4.3. Заказ (order)

Некоторые компании используют специальные бланки при заказе товаров, другие отправляют письма или даже почтовые открытки. При составлении письма-заказа особенно важна точность: цифры и наименования должны быть правильными. При написании такого письма следует:

1) указать, что именно вы хотите заказать;

2) можно дать пояснения, в связи с чем делается заказ;

3) оговорить даты, условия, количество и т.д.;

4) выразить благодарность за сделку.

Letter reading practice

Exercise 1. Read the following letters of orders. Write out all the new words and learn them. Translate the letters.

Letter 1.

Dear Sirs Thank you for your quotation of 30 October 20.... We have pleasure in placing an order with you for plaster: plaster, first quality, in casks of 150 kilos; price: U.S. $ 30.00 per 1,000 kilos, f.o.b. Hamburg; quantity: 30,000 kilos; payment: 30 d/s draft against documents; delivery: from factory 14 days after receipt of order. We look forward to hearing from you soon. Yours faithfully

Заказы часто являются ответом на запросы. В этом случае не забудьте упомянуть получение запроса, образцов (см. следующее письмо).

Letter 2.

Подтверждение получения	Dear Sirs Purchase Order No.3567D Thank you for your letter of 31 January, enclosing your catalogue, price-list and samples of your silk and cotton fabrics.
Пояснения по поводу заказа	We have examined your samples and would like to place the following order:
Указание кол-ва заказываемого товара и условий	Fabric	Colour or name	Catalogue Ref. No.	Quantity (yards)	Price per yard
	silk	pink	С 1562	200	£45
	silk	emerald	D1387	250	£36
	cotton	"Magnolia"	E3597	150	£10
	cotton	"Spring flowers"	G8916	210	£7
	We shall open an irrevocable Letter of Credit as soon as we receive your pro forma invoice. Yours faithfully

Как видно из письма 2, заказ представлен в виде таблицы, что особенно удобно при заказе нескольких наименований. Крупные фирмы обычно используют специальные бланки экспортных заказов, условия поставки уже напечатаны на таком бланке. В этом случае заполненный бланк заказа отправляется с сопроводительным письмом.

Guided letter writing practice

Exercise 1. Read the letter and answer the questions.

Letter 1.

Reynolds, Clarke and Co., Ltd. Telephone: 1433-4596 Telex: 91654 reyca Fax: (053) 459-647 Your Ref: Our Ref: JT/sd 9 April 20... Mr T. Gajibula Lace and Fabrics Manufacturers 45 Me Leod Road Karachi Pakistan Dear Mr T. Gajibula Orders for Lace Thank you for your offer of 5 April and for the pattern collection that you sent us under separate cover. We have examined the samples and are pleased with their quality. We are enclosing 2 (two) trial orders: No.156 for immediate delivery No.157 for shipment on 10 June. Please let us have confirmation of these. One of your competitors has quoted us a discount of 10% for payment within 30 days and an additional 2.5% discount for payment within 7 days of the invoice date. We assume that you are willing to do business on the same terms, and these orders are conditional on your agreeing to them. In the event of our being satisfied with the trial orders, we hope to be able to place regular orders with you in the future. Yours sincerely JTaylor John Taylor President Enc.: 1. Order No.156 2. Order No.157

Questions:

1. What kind of letter is it?

2. What kind of letter did Mr John Taylor receive on the 5th of April?

3. What is enclosed with the letter?

4. What terms of payment does Mr J. Taylor offer?

5. Why is it important to ask your correspondent for a confirmation?

6. Do you agree that this letter also

- acknowledges

- covers

- requests

- informs

- appreciates?

How can you prove it?

Letter 2. Order for office equipment

Beginning of the letter: acknowledge the receipt of... and / or give your reasons for ordering	1. The products / equipment offered in your catalogue meet(s) our requirements. 2. Your attractive catalogue drew our attention to your products. 3. Thank you for mailing us your new price lists. 4. In your new price lists your products have been considerably reduced. Thus, we are placing the following order. 5. According to your price lists, your products are better priced than those of our present suppliers. We are therefore placing the following order. 6. Our representative visited your booth / stand at the Hannover Autumn Fair and saw the quality of your products and service. Consequently, we are placing the following order: 7. Thank you for the informative discussion with Mr S. O'Hara at the exhibition in Paris. As a result, we are placing the following order with you: 8. Since we are very satisfied with the quality of your trial shipment, we wish to place the following order.
Middle part of the letter: specify the terms of your order	1. We are ordering ... each of the following items... 2. Please send us as soon as possible a quantity of... of item No. 3. We urgently require ... each of the following items: 4. We hereby place the following order:
End of the letter: express hope for further orders	1. We require large amounts of the above ordered goods annually. 2. If your products meet our requirements, you can count on further orders from us. 3. We assure you that once we are satisfied with a supplier we do not change him except for very good reasons.

