4.5. Отпуск товаров со склада по письменным и телефонным заказам.

На оптовой базе применяется метод отпуска товаров по письменным и телефонным требованиям заказам. Этот метод удобен тем, что он экономит время покупателей на поездки за товарами, способствует созданию благоприятных условий для работы на складах по подготовке и отгрузке товаров. Письменные заказы могут быть двоякого рода: разовые на получение одной партии товаров, и длительные, рассчитанные на доставку товаров в течение определенного срока (недели, месяца) , с отгрузкой товаров через определенные отрезки времени.

Применение этого метода продажи требует четко налаженной работы по организации, приему и выполнению заказов. Прежде всего, выписка заказа производится на разработанных базой специальных стандартных бланках, которые рассылаются постоянной клиентуре. В них предусматриваются необходимые для работы реквизиты: точное наименование заказчика, его адрес, условия и сроки доставки товаров, наименование заказанных товаров, количество, цена и возможная заменимость товара, номер расчетного счета заказчика.

Важнейшим условием этого метода является организация учета письменных товаров и строгий контроль их исполнения. Поступающие на базу заявки регистрируются, сверяются с договорами, а затем, после распоряжения об отпуске, выписываются соответствующие документы (товарно-транспортные накладные и счет - фактуры) , которые посылаются на склад для отгрузки товаров.

Прием по телефону оптовая база применяет практически при обслуживании всех клиентов. Данный вид коммуникации удобен тем, что покупатель, заказывая товары, имеет возможность выяснить их наличие на базе, договориться о замене отсутствующих товаров другими, сроках доставки, тому подобное. Работники базы, принимающие заказы по телефону, дают заказчику справку о наличии товаров, качестве и поступлении новых товаров. При приемке заказа по телефону ответственный исполнитель заполняет все необходимые документы.

В соответствии с договорными обязательствами оптовая база выполняет заказы либо в порядке централизованной доставки их на склад покупателя своими средствами. База может отпускать товары со своих складов представителю торговой организации при вывозке их своим транспортом.

4.6. Продажа товаров через менеджера, имеющего разъездной характер работы.

Помимо непосредственного отпуска товаров со складов в счет выполнения договорных обязательств, оптовая база практикует реализацию товаров через менеджера, имеющего разъездной характер работы, которые направляется в организации и предприятия общественного питания и на месте принимает заказы на завоз товаров в магазины. Заказы в основном принимаются на товары достаточных групп номенклатуры базы. Задача разъездного менеджера заключается в обеспечении подсортировки недостающих товаров в торговых точках всех систем, изучение спроса и конъюнктуры торговли в районе деятельности.

Перед выездом в любой регион менеджер снабжается образцами товаров, каталогами и альбомами, по которым принимаются заказы.

Функции менеджера в основном сводятся к следующему:

- систематическое изучение спроса торговых точек на товары номенклатуры базы;

- регулярное посещение розничных торговых предприятий и организаций общественного питания;

- прием от торговых организаций и предприятий заказов на завоз недостающих товаров, имеющихся на складах базы, и срочная отправка их на базу для исполнения;

- контроль за отгрузкой товаров оптовой базой в розничные торговые предприятия и организации общественного питания по ранее принятым заказам;

- наблюдение за состоянием торговли в обслуживаемом регионе, полнотой ассортимента и наличием товарных запасов в торговой точке;

- оказание помощи работникам розничной торговой точке в улучшении организации торговли;

- консультация практических работников торговой точки о свойствах, назначении и качестве товаров, об улучшении выкладки, показа и хранения товарных позиций, о внедрении прогрессивных методов продажи товаров, об организации рекламы;

- оказание помощи торговым организациям и предприятиям общественного питания в реализации излишне скопившихся у них товаров;

- внесение предложений торговым организациям об улучшении торгового обслуживания населения.

Постоянная работа менеджера в одних и тех же розничных торговых организациях помогает лучше изучить специфику региона, состояние точек, спрос клиента торговых точек и установить деловой контакт с владельцами торговой точки. Они проводят в закрепленных за ними розничных торговых организациях и предприятиях несколько дней в месяц.

Остальное время менеджер работает на базе, где знакомится с поступлением товаров, контролируют, как выполняют на базе принятые ими заказы.

Оптовая база планирует работу и деятельность менеджера. Деятельность менеджера складывается из следующих этапов:

а) подготовительная работа к выезду в розничные торговые организации и предприятия общественного питания,

б) организаторская работа в торговой сети, в) работа на оптовой базе.

Подготовительная работа заключается в том, что он в соответствии с утвержденным планом и графиком выезда уточняет в оперативных отделах базы состояние поставки товаров в те организации, куда намечается выезд, знакомится с наличием ассортимента товаров, имеющихся на складах, отбирает образцы выделенных для реализации товаров, берет каталоги, фотографии, рекламные плакаты.

Для выполнения коммерческих операций на местах оптовая база выдает менеджеру доверенность.

По возвращению на базу менеджер передает в оперативные отделы для исполнения имеющиеся у него на руках принятые заказы на отгрузку товаров, информирует руководство базы о состоянии торговли в районе его деятельности, проверяет выполнение ранее принятых заказов и дает рекомендации о мерах воздействия на розничную торговлю предприятия по улучшению организации торговли.