С. П. Озерина, Л. Ю. Стицей

Практикум по деловой переписке Москва 2010

I. Деловое письмо

В настоящее время существует множество разных средств общения, но стандартное деловое письмо по-прежнему остается важным способом передачи печатных сообщений. Деловое письмо является своеобразным «представителем» компании, поэтому оно должно производить хорошее впечатление.

Есть определенные правила, которые необходимо соблюдать при ведении переписки:

• письма обычно оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителями организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;

• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополнительные материалы.

Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

1. Структура делового письма

В настоящее время общепринятой стала блочная структура делового письма (Blocked Letter Layout) (рис.1), при которой каждый элемент размещается компактно в виде блока, каждая строка текста, а также все "обрамляющие" элементы (framing elements) начинаются с линии левого поля, выравнивание по правому краю необязательно, запятые внутри блоков практически отсутствуют. Пунктуация сохраняется только в тексте самого сообщения. Между частями письма обязательна пустая строка. На рис.2 также предложено блочное расположение материала, однако дата, заключительная формула вежливости и подпись перенесены в правую часть письма. Такое размещение частей делового письма является довольно распространенным в коммерческой корреспонденции.

            

             

Рис.1

Рис.2

Деловое письмо на английском языке обычно содержит следующие обязательные части (framing elements):

1. Заголовок (Letterhead)

2. Указание на ссылку (Reference Line)

3. Дата отправления письма (Date)

4. Внутренний адрес (Inside Address)

5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)

6. Обращение (Salutation)

7. Указание на общее содержание письма (Subject Line)

8. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close)

9. Блок подписи (Signature Block)

10. Приложение (Enclosure)

11. Указание на рассылку копий (CC Notation)

Элементы 5, 7, 10 и 11 указываются в письме по мере необходимости.

AGRICO DENMARK Telex: 4254 AGR Telephone: 05270 – 3985 Telefax: (056)043 – 075 1 Your Ref: 2 Our Ref: DA/st 15 February 20… 3 Farmers Fruit Products 45 Leadenhall Street 4 London E.C. 3 England Attention: Mr N. Harper 5 Dear Mr N. Harper 6 Re: Offer No 387/5117 7 Thank you for your letter of 9 March 20 … . I have pleasure in sending you our brochure with details of our new models. I look forward to hearing from you soon. Yours sincerely 8 DAshen D. H. Ashen 9 Manager Enc. 10 CC J. C. Hammond 11