Быстрое форматирование с помощью команды Авто­формат

1. Выделите диапазон ячеек для форматирования.

2. Выполните меню Формат команду Автоформат.

3. Выберите один из встроенных форматов из списка в поя­вившемся диалоговом окне. В поле Образец появляется вид выби­раемого формата.

4. Для изменения элементов форматирования выбранного формата щелкните на кнопке Параметры и в области Изменить отметьте элементы таблицы, подлежащие изменению.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Структурирование рабочих листов.

Структурирование рабочего листа имеет два достоинства. Во-первых, структурированный рабочий лист легче реорганизовать, во-вторых, в нем можно легко выделить только те ячейки, которые находятся на одном иерархическом уровне. Без структурирования придется скрывать каждую группу столбцов и строк вручную, а в структурированном рабочем листе можно сжать структуру докумен­та для мгновенного изменения уровня детализации. Таким образом, из одной таблицы можно получить несколько отчетных документов. а затем их распечатать.

Создание структуры.

1. Выделите диапазоны ячеек в таблице, которые необходи­мо скрыть, чтобы получить новый документ.

2. Выполните меню Данные команду Группа и Структура и выберите Группировать.

Если выделялись столбцы, то над заголовками столбцов поя­вятся слева кнопки с номерами 1, 2, 3, ..., а правее появятся планки уровней, которые заканчиваются кнопками со знаками "минус". Если выделялись строки, то аналогичные кнопки с планками уровней появятся и в левой части листа. Каждая планка уровня отмечает диапазон ячеек, находящихся на одном уровне структуры. Кнопки с номером 1 и со знаком "минус" - это символы Скрыть детали. Что­бы скрыть уровень для структуры, щелкните по кнопке с номером 1 или по соответствующей кнопке со знаком "минус". Эта кнопка ста­нет со знаком "плюс" и станет символом Показать детали. К этому символу относится и кнопка с номером 2, которая предназначена для вывода на экран скрытых деталей.

Нельзя сгруппировать несмежные выделения. В этом случае следует создать еще одну структуру. Excel позволяет ис­пользовать до восьми уровней столбцов и строк.

Удаление структуры

Для удаления структуры выполните меню Данные команду Группа и Структура, а затем Удалить структуру.

Можно также из структуры удалить уровни каких-то столбцов или строк, разгруппировав все уровни структуры до наибольшего уровня, используя команду Разгруппировать меню Данные коман­ды Группа и Структура.

Работа со списками

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью элек­тронных таблиц, является ведение списков. Excel имеет самый бо­гатый набор средств для работы со списками, что позволяет легко создавать, вести и анализировать такого рода информацию.

Списки - это те же таблицы, но ведение списков требует со­блюдения следующих правил:

• Нельзя включать в список пустые строки и столбцы.

• Для заголовков столбцов использовать одну строку в шапке.

• Каждый столбец должен содержать информацию одного ти­па. Например, в списке сотрудников отвести один столбец для фамилии, второй для имени, третий для отчества и т.д.

Сортировка списков.

Можно сортировать строки или столбцы в возрастающем или убывающем порядке, с учетом или без учета регистра букв. При сортировке строк изменяется порядок расположения строк в списке, а порядок столбцов остается прежним. При сортировке столбцов соответственно изменяется порядок расположения столбцов.

Для выполнения сортировки списка необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить в списке какую-нибудь одну ячейку.

2. .Выполнить меню Данные команду Сортировка.

3. В появившемся диалоговом окне сортировки в поле с рас­крывающимся списком Сортировать по выбрать заголовок столб­ца, по которому нужно отсортировать список. Для сортировки списка по возрастанию установить флажок в поле с названием по возрас­танию, а для сортировки списка в обратном порядке установить флажок в поле по убыванию.

4. Если сортировка выполняется по одному заголовку столб­ца, щелкнуть кнопку ОК. Если же необходимо отсортировать список по двум столбцам, т.е. внутри каждой группы, то из раскрывающего­ся списка. Затем по выбрать второй заголовок и указать порядок сортировки, а для сортировки по третьему столбцу из раскрываю­щегося списка В последнюю очередь по выбрать заголовок третьего столбца и порядок сортировки. Щелкнуть кнопку ОК.