3.2. Письмо-подтверждение (Acknowledgement)

Представьте себе, что вы получили важный документ и сопроводительное письмо от вашего делового партнера. Конечно, вы должны ответить на него, т.е. написать письмо-подтверждение. Такое письмо – это выражение благодарности вашему партнеру.

Зачем мы пишем подтверждения?

а) Из проявления вежливости: получатель не должен беспокоиться – вы получили то, что он вам отправил.

б) Во избежание непонимания: вы подтверждаете, чтовы получили и какое количество.

Что мы подтверждаем?

Получение а) документов (контрактов, заказов, счетов-фактур и т.д.);

б) образцов, товаров;

в) денег.

При написании письма-подтверждения, можно использовать следующий план:

1) укажите, чтовы получили (иногда и количество);

2) выразите благодарность за отправку вам денег, образцов и т.д.;

3) упомяните какие-либо конкретные указания или действия, необходимые со стороны получателя, если нужно;

4) предложите свои услуги или напишите какую-то любезность.

Полезные фразы:

1) Подтверждение получения:

- We acknowledge (the) receipt of your letter of 17 September 20...

- We acknowledge your order No. 156/3867 of 21 January 20...

- We duly received your Invoice No. 1569 ...

- We have received your letter of ... enclosing ...

- We are pleased to acknowledge your order of 10 July which is receiving attention.

2) Выражение благодарности:

- (We) thank you for your letter dated 1 May...

- We are obliged for your letter of 7 June ...

- (We have received your samples) for which we thank you.

Используя эти стандартные фразы можно выразить благодарность и подтвердить получение одновременно.

3) Возможные выражения любезности:

- I hope this will be the beginning of a mutually profitable cooperation.

- We appreciate your promptness in making your payments / carrying out our order and we are always pleased to serve you.

- We sincerely hope that this will be a successful transaction for you and will lead to further orders.

- We appreciate your placing this order with us ...

- If we may be of service to you, please call us.

Letter reading practice

Exercise 1. Read the following sample letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters.

Letter 1. Acknowledgement of receipt of the order

ELECTRICAL SUPPLIES LTD 29-31 Broad Street Birmingham B1 2HE Telephone 0121-542-6614 HT/JU 1 December 20… Mr G Wood G Wood & Sons 36 Castle street Bristol BS1 2BQ Dear Mr Wood YOUR ORDER NUMBER 3241 Thank you for your letter of 24 November. We were very pleased to receive your order and confirm that the goods will be supplied at the prices and on the terms stated. Your order has been passed to our warehouse for immediate dispatch of the goods from stock. We hope you will be pleased with them. Please do not hesitate to contact me if I can be of any further help. Yours sincerely HThomas Henry Thomas Sales Manager

Letter 2. Acknowledgement of receipt of goods

EMIL KELLERMANN & SOHN Telex: 0367 emkel Telephone: 143-9256 Your Ref: Our Ref: FW/ng 21 November 20… John Wistler Bros. Ltd. 39 City Road London E.C.I England Dear Sirs We have received the goods about which you advised us on 12 November 20.... . We appreciate your prompt delivery and sincerely hope this will be the beginning of a mutually profitable cooperation. Yours faithfully TWolff Friedrich Wolff Export Manager

Letter 3. Covering letter

VANLAAR & DESMEDT, PTY. South—African Republic Capetown Telex: 16875 vande Telephone: 163-1579 Your Ref: Our Ref: WR/eh 10 February 20... A. & E. Chapoteau et Cie 197 Lower Vancouver Avenue Montreal 6 Canada Dear Sirs Re: Order for Diesels We have pleasure in enclosing our Order No. 152/AS for diesel engines. We ask you to return the duplicate to us, duly signed, as an acknowledgement. Yours faithfully Werner Rhode Werner Rhode Sales Manager Enc.

Letter 4. Acknowledgement (reply to Letter 3)

A. & E. CH APOTEAU ET CIE Canada Telex: Q396 Fax: (163) 9876 15 February 20... Your Ref: Our Ref: RH/as Vanlaar & Desmedt, Pty. 15 Burg Street Capetown Republic of South Africa Attention: Mr W. Rhode Dear Sir Order for Diesels We acknowledge receipt of your Order No. 152/AS for diesel engines dated 10 February 20.... As requested, we enclose the copy, duly signed, as order acknowledgement. We sincerely hope that you will be able to place repeat orders with us in the near future. Yours faithfully Richard Holfeld Richard Holfeld Branch Manager Enc. copy of the order

Exercise 2. Make up letters using the following phrases:

1. This is to acknowledge / thanks / receipt / latest catalogue / 2011-2012.

2. We / you / letter / 9 October / requesting / details / latest proposals.

3. … 2 June / inquiring / stand / Trade Fair.

