3.3. Уведомления и объявления (Notifications and Announcements)

Письмом-уведомлением вы информируете получателя о чем-либо, например, о том, что:

a) товар готов к отгрузке;

б) вы выполнили заказ;

в) ваш представитель приезжает 17 апреля для участия в испытаниях и т.д.

Письмо-объявление уместно в том случае, если:

a) меняется название вашей компании;

б) вы переезжаете в другое место и, соответственно, меняется адрес вашей компании;

в) руководителем отдела назначается другое лицо и т.д.

Letter reading practice

Exercise 1.Read the following sample letters of notification and announcement. Write out all the new words and learn them. Translate the letters.

Letter 1. Notification of readiness of goods for shipment

Dear Sirs We wish to inform youthat the goods you ordered under Contract No. 347/SL are ready for shipment. Enclosed you will find our pro forma invoice. We would be very pleased to be of service to you again. Yours faithfully

Letter 2. Notification of shipment

Dear Sirs We wish to inform youthat your order No. 315 dated 29 August 20... has been shipped today. The goods were shipped by truck through Collins Forwarding Agency F.O.B. Glasgow. We hope you will be satisfied with the goods and we look forward to more orders from you. Yours faithfully

Letter 3. Notification of Mr V. Zimmer's visit to Edinburgh

Dear Sirs We wish to inform youthat Mr W. Zimmer will visit you on the morning of 17 December in your office. Mr W. Zimmer is fully authorised to act in the firm's name. We would appreciate a prompt confirmation of this appointment. If unsuitable, please suggest an alternative date to us. Yours faithfully

Вы обратили внимание, что все эти письма начинаются со стандартной фразы "Wewishtoinformyouthat...", это естественно, потому что единственная цель этих писем – информировать. Именно это и будет основным пунктом плана такого письма. Следующие пункты могут включать:

- какую-то дополнительную информацию об основном предмете письма (образец 2);

- определенные вежливые завершающие фразы (письма 1, 2).

Логично, что в ответ на письмо-уведомление (письма 1, 2) отправляется письмо подтверждение (acknowledgement). На письмо 3 следует ответить подтверждением-одобрением (confirmation).

Примечание:acknowledgementletter просто подтверждает факт получения. Письмоconfirmation выражает подтверждение получения и согласие с тем, о чем говорилось в исходном письме, например с датой визита, сроками поставки и т.д.

Letter 4. Announcement of opening a new office

Dear Sirs We have pleasure in informing you that we have now opened a branch office in your city. The address of the branch office is Siute 332, John Hancock Centre, 875 North Michigan Avenue. Our branch office is headed by Mr R. Stuart. Please refer all your requests to him. We hope this new office will serve to promote our already excellent business relations. Yours faithfully

Letter 5. Announcement of changing the company's address

Dear Sirs We would like to inform you that our firm has changed its location. As from 1 October 20... our address is... Please inform the appropriate departments of these changes. Yours faithfully

Letter 6. Announcement of a new appointment

Dear Sirs We are writing to inform you that Mr Arthur White has been appointed Export Manager of our firm. He will be in charge of the Eastern Europe Sales Department. Mr A. White intends to visit Warsaw early next month and discuss business matters with you. Yours faithfully

Letter 7. Announcement of changing the company's name

Dear Customer Change of Company's Name In November 2009 Merlion Communications was acquired by SingComm Pte Ltd. As a result of this acquisition and renaming the company, we are amending the registered name for direct debit processing. This change will not affect the service you receive in any way, except that future direct debits will be collected by SingComm Pte Ltd instead of Merlion Communications with immediate effect. The only change you will notice is the different name on your bank statement for this direct debit. You need not take any action. Details of the change have been sent to your bank. Your rights under the direct debit guarantee are not affected, as detailed on the attached guarantee. Yours sincerely

