чтобы при сортировке использовать пользовательский спи­сок, выполнить меню Данные команду Сортировка, щелкнуть кноп­ку Параметры, а затем раскройте список поля Порядок сортиров­ки по первому ключу и выберите нужный список.

Использование фильтров для анализа списков

Отфильтровать список - значит скрыть все строки за исклю­чением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Excel предоставляет две команды: Автофильтр - для простых ус­ловий отбора и Расширенный фильтр - для более сложных крите­риев.

Команда Автофильтр

Для использования команды Автофильтр необходимо:

1. Выделить любую ячейку в списке.

2. Выбрать из меню Данные подменю Фильтр команду Ав­тофильтр.

3. Ехсеl выведет кнопки со стрелками (кнопки автофильтра) рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок по кнопке со стрелкой рядом с заголовком столбца раскрывает список значений, которые можно использовать для задания условий отбора строк. Если вы­брать из списка (Условие...), то выведется диалоговое окно сле­дующего вида:

Пользователь может задать одно или два условия отбора в этом диалоговом окне и выбрать любой из операторов сравнения из раскрывающихся списков в левой части. При этом можно использо­вать для наложения условий отбора данных переключатели: И ли­бо ИЛИ.

• "И" соответствует отбору при выполнении обоих условий

• "ИЛИ" соответствует отбору при выполнении любого из двух условий.

Excel скрывает все строки, которые не удовлетворяют усло­виям отбора.

Удаление автофильтра

Чтобы удалить автофильтр для конкретного столбца, рас­кройте соответствующий список автофильтра и выберите в нем (Все). Чтобы удалить все примененные автофильтры, выполните меню Данные команду Фильтр и затем Показать все. Для удале­ния всех автофильтров и их кнопок выполните меню Данные ко­манду Фильтр выберите команду Автофильтр.

Расширенный фильтр

Если нужно отобранные строки скопировать в другую часть рабочего листа или в другой лист, то рекомендуется использовать команду Расширенный фильтр. В отличие от команды Авто­фильтр она позволяет задать три или больше условия для кон­кретного столбца с использованием логического оператора ИЛИ, а также задать условия с этим логическим оператором для несколь­ких столбцов. Можно задать также вычисляемые условия.

Применение команды Расширенный фильтр предполагает следующие действия:

1. Вставьте несколько пустых строк в верхней части рабочего листа, освободив место для диапазона критерия условий отбора. Диапазон критерия должен содержать по крайней мере две строки.

2. В первую строку скопируйте заголовки столбцов из списка для обеспечения точности. Во вторую и последующие строки введи­те условия отбора. Например,

>=50000 ниже соответствующего этому условию заголовка или

=C8-D8<18*365,

или задать текстовое условие, чтобы найти строки, содержащие только фамилию Попов

=Попов

В диапазоне условий можно ввести любое количество усло­вий. Excel интерпретирует их в соответствии со следующими прави­лами:

• условия на одной строке считаются соединенными логическим оператором И;

• условия на разных строках считаются соединенными логическим оператором ИЛИ.

3. Выделите весь список, чтобы указать исходный диапазон.

4. Выполните меню Данные команду Фильтр и выберите Расширенный фильтр. Появится следующее диалоговое окно:

5. Щелкните мышью в поле с названием Диапазон критери­ев и выделите область с созданным диапазоном критериев.

6. Установите флажок в поле Скопировать результат в дру­гое место, чтобы отобранные строки вывелись в требуемом месте.

7. Щелкните в поле Поместить результат в диапазон и для задания этого диапазона просто щелкните на пустой ячейке.

8. Щелкните кнопку ОК.