In the middle part of the letter you might need to specify some terms of the order.

Useful phrases:

Packing

1. We attach great importance to proper packing.

2. Please pack the items ordered above so as to eliminate the possibility of damage.

3. In order to avoid shipping damage, we have to insist on sturdy wooden boxes for packing.

4. In order to cut down handling and shipping expenses, we should appreciate your forwarding the above large order in containers.

5. Please pack the ordered goods in sturdy cartons.

6. Please wrap each item separately in grease-paper.

7. If cartons are used, please supply each chemical in strong plastic bags to ensure protection from damp.

8. Crates must not exceed an overall length of 3 metres.

9. Please make our order into bales of about 200 kg, covered with waterproof fabric and strapped vertically and horizontally with metal bands.

Prices

1. The above order is based on your latest price list.

2. We consider your price lists mailed to us on 14 May as binding.

3. The prices include packing and shipping.

4. Please consider a quantity discount in your price quotation.

Terms of payment

1. We are suggesting the following terms of payment for the above order: 1/3 on confirmation of the order; 1/3 on completion of the order; and 1/3 on delivery.

2. We shall open an Irrevocable Letter of Credit with the National Bank for 90 days upon receipt of your notification of readiness.

3. Our usual terms are cash against documents (c.a.d.) / pro forma invoice.

4. We shall open an Irrevocable Letter of Credit as soon as we receive your pro forma invoice.

5. We shall pay for the goods by banker's draft on receipt of your pro forma invoice.

Terms of delivery

1. These prices are ex warehouse/works.

2. Delivery will be made within two months upon receipt of your order.

3. Delivery is not included in the price.

4. The above order is urgently needed. We must therefore insist upon express shipment.

Exercise 2. Read the following texts. They are part of orders and must be presented in the form of tables. Make up these tables (an example is given in Letter 2, Letter reading practice).

Text 1

We urgently require 100 bags of Arabica Coffee, type B5, at the price of £23.50, per cwt. (hundredweight –центнер), 150 bags of Robusta Coffee, type A47, at the price of £26.25 per cwt., 50 bags of Mocco Coffee, type Кб, at the price of £28.00 per cwt., 300 bags of Costa Rica Coffee, type M2, at the price of £31.50 per cwt.

Text 2

Please deliver as soon as possible Orange Marmalade quality A2 in 1 lb jars, in the quantity of 15,000, at the price of £3.50 each; Pineapple Jam quality T6 in 1 lb jars, in the quantity of 10,000 at the price of £5.00 each; Cherry Marmalade quality SI in 1 lb jars, in the quantity of 12,000 at the price of £4.50 each; Apple Jam quality B5 in 1 lb jars, in the quantity of 10,000 at the price of £3.00 each.

Exercise 3. Rewrite the letter using synonymous expressions.

Dear Sirs We have received your letter of 13 November enclosing your offer for calculators. As we urgently require calculators for our office needs we hereby place the following order: 30 calculators Model AS-30 at the price of ..., 30 calculators Model DL-55 at the price of ... Our terms of payment are: by an Irrevocable Letter of Credit upon receipt of your pro forma invoice. Please confirm this order. Yours faithfully

Exercise 4. Write a letter according to the points of guidance given below:

Parties
V. Belov General Manager Russimport	W. Sloansen General Director Waterhouse and Co.,Ltd.

Addresses
35 Kalyaevskaya Street Moscow 117295 Russian Federation	73 Ostergade Copenhagen Denmark

Russimport intends to buy some Danish sweetened condensed skimmed milk. Help them write an order to their Danish partners. Use the following plan:

1. Acknowledge the receipt of their offer of 7 December.

2. Express your intention to buy 100 cases of Danish sweetened condensed skimmed milk at Danish Kronor 25 per case of 48 tins 14 oz. each, c.i.f. St. Petersburg, immediate delivery.

3. State your terms of payment: by a Letter of Credit upon receipt of the invoice.

4. End your letter courteously.

Letter writing practice

Exercise 1.This table is taken from an order. Supply all the missing parts of the letter and write it in full.

Tea brand Darjeeling Tea Green Label Tea Gold Label Tea Yellow Label Tea Double Diamond Leaf Tea

Quantity 15,000 tons 7,000 tons 13,000 tons 8,000 tons 16,000 tons

Price per cwt $700 $500 $650 $450 $400

Exercise 2. Translate the following phrases into English.

1. Мы с удовольствием размещаем заказ на бумагу в Вашей компании.

2. Мы изучили Ваши образцы и хотели бы сделать пробный заказ.

3. Открыть безотзывный аккредитив на сумму …

4. Если Вы заинтересованы в сотрудничестве с нами …

5. Заполните, пожалуйста, прилагаемый бланк заказа.

