4.2. Запрос (enquiry)

Просьба предоставить подробную информацию о товарах, ценах на них, условиях возможной сделки представляет собой запрос. Иногда запрос содержит просьбу об оферте, поэтому оферта (коммерческое предложение) может являться ответом на запрос. Заказ передает намерение автора письма заключить сделку с корреспондентом, например, на покупку товара у него.

Коммерческая операция часто начинается с запроса, за ним может последовать заказ. Запросы и заказы инициируют и стимулируют деловую активность со стороны получателя. Это типичные письма, побуждающие к действию.

Стандартное письмо-запрос обычно содержит просьбу прислать какую-то информацию, каталог, прайс-лист, образец и т.д.

При составлении запроса следует соблюдать следующие правила:

1. Начинайте письмо с вопроса или вопросов, которые вы хотите задать.

2. Изложите (прямо или косвенно) причины вашего запроса. Это особенно важно, если вы обращаетесь к данному поставщику впервые. В этом случае вполне естественно рассказать ему о своем бизнесе или сообщить, откуда вам известно его имя и адрес (см. образцы писем 1, 3 ниже).

3. Выразите признательность по поводу ожидаемого сотрудничества.

Letter reading practice

Exercise 1. Read the following enquiry letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters.

Letter 1

Dear Sirs As a major manufacturer of compressors, we require large quantities of electric motors from 1 to 5 kW. Could you make us an offer for such motors? Please quote your lowest price based on an annual order of 150 motors. We look forward to receiving your detailed offer. Yours faithfully

Letter 2

Dear Sirs We should be obliged if you would give us a quotation for 100 washing machines for delivery in April-May 20.... Your prompt reply will be appreciated. Yours faithfully

Letter 3

Dear Sirs We have obtained your name and address from Gerald Fuller and Co. Ltd., with whom we have done considerable business for some time. They have recommended you as the firm most likely to be able to supply our needs in printing and writing paper. We should be grateful for your most recent price lists and samples, together with details of label, duplicating and poster paper. We will appreciate receiving this information as soon as possible. Yours faithfully

Letter 4

Dear Sir or Madam I have a large hardware store in Southampton and am interested in the electric heaters you are advertising in the West Country Gazette. Please send me your illustrated catalogue and a price list. Yours faithfully

Letter 5. Reply to enquiry

Благодарность Дополнительная информация о конкретном товаре и ссылка на справочный материал Указание действия, к которому побуждается корреспондент Завершающая фраза

Dear Mrs Johnson Thank you for your letter enquiring about electric heaters. I am pleased to enclose a copy of our latest illustrated catalogue. You may be particularly interested in our newest heater, the FX21 model. Without any increase in fuel consumption, it gives out 15% more heat than earlier models. You will find details of our terms in the price list printed on the inside front cover of the catalogue. Perhaps you would consider placing a trial order to provide you with an opportunity to test its efficiency. At the same time this would enable you to see for yourself the high quality of material and finish put into this model. If you have any questions please contact me on 6234917. Yours sincerely

Guided letter writing practice

Exercise 1. Compile two letters (an enquiry and an offer) using the following phrases. Choose what you need for the beginning, ending and the middle part of the letter.

Letter 1. Enquiry for computers

Beginning of the letter: give your reasons for making an enquiry	1. We are importers in the compute trade, and would like to get in touch with manufacturers of mini-computers 2. We have heard of your products. 3. We have read you advertisement in the "Economist". 4. We are interested in importing computers. 5. There is a promising market for good quality computers here, and we wish to know what models you are at present producing / can offer us.
Middle part of the letter: say what you enquire about	1. Would you please send us your current catalogue showing your latest models. 2. Please send us precise information on the quality of mini-computers. 3. Would you kindly quote your best prices and terms of payment for computers Model DT-12. 4. Our customers attach much importance to first-class quality. 5. We require computers for immediate delivery and would like to have further details of your offer. 6. Would you please let us have a firm offer / your offer for mini-computers model NW 375.
End of the letter: express appreciation	1. An early reply would be appreciated. 2. We look forward to receiving your quotation / reply by return. 3. Thank you in advance for any information you can give us. 4. We await your reply with great interest. 5. We look forward to receiving your detailed offer as soon as possible.

Exercise 2. Write a letter according to the points of guidance given below:

Parties
G.Simonov General Director Russian Hotel	T.Gupta Manager Gopal Traders Ltd.

Addresses
36 Pokrovsky Blvd. Moscow 118306 Russian Federation	23 Chittaranijan Road Madras India

Russian Hotel has orders for Indian spices and nuts from several first-class hotels in Moscow. Write an enquiry for Russian Hotel to Gopal Traders Ltd. of India along these lines:

1. Introduce your firm. Russian Hotel is a trading organisation engaged in importing different products (often foodstuffs) for their clients including a number of first-class hotels in Moscow.

2. Say that you wish to know what kinds of spices and nuts Gopal Traders Ltd. have to offer.

3. Ask the Indian firm to send you some brochures and price lists.

4. Express hope in establishing close business relations with the firm.

5. Do not forget to properly sign your letter.

Letter writing practice

Exercise 1. Translate the following phrases into English.

