- •Практикум по деловой переписке Москва 2010
- •I. Деловое письмо
- •1. Структура делового письма
- •1.1. Заголовок (Letterhead)
- •1.2. Ссылка (Reference)
- •1.3. Дата (Date)
- •1.4. Внутренний адрес (Inside Address)
- •1.5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)
- •1.6. Обращение (Salutation)
- •1.7. Указание на общее содержание письма (Subject Line)
- •1.8. Заключительная формула вежливости (Complimentary Line)
- •1.9. Подпись (Signature)
- •1.10. Приложение (Enclosure)
- •1.11. Указание на рассылку копий (cc Notation)
- •2. Оформление конверта
- •3. Письма информационного характера
- •3.1. Письмо-сопровождение (Covering Letter)
- •1) Для указания, что именно посылается:
- •2) Для указания действий получателя:
- •3) Для завершения письма:
- •3.2. Письмо-подтверждение (Acknowledgement)
- •1) Подтверждение получения:
- •2) Выражение благодарности:
- •3) Возможные выражения любезности:
- •3.3. Уведомления и объявления (Notifications and Announcements)
- •3.4. Письмо-представление (Introduction)
- •4. Письма, побуждающие к действию
- •4.1. Письмо-просьба (request)
- •4.2. Запрос (enquiry)
- •4.3. Заказ (order)
- •4.4. Назначение встречи (appointment)
- •4.5. Приглашение (Invitation)
- •4.6. Ответы на письма, побуждающие к действию
- •4.6.1. Ответ-согласие (Affirmative answers)
- •4.6.2. Отрицательный ответ (Negative answer)
- •4.6.3. Письма, не дающие прямого ответа (Letters that avoid giving a direct answer)
- •5. Письма-претензии
- •5.1. Письма-претензии (Claims)
- •5.2. Ответы на письма-претензии
- •II. Другие виды деловой корреспонденции
- •1. Служебная записка
- •2. Письмо-запрос о поступлении на работу и резюме
- •3. Контракт
- •I. Деловое письмо
1.9. Подпись (Signature)
После заключительной формулы вежливости оставляют 3-5 пустых строк, чтобы письмо можно было подписать собственноручно. Затем указывается имя отправителя, оно может начинаться с заглавной буквы или полностью быть написанным заглавными буквами. Под именем, на следующей строке указывается его должность, (возможно упоминание названия отдела). Обратите внимание, что употребление обращения "Mr" с мужским именем здесь не допускается, а "Mrs" или "Miss" возможно:
|
Yours faithfully PASHE
PATRICK ASHE Chairman |
|
Yours sincerely LBolan
Lesley Bolan (Mrs) General Manager |
Если письмо подписывается от имени отправителя другим лицом, то перед напечатанным именем отправителя указывается "for" или "pp" (от латинскогоperprocurationen), что означает "от имени".
|
Yours faithfully Shirley Johnson
for EDWARD NATHAN Chairman |
1.10. Приложение (Enclosure)
Есть несколько вариантов указания на приложение к данному письму:
- можно приклеить цветной стикер "enclosure";
- напечатать три точки на левом поле в той строке, где приложение упоминается в тексте;
- самый распространенный вариант – написать "Enc" "Encs", или "Encl.", пропустив строку после блока подписи.
|
Yours sincerely
Linda Paterson (Mrs) Marketing Manager
Enc |
или |
Yours sincerely
Linda Paterson (Mrs) Marketing Manager
Encl. |
или
|
Enclosures: 1.Invoice 2. Bill of Lading
|
1.11. Указание на рассылку копий (cc Notation)
Если копия письма направляется третьему лицу (обычно кому-то из организации отправителя), в письме печатается сокращение "cc" (от англ. "copycirculated" или "courtesycopy") или слово "Сopy", с последующим указанием имени и должности получателя копии. Если таких получателей несколько, то их имена обычно перечисляются в алфавитном порядке.
|
Copy Ravi Gopal, General Manager Ashley Ow Yong, Company Secretary Candice Reeves, Accountant |
Если отправитель письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что третье лицо получит копию письма, используется пометка "bcc" ("blindcourtesycopy") - "слепая копия" - рассылка первых экземпляров или копий без уведомления получателя о других адресатах
|
Bcc Mr Gordon Clark, Chief Executive
|
Letter reading practice
Exercise 1. Read the following letter. Identify its main elements. Which elements are missing?
|
RICHMOND PETROLEUM Inc.
