Получение необходимой информации

Получение информации происходит из источников и способами, адекватными избранным методам проведения исследования системы управления.

Редактирование исходных данных

Редактирование полученных сведений заключается в следующем:

• уточнение полноты данных

• проверка ясности записей

• исключение ошибок

При этом может потребоваться дублирование части полученных сведений из других источников.

Обработка данных (построение таблиц, графиков, схем, описаний)

На стадии обработки данных необходимо стремиться так сгруппировать, классифицировать, систематизировать данные, чтобы это облегчило их последующий анализ, помогло установить взаимосвязи между полученными сведениями и в конечном счете найти те факторы, которые являются причинами неудовлетворительного положения.

Наиболее типичные группировки:

• по событиям

• по времени

• по месту

• по работникам (возрасту, полу, образованию, стажу, заработку, семейному положению и т. п.)

• по продукции и материалам (количество, тип, стоимость, размеры, технические характеристики и т. п.)

• по ресурсам, затратам, доходам, процессам и процедурам и т. п.

Во многих случаях систематизация по одному критерию оказывается недостаточной, в связи с чем необходимо группировать данные по нескольким критериям.

Очень важно обеспечить наглядность представляемых сведений, для чего формы таблиц, схем, диаграмм и рисунков должны быть тщательно продуманы.

Графическое и табличное представление данных и их анализ

На сегодняшний день накоплен огромный багаж инструментов менеджмента, позволяющих представить соответствующие данные в наглядном и помогающем провести необходимый анализ виде. Это матрицы SWOT – анализа, BCG, McKinsey/GE, организационные структуры, диаграмма Исикавы, сетевые графики и многие-многие другие.

При проведении исследования системы управления организации важное значение имеет анализ функций и полномочий, процессов и процедур. Для этого на практике наиболее часто используются следующие виды таблиц и графиков.

1. Матрица распределения функций (организационных проекций).

Она позволяет убедиться в том, что все основные функции закреплены за конкретными подразделениями. Выявить подразделения со слишком большим количеством функций. Определить функции, распределенные между большим количеством подразделений (см. табл. 22).

2. План-график выполнения управленческих работ

Позволяет увидеть загрузку каждого сотрудника в течение календарного года, оценить целесообразность распределения обязанностей в рабочей группе (см. табл. 23).

Таблица 22

Матрица распределения функций (организационных проекций) (фрагмент)

Подразделения

Функции

Бухгалтерский учет

Управление персоналом

Анализ хозяйственной деятельности

Разработка технической документации

Технологическая подготовка производства

Обеспечение материалами и комплектующими

Технический надзор за механизмами

Ремонтное и транспортное обслуживание

Обслуживание лифтов

Оперативное планирование

Побготовка тендерной и договорной документации

Подготовка проектно-сметной документации

Производственно-технический отдел

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Отдел главного механика

Х

Х

Х

Отдел материально-технического обеспечения

Х

Планово-экономический отдел

Х

Х

Отдел кадров

Х

Бухгалтерия

Х

Х

Проихводственные участки

Х

Участок по обслуживанию ОДС

Х

Таблица 23

План-график выполнения управленческих работ (фрагмент)

№ пп	Наименование управленческой работы	Месяцы
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	Составление плана повышения квалификации											20	15
2	Составление отчета об итогах аттестации	5	10

3. Схема распределения полномочий

Позволяет оценить целесообразность распределения полномочий по уровням управления (см. табл. 24)

Таблица 24

Схема распределения полномочий по принятию решений

(фрагмент)

№ пп	Область принятия решений	Руководи-тель отделения	Штабной управля-ющий	Президент	Совет директоров
1	Персонал		Управля-ющий по кадрам
1.1	Наем персонала, с оплатой в м-ц	до 50 тыс. руб.	до 100 тыс. руб.	до 150 тыс. руб.	св. 150 тыс. руб.
1.2.	Предоставление дополнительных отпусков, продолжит.	до 10 дней	до 15 дней	св. 15 дней	-
2.	Капитальные расходы и обязательства по инвестициям
2.1.	Капитальные расходы, не предусмотренные бюджетом	до 50 тыс. руб.	-	до 150 тыс. руб.	св. 150 тыс. руб.
2.2.	Продажа недвижимости	до 150 тыс. руб.	-	до 3 млн. руб.	св. 3 млн. руб.

4. Табличное представление бизнес-процесса

Позволяет получить наглядное представление об основных этапах процесса, участниках и используемых документах (см. табл. 25).

Таблица 25

Процесс привлечения и отбора персонала (Ответственный - менеджер по персоналу)

№	Операция	Участники	Документы
1	Размещение информации о вакансии в СМИ, учебных заведениях, в рекрутинговых компаниях.	Менеджер по персоналу, руководители подразделений, сотрудники СМИ (кроме интернет), учебных заведений, рекрутинговых компаний.	Заявки, текст объявления.
2	Прием и обработка резюме (телефонных звонков)	Менеджер по персоналу	Резюме.
3	1-е собеседование	Менеджер по персоналу, кандидат.	Анкета, резюме.
4	Проверка рекомендаций на предыдущих местах работы.	Менеджер по персоналу, сотрудник службы экономической безопасности.	Рекомендации.
5	2-е собеседование	Менеджер по персоналу, руководитель подразделения, кандидат.	Анкета, заключение отдела персонала, рекомендации.
6	3- собеседование (обсуждение условий работы, оплаты и т.д.)	Менеджер по персоналу, руководитель подразделения, сотрудник службы экономической безопасности, кандидат. Генеральный директор (в случае необходимости)	Документы этапа №5.
7	Приглашение на работу	Обсуждение сроков выхода на работу.	Трудовой договор

5. Блок-схема

Широко используется при описании алгоритмов и процедур. Позволяет изобразить переходы от одной операции к другой в зависимости от выполнения некоторых условий (см. рис. 12)

6. Оперограмма (органиграмма)

Позволяет увидеть последовательные этапы (операции) выполнения работы с указанием исполнителей. Может предусматривать дополнительную графу для определения более рациональной процедуры за счет исключения дублирующих операций, сокращения количества согласований и контроля (см. рис. 13).

Оценка и анализ данных (выявление недостатков, определение причин)

Оценка полученных данных предусматривает сравнение фактического состояния исследуемой проблемной области с желаемым, определенным на этапе определения требований к объекту (предмету) исследования.

При проведении анализа следует стремиться установить наличие специфической взаимосвязи между различными факторами и событиями, описываемыми полученными данными, и, если эта связь существует, определить ее характер

В процессе анализа целесообразно задаваться следующими вопросами:

• необходима ли вообще выполняемая работа (функция), нацелена ли она на получение конкретного результата?

• не является ли выполняемая работа этапом, который целесообразно объединить с другой работой, также являющейся этапом?

• насколько рационально распределены функции (работы) между подразделениями и сотрудниками?

• не слишком ли велико количество этапов согласований и контроля?

• не является ли фактическая организационная структура отличной от формальной?

• не слишком ли много полномочий сосредоточено на высших уровнях управления?

• каковы причины обнаруженных недостатков в функционировании исследуемой проблемной области

• и так далее.