1. Спасибо Вам за Ваше письмо с запросом на электродвигатели.

2. Укажите, пожалуйста, самые низкие возможные цены.

3. Не могли бы Вы прислать нам свои предложения по ценам на …

4. Очень просим прислать нам последний каталог и образцы…

5. Мы узнали адрес Вашей фирмы из …

6. Просим Вас прислать (сделать) нам коммерческое предложение…

7. Нас заинтересовало Ваше предложение…

8. Подробности о ценах и сроках поставки Вы найдете в прилагаемом прейскуранте.

9. Были бы Вам признательны за Ваш незамедлительный ответ.

10. С нетерпением ждем Вашего подробного предложения.

Exercise 2. Translate the following letters from Russian into English.

1. Уважаемые господа,

Мы получили образцы тканей (textiles), посланных Вами в отдельном пакете, и просим прислать нам Ваш прейскурант на эти товары.

С уважением…

2. Уважаемая г-жа Трайсер,

Прилагаем список товаров, которые мы хотели бы получить до конца апреля.

Мы также просим Вас прислать предложение с указанием самых низких цен обратной почтой.

С уважением…

3. Уважаемые господа,

Нам требуется силовой кабель (power cable) согласно прилагаемым техническим условиям и спецификации.

Мы были бы признательны, если бы Вы сообщили нам с обратной почтой, можете ли Вы поставить нам такой кабель, указав цену, срок поставки, и условия платежа.

С уважением…

4. Уважаемые господа,

Просим Вас прислать нам по одному экземпляру Ваших каталогов, брошюр или других печатных материалов с описанием насосов, рекламированных Вами в журнале "Энджиниринг" в прошлом месяце.

С уважением…

5. Уважаемые господа,

Мы ведем оптовую торговлю часами и хотели бы получить от Вас каталоги и прейскуранты на часы различных моделей, экспортируемых из России. Если качество Ваших часов удовлетворяет нашим требованиям, и Ваши часы конкурентоспособны, мы готовы разместить у Вас заказ стоимостью в 20 000 фунтов стерлингов в обмен на наши изделия, список которых прилагается к этому письму.

С уважением…

6. Уважаемые господа,

Мы являемся постоянными покупателями эфирных масел (essential oils) и в настоящее время намереваемся купить гераниевое масло (geranium oil) и кориандровое масло (coriander oil). Мы будем признательны, если Вы пришлете нам образцы и спецификации этих масел и назначите Ваши цены и условия платежа.

С уважением…

7. Уважаемый г-н Стенли,

Мы получили Вашу брошюру, в которой представлены Ваши новые продукты.

Некоторые из представленных товаров могли бы найти применение и в нашем производственном процессе. Были бы Вам признательны, если бы Вы направили нам более полные данные по всем товарам этой группы вместе с Вашим текущим прейскурантом цен с указанием условий поставки на экспорт за границу.

С уважением…

8. Уважаемая г-жа Томпсон!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от 14 августа и двух экземпляров общего каталога, которые Вы отправили почтовой посылкой.

Каталог представляет для нас значительный интерес. Особенно нас интересуют Ваши модели, показанные на сс.156-165 каталога, и мы будем очень благодарны, если Вы вышлете нам литературу с подробным описанием этих видов товара.

С уважением…

9. Уважаемые господа!

Во время моего пребывания в Лондоне 2 недели назад, мне очень понравился набор инструментов, который демонстрировался на Вашем стенде. Я прилагаю список наименований, которые мне требуются, и был бы очень рад получить Ваше предложение как можно скорее.

Я также хотел бы получить полную информацию, касающуюся экспортных цен, условий платежа, самого раннего срока поставки и скидки постоянным покупателям. Моя компания интересуется всеми типами инструментов, и если у Вас есть другие изделия, мы хотели бы получить детальную информацию о них.

С уважением…

10. Уважаемые господа!

Мы с удовольствием сообщаем Вам, что намереваемся купить большое количество насосов в течение следующего полугодия.

Мы сейчас определяем свои потребности и рассматриваем предложения из различных источников.

Просим Вас представить предложения на обычные сорта товара (regularproductionqualities) и сообщить об имеющемся в наличии количестве товара и примерное время поставки.

Мы со своей стороны сделаем все от нас зависящее, чтобы разместить у Вас крупные заказы.

С нетерпением ждем Вашего незамедлительного ответа.

С уважением…

11. Уважаемые господа,

Мы узнали от Вашего представителя, г-на Вульфа, что ваша фирма производит на экспорт куртки из натуральной кожи. В Австрии существует постоянный спрос на высококачественные товары подобного рода. Объём продаж не высок, однако выгодные цены могут быть достигнуты за счёт модного фасона.

Не вышлите ли Вы нам свой каталог и прейскурант с указанием условий оплаты. Если возможно, пришлите также несколько образцов кожи, которая используется в Ваших куртках.

С нетерпением ждём Вашего ответа.

С уважением…