Guided letter writing practice

Exercise 1. Read the letter and answer the questions

TOYO MENKA Your Ref: Our Ref: TY/ns 1 September 20... This letter has been sent to your firm Dear Sirs We have pleasure in informing you of the merger of our company with NIKKO PHOTOGRAPHIC COMPANY which will come into effect on 1 December 20.... The new company will be known as UNIVERSAL TOYO OPTICS with head offices in Tokyo (14-27, Akasaka 2 chome, Minato-ku) and Osaka (64 Kawaramachi 2 chome, Higashi-ku). Nikko Photographic established in 1953, are well-known as manufacturers of first-class optical equipment and instruments. We have been buying their lenses for over 30 years, and we intend to cooperate closely. As a result of this merger we shall be able to offer you a larger range of cameras, projectors and optical equipment. Our new catalogue is enclosed. No further changes will be made. We look forward to maintaining our business and personal ties and continuing the prompt service that our customers appreciate. Please give us an opportunity of supplying you with our extended range of goods. Yours faithfully

Universal Toyo Optics TYamamoto T.Yamamoto President Enclosure

Questions:

1. What have you learnt about Nikko Photographic Company from this letter?

2. What can you say about the new company?

3. What is the main idea of the letter?

4. What will the plan of this letter look like? Write it out and discuss it in class.

Exercise 2.Mr N. Parker started writing the following letters but he did not finish them. How will you finish these letters?

Letter 1

Dear Sirs We wish to inform you that the goods you ordered under Contract No. 749/5641 are ...

Letter 2

Dear Sirs We wish to notify you of the visit of our representative Mr J.T. Lampton who ...

Letter 3

Dear Sirs We wish to take this opportunity to inform you that our address ...

Letter 4

Dear Sirs We are pleased to announce that our present manager Mr N. Dovey has been appointed ...

Exercise 3. Write a letter according to the points of guidance given below:

Parties
Mr Paolo Barbiere Export Manager ENTI Group	Mr V. Fadin Department of Foreign Economic Relations Machine-building plant

Addresses
117 Via Veneto Rome Italy	36 Mir Avenue Irkutsk Russian Federation

1.The Italian firm "ENTI" is producing diesel generating sets. The order of the Russian Machine-building plant is ready. Before shipping the sets the firm is to test them in the presence of the Buyer. Mr Paolo Barbiere writes

Mr V. Fadin a letter in which he:

- notifies his partner that diesel generating sets are ready for shipment;

- informs his partner that the test will take place on 15 July.

2.The representative of the Russian firm Mr V. Fadin receives this letter and writes a reply in which he:

- acknowledges receipt of Mr P. Barbiere's notification of readiness;

- informs his partner that a representative of their plant Mr A. Ivanov will go to Italy to take part in the tests on 15 July.

Letter writing practice

Exercise 1.You have just received the following telex from Duncans Tea Limited:

ACKNOWLEDGE RECEIPT YOUR LETTER 18 MARCH INFORMING OF MR D. WILSON'S VISIT TO INDIA. EXPECTING HIM AND INTEND TO DISCUSS DETAILS OF ORDER FOR TEA. BEST REGARDS

What kind of letter did you send Duncans Tea Limited on the 18th of March? Write it out.

Exercise 2. You work for Robinson Products, Inc. Recently the company changed its name, it is now TVW Paper Machines Inc. Write your partner a letter about it.

Exercise 3. Translate the following phrases from Russian into English.

1. Уведомляем Вас о готовности товара к отгрузке.

2. Совет директоров объявил о переименовании компании.

3. С удовольствием сообщаем Вам о …

4. Мы бы хотели сообщить Вам об открытии нового офиса.

5. Компания объявила об изменении своего юридического адреса.

6. Мы будем рады снова оказаться полезными для вас.

7. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

8. Мы хотели бы проинформировать Вас об изменениях сроков поставки.

Exercise 4. Translate the following letters from Russian into English.

1. Ваш заказ № 267 от 4 сентября 20…

Уважаемые господа,

Мы рады сообщить Вам, что товары, заказанные под вышеуказанным номером, сегодня были отправлены в порт для отгрузки, как было согласовано.

Мы уверены, что качество товаров будет отвечать всем Вашим ожиданиям.

С уважением…

2. Уважаемые господа!

Информируем Вас о том, что товары, которые Вы заказали в контракте №347SLот 23 сентября с. г., готовы к отгрузке. В приложении высылаем наш предварительный счет-фактуру (proformainvoice).