12 June, 2003
Membrane Systems Ltd. 20, Wellesley Road Cleveland Ohio 4456 USA
Thank you for your letter of 9 June, 2009 asking for an up-to-date list of addresses of our branches. We have pleasure in enclosing this brochure, showing the location of all our branches and agencies at home and abroad.
Yours faithfully
Encl. |
Exercise 2. Look at the addresses of the letters. Are they written correctly? What should be changed in them?
|
Atlantic Hotel London W1 10, Fen Road |
|
Chicago, II, 1562 21 Conduit Street W.&T. Avery Limited Mr Simpson
|
|
Mathews & Wilson Ladies’ Clothing General Manager 75 High Street Glasgow Scotland |
|
10, Garston Road Worldwide Dealers Ltd. Mr R. Stevenson Australia Melbourne
|
Exercise 3. Read the following letters. Formulate the subject heading for each of them.
Letter 1
|
Dear Sirs
Re: ____________
Thank you for your inquiry of 21 December 20… . We are pleased to send you our samples as you requested. We can offer you this kind of label paper on our usual terms. We would appreciate your order and promise you prompt service at all times.
Yours faithfully |
Letter 2
|
Dear Mr T. Wilson
Re: _____________
We wish to inform you that Mr P. Peterson will visit you on the morning of 15 May in your office. This visit will allow us to discuss matters of mutual interest and explore the possibilities of further developing our business relations.
We would appreciate a prompt confirmation of this appointment.
Yours sincerely |
Exercise 4. You are writing a letter to:
a) a British company which you do not know very well;
b) Mr Lindeln who has been your business partner for many years;
c) the President of the company. The President is a woman;
d) the head of the Export Department at Atlas Manufacturers, her name is Barbara Doe;
e) International Office Equipment Inc., an American company.
What kind of salutation are you going to use in each case?
Which complimentary close will you choose?
Exercise 5. All the parts are mixed up in the following letter. Arrange them properly. Rewrite the letter in accordance with the blocked letter layout.
|
Yours sincerely
Attention: Mr N. Conshiwan
We are opening a shop of national Asian dresses and fabrics in one of our hotels.
Please send us your catalogue with sizes and colours of female and male national clothes of Thailand.
Manager
Our Ref: PM/ma
Re: Enquiry for National Dresses
International Trading Company Bangkok Thailand Dear Mr N. Conshiwan
P. Morgan P. Morgan
Your Ref:
3 August, 2009 Intercontinental Hotel Group
Telex: 79436 inho Telefax: (039) 3673 Telephone: 487-6591
|
Exercise 6. Read the following letters:
Letter 1
|
The Bell Group 15 Beauchamp Str. London W 1
Telex: 90653belgr Telephone: 305-6789
Your Ref: Our Ref: RC/st 16 January 20… Mr Stewart O’Neil Wetron Weida 103 Orchad Road New York, N.Y. 10036 USA
Dear Mr S. O’Neil
Subject: Business Offer
As a major manufacturer of washing machines, we require large quantities of electric motors from 1 to 2 kW.
Please send us all available data on your latest models. We hope to hear from you soon.
Yours sincerely For Bell Group
RCarter Robert Carter Managing Director |
Letter 2
|
Thank you for your letter of 16 November. We are pleased to send you our catalogues and also our export price list of the latest models of electric motors.
We are very interested in exporting to Great Britain and would like to assure you that all your orders will be handled with utmost care.
May we request a prompt reply.
|
As you can see the second letter is the reply to the first one. But there are no framing elements in it. Find them in Letter 1 and rewrite the answer properly.