4. … 28 May / requesting / two invitations / opening / exhibition. We … copy / programme of events.

5. This is to inform you … received / letter / 27 October / which / ask / agenda / Board meeting.

Guided letter writing practice

Exercise 1. Read the letter and answer the questions given below.

Acme Manufacturing Co. Telex: 35679 acman Telephone: 396-7965 24 November 20... Mehnert & Sturm 123 McLeod Road Karachi Pakistan Dear Sirs Thank you for your letter of 17 November, enquiring about the types and sizes of our bathroom showers. We have pleasure in enclosing a detailed quotation for bathroom showers. We also enclose our illustrated catalogue showing various types of bathroom fittings. Building contractors in Britain and France have found our equipment easy to install and attractive in appearance. Please do not hesitate to write if you require any further information. Yours faithfully HGreen Harry Green Sales Manager Enclosures: 1. Quotation 2. Catalogue

Questions:

1. Is it a covering letter? A letter of acknowledgement? Find sentences in the text proving your point of view.

2. What is enclosed with the letter?

3. What goods does Acme Manufacturing Co. offer?

4. What does the catalogue show?

5. How does the British firm advertise their goods?

6. What do you think was written in the letter dated 17 November?

7. There is no Subject Line in this letter. Which one would be appropriate?

Exercise 2. Rewrite the letter using other synonymous phrases.

DHARAMTALA and Co. Ltd. Delhi Bombay Madras Telex: 39675 dharm Fax: (095) 657-3956 Phone: 123-4567 Your Ref: Our Ref: BD/mw 11 February 20... Sean O'Connel Bros. Ltd. 132 Park Avenue Dublin 2 Attention: Mr V. Shaw Dear Sir We thank you for your letter of 7 February, enquiring about our range of carpets. We have sent you under separate cover a comprehensive selection of our latest patterns. We enclose herewith our catalogue and price list. Should you have any questions, please do not hesitate to contact me. Yours faithfully BDamicrishna B.Damicrishna Production Manager Enc.

Exercise 3.Write a letter according to the points of guidance given below:

Parties
Mr T. Soames Engine Exporters Ltd.	Mr T. Starkov Interface JV

Addresses
51 Market Road	16 Simonov Street
Hull	Moscow 117693
Yorks	Russian Federation
England

1. Mr T. Soames is sending Mr T. Starkov some brochures and catalogues about their new types of office equipment. Help Mr T. Soames write a covering letter to Mr T. Starkov:

a) first state what you are enclosing with the letter;

b) write a courteous note of goodwill (Complimentary Close).

2. Mr T. Starkov receives Mr T. Soames' covering letter and his advertising materials. Write a letter of acknowledgement for Mr T. Starkov:

a) say that you have received the promotion literature Mr T. Soames has sent you. Do not forget to thank Mr T. Soames for that;

b) say that as soon as you have examined the materials you will get in touch with Mr T. Soames again to arrange a visit to their company to see the equipment in operation.

Letter writing practice

Exercise 1. You have just received the following letter. It is a reply to the covering letter of 13 May, isn't it? Write this covering letter.

Deutscher Germany Telex: 3865 dezen Zentraler Hamburg Fax: (025) 6173-1584 Kaufhaus Berlin Telephone: 394-4579 Your Ref: Our Ref: KN/sa/54 20 May 20… Olaf Andersen & Co. 55 Ostergade Copenhagen Denmark Dear Sirs We acknowledge receipt of your letter of 13 May 20..., enclosing your order for electric toasters "Valencia", mixers and blenders. At present we are discussing delivery dates with our branches and will let you know as soon as we settle them. We sincerely appreciate your placing this order with us. Yours faithfully KNeckermann Karl Neckermann Production Manager

Exercise 2. You have found the following letter in your mail:

KEMIRA GROUP	Finland Helsinki	KEMIRA GROUP
Porkkalankatu3 P.O. Box 330 005751 Helsinki Telex: 121191 kehki Telephone: 358 012116 Your Ref: Our Ref: SL/hy 16 June 20... …….. (Write Your Address here) …….. Dear Sirs We have received your letter of 10 June 20... for which we thank you. Please find enclosed our latest price list and catalogue, together with details of different types of carbon paper. We are also sending you under separate cover a full range of sample paper we are at present producing. Please do not hesitate to write if you require any further information. Yours faithfully SLappinen Seppo Lappinen Paper Division Enc.

