- •Практикум по деловой переписке Москва 2010
- •I. Деловое письмо
- •1. Структура делового письма
- •1.1. Заголовок (Letterhead)
- •1.2. Ссылка (Reference)
- •1.3. Дата (Date)
- •1.4. Внутренний адрес (Inside Address)
- •1.5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)
- •1.6. Обращение (Salutation)
- •1.7. Указание на общее содержание письма (Subject Line)
- •1.8. Заключительная формула вежливости (Complimentary Line)
- •1.9. Подпись (Signature)
- •1.10. Приложение (Enclosure)
- •1.11. Указание на рассылку копий (cc Notation)
- •2. Оформление конверта
- •3. Письма информационного характера
- •3.1. Письмо-сопровождение (Covering Letter)
- •1) Для указания, что именно посылается:
- •2) Для указания действий получателя:
- •3) Для завершения письма:
- •3.2. Письмо-подтверждение (Acknowledgement)
- •1) Подтверждение получения:
- •2) Выражение благодарности:
- •3) Возможные выражения любезности:
- •3.3. Уведомления и объявления (Notifications and Announcements)
- •3.4. Письмо-представление (Introduction)
- •4. Письма, побуждающие к действию
- •4.1. Письмо-просьба (request)
- •4.2. Запрос (enquiry)
- •4.3. Заказ (order)
- •4.4. Назначение встречи (appointment)
- •4.5. Приглашение (Invitation)
- •4.6. Ответы на письма, побуждающие к действию
- •4.6.1. Ответ-согласие (Affirmative answers)
- •4.6.2. Отрицательный ответ (Negative answer)
- •4.6.3. Письма, не дающие прямого ответа (Letters that avoid giving a direct answer)
- •5. Письма-претензии
- •5.1. Письма-претензии (Claims)
- •5.2. Ответы на письма-претензии
- •II. Другие виды деловой корреспонденции
- •1. Служебная записка
- •2. Письмо-запрос о поступлении на работу и резюме
- •3. Контракт
- •I. Деловое письмо
II. Другие виды деловой корреспонденции
1. Служебная записка
Служебная записка (memorandum) – это письменное сообщение, направляемое одним лицом другому лицу (или лицам) внутри одной организации. Служебные записки предназначены для:
- предоставления информации;
- запроса информации;
- уведомления о каких-либо действиях, решениях;
- запроса действий, решений.
В некоторых компаниях для служебных записок используют специальные бланки, но чаще всего пользуются шаблоном, сохраненным в системах обработки текстов. Пользователю остается только вставить необходимые детали под данными заголовками.
Служебные записки пишутся в том же формате, что и деловые письма (см. Приложение 2). Принято соблюдать следующие основные правила:
- так как служебная записка является относительно неофициальным документом, то пишется она простым языком;
- служебная записка должна быть ясной, используйте короткие, простые предложения;
- служебная записка не должна быть больше одной страницы. У большинства людей нет времени читать длинные записки.
Посмотрите на образец служебной записки и укажите, каким определениям соответствуют номера частей записки:
|
1
2
3
4
5
6
7
8 |
MEMORANDUM Coputex Ltd. 71-73 Berner Street Bingley West Yorkshire BD5 4PL Telephone: (0274) 785392
Date* 9th June
To Anne Woods, Sales Manager
From Bill Greenberg, Research & Development Manager
Subject Presentation of PX12 laser printer
There will be a presentation of our laser project, the PX12 laser printer, on Tuesday 23 June at 2.00 in the main conference room. The agenda is as follows:
1. A brief description by the R&D Dept. of the stages in the development of this project.
2. A demonstration of the product’s main characteristics: speed, quality of print, low noise level and numerous options.
3. A presentation by the Marketing Dept. of PX 12’s position on the laser printer market.
The PX12 will gradually replace all our existing models. I therefore strongly recommend that all sales team members attend.
BG |
* Помимо порядка 1, 2, 3, 4 возможен также порядок 2, 3, 4, 1.
- Основная часть служебной записки, которая обычно делится на нумерованные абзацы, в которых представлена необходимая информация.
- Краткий заголовок, сообщающий, о чем эта записка.
- Дата отправления служебной записки
- Заключение служебной записки, в котором часто указывается рекомендуемое действие.
- Имя отправителя служебной записки.
- В отличие от письма, служебная записка, как правило, не содержит обращения (Dear Ms X) или подписи отправителя. В конце служебной записки отправитель обычно печатает свое имя или инициалы.
- Имя человека, которому направляется служебная записка
- Краткое вступление к служебной записке, в котором дается самая главная информация.
Letter writing practice
Exercise 1. Read and translate the following memorandum.
|
MEMORANDUM
date: 30-5-2009 from: Sales Manager to: all branches
Collapse of Pekar Airways
|
Follow the instructions given in the memo. Write a letter to the agencies according to the plan below:
- write the heading;
- formulate the subject of the letter;
- state the unpleasant news;
- say what will happen to their deposits;
- complete the letter.
Exercise 2. Read and translate the following memo.
|
MEMORANDUM
From: Senior Sales Manager Date: Feb 2 To: Technical Sales Rep Subject: Leefung Ltd (Singapore)
Leefung in Singapore is a very important customer. When you are in Singapore it would be a good idea to take the Production Supervisor to lunch after your meeting.
|
Write to the Production Manager and invite him to lunch. The plan of the letter is as follows:
- start your letter with mentioning the letter received from him;
- invite him to lunch;
- complete the letter.
Exercise 3. Read another memo.
|
MEMORANDUM
From: Office of the GM Date: Feb 1 To: Head, Int’l Rel. Sec. Subject: Trip by GM
Below are details of the factories that the General Manager will visit. In each one, the GM would like to speak to all members of the Production Dept. Please inform each factory and ask them to cancel all other appointments. March 8 Kuala Lumpur March 9 Singapore March 10 Singapore March 11 Jakarta
|
Write a letter to Leefung Plastics in Singapore and give them the necessary information.
The plan of the letter:
- state the reason why you are writing (about the GM’s forthcoming trip);
- say when the General Manager will be in Singapore;
- say who he would like to have discussions with during the visit;
- ask them to cancel all other meetings;
- completetheletter.