Объединение нескольких работ в одну (горизонтальное сжатие)

В качестве примера применения этого приема рассмотрим процесс выдачи кредита кредитным подразделением крупной компании (рис. 14). На рисунке кружочками обозначены торговые агенты компании, которые ищут покупателей производимой продукции. Когда они их находят и приходят к соглашению о номенклатуре и объемах закупаемой продукции, они обращаются в кредитное подразделение с просьбой выдать кредит под закупку. Процесс выдачи кредита включает 5 этапов, показанных на рисунке. Вместе с тем руководство кредитного подразделения постоянно получало жалобы агентов на слишком длительное ожидание выдачи кредитов. В среднем оно составляло 6 дней. Попытки ускорения процесса за счет внесения корректив в процедуру ни к чему не привели. Когда руководство измерило «чистое время» прохождения заявки на кредит, оно оказалось равным полутора часам. И тогда руководство приняло решение кардинальным образом изменить систему выдачи кредитов. Выдача кредита стала осуществляться с начала до конца одним работником. Его назвали «ситуационный работник». Разумеется для того, чтобы это стало возможным, была проделана большая подготовительная работа. Были разработаны специальные компьютерные программы, помогающие ситуационному работнику проверять платежеспособность клиента, определять процентные ставки, готовит тексты договоров. Было проведено обучение работников кредитного и коммерческого отделов, которые и стали теперь «ситуационными работниками». Каков же результат этих преобразований? Он оказался феноменальным!

Время выдачи кредита сократилось с 6 дней до 4 часов! А количество сделок увеличилось в 100 раз! Вот какие резервы можно вскрыть с помощью «горизонтального сжатия. Не всегда целесообразно выполнение всех работ поручать одному человеку. Тогда организуется ситуационная команда, т. е. группа работников из разных подразделений, которые вместе выполняют всю работу. Как показала практика, процесс выполнения работы в среднем сокращается в 10 раз!

В результате применения приема «горизонтальное сжатие» в целом происходит следующее:

0. значительно сокращается время выполнения процесса

1. увеличивается количество клиентов

2. уменьшаются накладные расходы

3. улучшается контроль

Более рациональное выполнение этапов процесса

Как известно из курса «организация производства» существует последовательное, параллельное и последовательно-параллельное выполнение работ. Для ускорения процесса производства нужно стремиться максимально использовать возможность распараллелить последовательные процессы. Собственно в этом и заключается рассматриваемый прием. На рис. 15 показан процесс выполнения заказа по установке некоего оборудования (например системы охраны офиса). В верхней части рисунка приведен последовательный процесс выполнения заказа. А в нижней, на основе анализа возможности выполнения части первой работы параллельно, – параллельно последовательный. Такой подход позволяет получить следующие результаты:

0. некоторые работы выполняются параллельно, благодаря чему сокращается общее время протекания процесса

1. сокращение времени от начала до завершения процесса уменьшает вероятность возникновения изменений (по требованию заказчика, из-за влияния внешних факторов и т. п.)