Write a reply to your partner in Finland. It will be a letter of acknowledgement, won't it?

Exercise 3.This is an extract from a conversation between two businessmen, Mr D. Stanley and Mr R. Pitman:

Mr R. Pitman:...And we have received that order from Coventry Limited, Mr Stanley. It also came with yesterday's mail.

Mr D. Stanley:Fine. I've been expecting it. Send them an acknowledgement and let's see what we can do for them.

Now it is Mr R. Pitman's task to write an acknowledgement to Coventry Limited. Help him do it. The firm's address is 3 Fenchurch Street, London E.C.3, England.

Exercise 4. Translate the following phrases from Russian into English.

1. Спасибо Вам за Ваше письмо от …

2. В ответ на Ваше письмо от 10 февраля хотели бы сообщить …

3. С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от …

4. Мы признательны Вам за Ваше письмо с приложенной брошюрой …

5. Подтверждаем с благодарностью получение грузовых документов на товар …

6. Настоящим подтверждаем получение Вашего последнего каталога.

7. Мы Вам очень признательны за присланные образцы.

8. Подтверждаем, что товар будет поставлен по указанной цене.

9. Мы признательны Вам за размещение заказа у нас.

10. Мы признательны Вам за быстрое выполнение нашего заказа.

Exercise 5. Translate the following letters from Russian into English.

1. Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего письма от 15 мая, за которое мы Вас благодарим.

С уважением…

2. Уважаемый г-н Джонсон,

Благодарим за Ваше письмо от 15.01.20... , с которым Вы послали нам Ваш каталог оборудования.

С уважением…

3. Уважаемые господа!

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма от 28 октября с приложенным к нему каталогом Вашей продукции.

Мы напишем Вам немедленно по получении ответа от завода-изготовителя этих машин.

С уважением…

4. Уважаемая г-жа Коулен,

Подтверждаем получение Вашего письма от 15 марта, копию которого мы послали нашим партнерам на рассмотрение. Мы сообщим Вам их решение через несколько дней.

С уважением…

5. Уважаемые господа!

С благодарностью подтверждаем получение Вашей телеграммы от сегодняшнего числа, сообщающей о визите директора компании в начале следующей недели.

С уважением…

6. Уважаемые господа!

Сообщаем, что товар в соответствии с контрактом № 187 от 20 января 20… мы получили.

Признательны Вам за быструю доставку. Надеемся, что этот заказ станет началом нашего долгосрочного взаимовыгодного сотрудничества.

С уважением…

7. Уважаемые господа,

В ответ на Ваше письмо от 26 сентября, посланное воздушной почтой, мы рады сообщить Вам, что теплоход "Нева" прибудет в Лондон 5 октября.

С уважением…

8. Уважаемые господа,

Подтверждаем наш телефонный разговор, состоявшийся сегодня утром, в ходе которого мы информировали Вас о том, что Вы не приложили к Вашему письму от 20 ноября счет-фактуру на товары, отгруженные теплоходом "Нева" по заказу №326/5

С уважением…

9. Уважаемые господа,

Мы рады подтвердить Ваш заказ № 759.

Как мы уже упоминали в нашем предыдущем письме, поставка нестандартных товаров обычно занимает 2 месяца, однако, учитывая (in view of) Вашу срочную потребность, мы планируем изготовить Ваш заказ в первую очередь (we are giving your order priority). Вы можете быть уверены, что заказ Вы получите в установленные сроки, и мы скоро информируем Вас об отгрузке.

С уважением…

10. Уважаемые господа,

Мы рады были получить Ваше письмо от 10 апреля с приложенным к нему списком товаров, которые Вам нужны до конца мая.

На отдельном листе мы указали цены (have quoted for) на эти товары, все они могут быть поставлены со склада (from stock). Заверяем Вас, что указанные цены самые низкие, насколько это возможно.

С уважением…

11. Уважаемые господа,

Этим письмом мы подтверждаем все, что обсуждалось во время нашего последнего телефонного разговора.

Как было решено, Ваша фирма будет осуществлять техническую поддержку проекта, в то время как мы будем заниматься обеспечением оборудования по Вашим спецификациям. Если это соответствует Вашему пониманию нашего разговора, просим подписать копию этого письма и выслать по нашему адресу. После получения этого подтверждения мы передадим его нашим специалистам для подготовки текста контракта.

С уважением…