6. Предложить скидку в 10%.

7. Платеж должен быть произведен в течение 7 рабочих дней от даты счета-фактуры.

8. Подтвердите, пожалуйста, условия платежа и поставки.

9. Заранее благодарны Вам за выполнение нашего заказа.

10. Надеемся, что качество нашего оборудования удовлетворит Вас.

Exercise 3. Translate the following letters from Russian into English.

1. Уважаемые господа,

Ссылаясь на ваше предложение от 12 февраля, мы хотели бы сделать Вам следующий заказ:

50 радиоприемников "Мини" ценой $210. Товар должен соответствовать описанию в Вашей брошюре.

Мы надеемся, что доставка будет бесплатной до порта. Товар должен быть упакован в деревянные ящики, без наценки за упаковку.

Плата будет переведена по приемке и проверке товара.

Пожалуйста, подтвердите получение нашего заказа.

С уважением…

2. Уважаемые господа,

Спасибо Вам за Ваше письмо от 4 марта с приложенным каталогом.

Так как Ваши цены и условия кажутся нам привлекательными, мы решили сделать заказ.

Мы хотели бы заказать 250 плащей модели 45/10 по цене, указанной в каталоге.

Сообщите, пожалуйста, Ваши условия поставки и возможность предоставления скидки, так как мы готовы заплатить наличными.

С уважением…

3. Уважаемые господа,

К письму приложен перечень товаров и услуг, которые мы хотели бы заказать у Вашей фирмы в случае, если Ваши условия будут достаточно выгодными, а цены конкурентоспособными.

Просим представить нам прейскурант вместе с условиями продаж и порядком платежей, информацию о возможных скидках, сроках поставки, дополнительных распродажах и условиях страхования. Если, информация, которую Вы предоставите, будет приемлема и достаточно конкурентоспособна, Вы можете рассчитывать на наши первые заказы в течение 15 дней.

Благодарим за сотрудничество. Мы, со своей стороны, прилагаем наши спецификации и условия поставок для Вашего рассмотрения.

С уважением…

Приложение: Перечень товаров и услуг. Спецификации и условия поставок.

4. Уважаемые господа,

Из-за непредвиденных обстоятельств нам срочно требуется поставка Ваших шин.

Прилагаемый заказ № … всего на 200 штук, и мы просим Вас предоставить нам скидку с цены, которую Вы даете клиентам, размещающим крупные заказы.

Будем Вам благодарны, если Вы будете рассматривать наш заказ как срочный и обеспечите его быстрое выполнение.

С уважением …

5. Уважаемые господа!

Мы получили Ваше письмо от 7 марта и образцы, направленные отдельной почтой.

Мы провели испытания этих образцов в типичных рабочих условиях, и они показали удовлетворительные результаты. Мы с удовольствием размещаем у Вас прилагаемый заказ, на который, как мы надеемся, Вы предоставите специальную скидку за большое количество, о которой упоминается, в Вашем прейскуранте. В ожидании Вашего скорейшего ответа.

С уважением …

Приложение: заказ № …

6. Уважаемые господа!

Мы видели Вашу продукцию на выставке в Лондоне в ноябре. Мы были бы рады сделать заказ на следующее оборудование:

Наименование	Кол-во	Цена (евро)	Сроки поставок
Холодильник модель 45 А	2	1.500	Не позднее конца апреля
Холодильник модель 12 С	3	2.200	Не позднее 1 июня
Всего	5	9.600

Условия поставки: сиф С.Петербург.

Станки и запасные части должны быть упакованы в 6 крепких ящиков, пригодных для морской перевозки. Стоимость упаковки включена в цену машины.

Оплата по аккредитиву.

Ждем скорейшего подтверждения нашего заказа.

Надеемся на долгосрочное взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением …

7. Пробный заказ

Уважаемые господа!

После визита нашего представителя г-на Смирнова, который он нанес Вам несколько дней назад, когда ему была показана Ваша коллекция весенних моделей, мы решили сделать на них пробный заказ.

Все подробности, касающиеся моделей, расцветок, и размеров, даются в прилагаемом бланке заказа № … .

Так как сезон приближается, мы должны иметь эти товары точно к концу мая, доставленные на условиях ФОБ Лондон.

Что касается платежа, который Вы назначили г-ну Смирнову, а именно вышеуказанные цены минус 3% в течение 30 дней, то мы согласны с этими условиями в этом конкретном случае, но в будущем мы хотели бы, чтобы Вы предоставляли нам обычный кредит, а именно на трехмесячный срок.

Вы вправе обратиться к фирме Robinson&Brosиз Сити для получения любой информации, которая Вам может понадобиться, относительно нашей репутации. Мы поддерживаем деловые контакты с этой фирмой на протяжении многих лет.

Просим подтвердить получение данного письма.

С уважением

Приложение: 1 лист