Были бы очень рады быть вам полезными (tobeofservice) в будущем

С уважением…

3. Объявление о новом продукте

Вам, вероятно, будет интересно узнать, что мы недавно выпустили новый комплект деталей, который специально предназначен для оргтехники. Мы направляем отдельной почтой образец и подробные рекламные материалы для Вашего ознакомления.

С нетерпением ожидаем Вашего пробного заказа.

С уважением…

4. Изменение адреса

Сообщаем Вам, что компания РИОН переезжает в новое помещение, расположенное по адресу 15, Западный проезд, Москва.

Номера телефонов и факса остаются прежними.

Новый адрес действителен после 1 августа.

С уважением…

5. Уважаемые господа,

На заседании нашей компании 19 ноября было решено, что фирма Мэджик должна быть переименована в СТ Корп. Лимитед.

Будьте любезны проинформировать Ваши соответствующие отделы об этом изменении.

С уважением…

6. Уважаемый г-н Спилберг!

Информируем Вас о том, что г-н Хатчисон прибудет (tovisit) к вам в офис утром 13 мая.

Этот визит позволит нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, а также изучить (toexplore) возможности дальнейшего развития наших деловых отношений.

Г-н Хатчисон уполномочен вести дела от имени фирмы.

Были бы рады (toappreciate) получить от Вас незамедлительное подтверждение предстоящей (this) встречи (anappointment). Если эта дата Вас не устраивает, сообщите нам, пожалуйста, другую дату.

С уважением…

7. Уважаемые господа,

Как результат изменения нашей политики продаж, мы больше не прикладываем наш прейскурант к высылаемому каталогу. Цены на конкретные позиции будут представлены по требованию.

С уважением…

8. Уважаемые господа,

Рады сообщить Вам, что наш заслуженный коллега, много лет проработавший в фирме, г-н Стентон, назначен директором нашей фирмы и приступает к своим обязанностям с 10 января. Он будет курировать отделы закупок, сбыта, кадров и связей с общественностью.

Надеемся, что назначение г-на Стентона директором будет способствовать дальнейшему развитию и без того хороших отношений между нашими фирмами.

С уважением…

9. Возможность выгодной сделки

Мы только что сделали закупку большого количества комплектующих (components), которые производятся в соответствии с самыми высокими стандартами одним из ведущих производителей в стране, и мы можем поставить их Вам по самой низкой цене, пока хватит запасов (while stocks last).

Заказы будут выполняться строго по очереди для этих исключительно выгодных сделок (bargains), и мы полагаем, что Вы воспользуетесь прилагаемым бланком-заказом и не будете разочарованы.

10. Открытие нового завода

Мы рады сообщить Вам об открытии нашего нового завода по производству принтеров.

Вы убедитесь, что наша инновационная производственная технология позволяет нам предложить современную продукцию по значительно более низкой цене, чем у наших конкурентов, и мы надеемся, что Вы воспользуетесь этой возможностью предложить своим заказчикам наш первоклассный товар.

Для Вашего удобства к письму прилагаются иллюстрированный каталог, прейскурант и бланк заказов.

Возросший спрос на наши товары в течение 2009 года и, как следствие этого, нагрузка на наши производственные мощности привели к задержке и некоторым неудобствам для всех участвующих сторон.

Мы решили исправить положение и сейчас открыли новый завод в Зеленограде, что будет означать большую мощность и быстроту в выполнении крупных заказов в соответствии с Вашими требованиями.

Мы ожидаем Ваших будущих заказов, зная, что мы сможем предложить лучшее обслуживание.

11. Уважаемый г-н директор,

Настоящим извещаю вас, что я потерял свою кредитную карточку компании NXT. Я не могу сказать, просто ли я ее где-то оставил или она была взята. Никто не был уполномочен использовать мою карточку.

Впервые я обнаружил пропажу моей кредитной карточки 17 февраля.

Прошу Вас присвоить новый номер моему счету и направить мою новую кредитную карточку по указанному выше адресу.

Благодарю Вас за безотлагательный подход к этому вопросу.

С уважением…