Консолидация данных.

Консолидация позволяет суммировать данные самыми раз­личными способами. Предположим, что необходимо подсчитать общую сумму продаж по кварталам, но при этом поместить все суммы не на том же, а на отдельном листе и связать суммы с ис­ходными данными, чтобы всякое изменение в книге автоматически вызывало изменение общих сумм.

Чтобы консолидировать данные более чем из одного листа, данные всех источников должны быть одинаково размещены на своих листах. Более того. во всех этих столбцах должны быть одни и те же имена, упорядоченные тем же самым образом.

Для консолидации данных выполните следующие действия:

1. Щелкните на ярлычке того листа, куда следует поместить все суммы, чтобы этот лист отобразился на экране.

2. Выделите ячейку А2 и выберите в меню Данные команду Консолидация. На экран выведется следующее диалоговое окно:

3. Перейдите на рабочий лист с диапазоном ячеек, общую сумму которых необходимо подсчитать, и выделите их. Тогда в поле Ссылка диалогового окна появится абсолютная ссылка на выде­ленный диапазон. Если вводится несколько ссылок, то после ввода очередной ссылки щелкните на кнопке Добавить, чтобы ввести ее в список диапазонов.

4. Если в поле Функция не появилась требуемая функция, то выберите ее в раскрывающемся списке.

5. Если необходимо использовать заголовки и наименования левого столбца, то установите флажки в поле с названием Исполь­зовать в качестве имен.

6. Установите флажок в поле Создать связи с исходными данными, чтобы связать общие суммы с исходными данными.

7. Щелкните на кнопке ОК.

Excel организует структуру документа, скрывающую механиз­мы связи между общими суммами и исходными данными. Для рас­крытия скрытой информации щелкните на кнопке со знаком + слева от номеров строк. Чтобы вновь скрыть исходные данные и оставить только консолидированные, щелкните на кнопке с цифрой 1.

Трассировка зависимостей ячеек.

Чтобы понять, как связаны в листе формулы и значения, сле­дует воспользоваться трассировщиком ячеек. Трассировщики ячеек можно также использовать для поиска источника досадных ошибок, которые случайно, но постоянно появляются в рабочих листах.

Трассировка зависимых ячеек.

Зависимые ячейки - это ячейки, которые используют значе­ние в выделенной ячейке. Ячейка, которая имеет зависимые ячейки, может содержать формулу или константу. Чтобы выяснить, какие ячейки содержат формулы, использующие значение какой-то ячей­ки, необходимо:

1. Щелкнуть мышью на интересующей ячейке.

2. Выполнить меню Сервис, команда Зависимости и вы­брать Зависимые ячейки. Появятся стрелки трассировки от выде­ленной ячейки к ячейкам, содержащим формулы, в которых есть ссылка на эту ячейку.

Трассировка влияющих ячеек.

Влияющие ячейки - это ячейки, значения которых использу­ются формулой в выделенной ячейке. Влияющие ячейки всегда со­держат формулу. Чтобы выяснить, на какие ячейки ссылается ка­кая-то формула, необходимо:

1. Щелкнуть мышью на ячейке с формулой.

2. Выполнить меню Сервис команду Зависимости и выбрать влияющие ячейки. Появится стрелка с точками во влияющих ячей­ках, на которые ссылается эта формула. Чтобы продолжить трасси­ровку, выполните эту команду еще раз.