4. Письма, побуждающие к действию

В деловых письмах, предложенных в этом разделе, исходным намерением пишущего является побуждение партнера по переписке к совершению определенного действия. С реализацией этого намерения связано написание таких типов текстов, как:

- просьба (Request),

- запрос (Enquiry),

- заказ (Order),

- приглашение (Invitation),

- назначение встречи (Appointment).

Каждое из этих писем обладает определенной спецификой, однако, несмотря на свою разноплановость, все они строятся по единой схеме. Применительно к разным письмам этот общий план трансформируется в более детальные планы конкретных типов. Это можно проиллюстрировать на примере письма-просьбы:

Общий план реализации коммуникативного намерения		План письма-просьбы
1. Скажите, к совершению какого действия Вы побуждаете своего корреспондента.		1. Изложите суть просьбы.
2. Объясните, почему Вы поощряете его к этому действию		2. Укажите на обстоятельства, аргументирующие Вашу просьбу.
3. Заранее поблагодарите партнера по переписке.		3. Выразите благодарность.

У каждого из упомянутых типов писем своя специфика. Для писем-запросов и заказов характерно:

а) широкое использование коммерческих терминов;

б) изложение части информативного материала в виде таблицы.

Отличительной чертой письма-приглашения является его застывшая композиционная структура, особенно жесткая при написании официального приглашения. В неофициальном приглашении возможны отклонения от этой схемы, шире используются синонимичные языковые средства, в результате чего снимается подчеркнутая строгость этого письма.

Каждое деловое письмо пишется с определенной целью, которая определяется намерением автора. В письме, побуждающем к действию, намерение заключается не в том, чтобы просто изложить просьбу, а в том, чтобы заставить получателя отреагировать. Часто такие письма выглядят как сообщения типа "pleasesendme", потому что они содержат просьбу выслать брошюры, материалы, каталоги и т.д. Обычная просьба становится запросом, когда дело касается коммерческой информации.

Письма, побуждающие к действию, могут поощрять получателя к выполнению разнообразных действий, они инициируют:

- приглашения;

- назначение встречи;

- размещение заказов;

- бронирование мест в гостинице, и т.д.

При написании письма такого типа можно использовать следующий план:

a) выразите свое намерение: это может быть просьба, запрос, заказ, и т.д.;

б) изложите свои доводы или дайте соответствующее пояснение;

в) заранее поблагодарите своего партнера.

4.1. Письмо-просьба (request)

В любой области деловой деятельности пишется большое количество писем-просьб. Предприниматель пишет поставщику с просьбой выслать каталог, в гостиницу – с просьбой забронировать номер, деловому партнеру – по поводу встречи и т.д.

В письме-просьбе следует:

1) изложить просьбу;

2) обосновать причину просьбы;

3) выразить признательность за ожидаемое сотрудничество.

Полезные фразы.

При запросе информации:

1. I / We would like to know whether...

2. Please inform us ...

3. We shall be obliged if you will inform us ...

4. We should be obliged if you would kindly inform us ...

5. We shall appreciate it if you (will) inform us ...

6. We should appreciate it if you would kindly inform us ...

7. We would ask you to inform us ...

8. We are interested to know whether you have considered ...

При обращении с просьбой выполнить что-то:

1. Would you please send us ...

2. Please send us ...

3. We should be obliged if you would confirm that...

4. We should be most obliged if you would forward...

5. Could you, please, send us ...

6. Would you kindly send us ...

7. We have pleasure in enclosing our Order No ..., and would ask you to return the duplicate to us, duly signed, as an acknowledgement.

Если вы хотите, чтобы ваша просьба звучала более убедительно, используйте одну из следующих фраз:

1. We must ask you to open a Letter of Credit not later than...

2. It is absolutely essential that you open a Letter of Credit not later than ...

Для выражения признательности (вежливая заключительная фраза):

1. We look forward to receiving your reply / hearing from you soon.

2. Your cooperation will be appreciated.

3. Your cooperation will be truly (greatly) appreciated.

4. Your cooperation and understanding will be appreciated.

5. Your prompt reply will be appreciated.

6. We will appreciate receiving this information as soon as possible.

7. We will appreciate receiving these data by 30 November.

Letter reading practice

Exercise 1. Read the following letters of request. Write out all the new words and learn them. Find the phrases expressing request and learn them by heart. Translate the letters.

Letter1. Request for information

Изложение причины просьбы (background information)	Dear Sir We are a trading organisation and at present are interested in increasing the range of generators and turbo-generators we can offer our clients. We should like to receive some information about the models you are now producing.
Изложение просьбы	We should be obliged if you would send us your latest catalogue and price list
Вежливая заключительная фраза	We look forward to hearing from you soon. Yours faithfully

Letter 2. Request to reserve a room in a hotel

Dear Sirs Kindly reserve for our customer, Mr Arnold Stewart, a single room with a bath from 15 to 24 September. Mr A. Stewart is expected to arrive on PanAm flight No 654 from San-Francisco and should get to your hotel at about 8 o'clock p.m. We look forward to your confirmation. Yours faithfully

Letter 3. Request to send some reference material

Dear Sir / Madam I have seen one of your safes in the office of a local firm and they passed on your address to me. Please send me a copy of your current catalogue. I am particularly interested in safes suitable for a small office. Yours faithfully

Guided letter writing practice

Exercise 1.Read the following letter and answer the questions given below.

Slater and Sinclair Limited Telex: 05327 slas Fax: 395-6787 Your Ref: Our Ref: ST/lt 15 February 20... Wilhelm Petersen & Co. 62 Grafenberger Straβe 2 Hamburg-Eppendorf Germany Dear Sirs We have received your address from Mr Friedrich Schulze, our representative in Düsseldorf. He informs us that you manufacture various types of adding machines. We are very interested in including your machines in our sales programme. If you are interested in doing business with us we would like you to make us an offer with full details. We hope to hear from you soon. Yours faithfully SThatcher Steven Thatcher Sales Manager

Questions:

1. What kind of letter is it?

2. Where did Slater and Sinclair Limited get the address of this German firm?

3. What does Mr F. Schulze inform Mr S. Thatcher of?

4. What can you say about Slater and Sinclair Limited? What are their interests and intentions?

Assignments:

1. Find the sentences in which Mr S. Thatcher

- informs the partner of his plans;

- expresses his request;

- finishes the letter.

Exercise 2. Rewrite the letter using synonymous expressions.

Dear Sirs We saw your kitchen furniture at the Leipzig Fair held last spring. We are interested in your line and ask you to send us all data available on your products. We await your reply with great interest. Yours faithfully

Exercise 3. Write a letter according to the points of guidance given below:

Parties
Mr G. Brentsin Manager Pencil Group Ltd.	Mr R.Stone Manager Fortune Estate Ltd.

Addresses
157 Patpong Road Bangkok Thailand	12 Junction Mews Sales Place London W21PN United Kingdom

Pencil Group Ltd. plans to open an office in London. Help Mr G. Brentsin write a request to Fortune Estate Ltd. Here are some suggestions:

1. Explain your reason for writing the letter: say that you intend to open an office in London.

2. Say that you are prepared both to rent and buy some office space.

3. Ask Fortune Estate Ltd. to send you some information about their premises in the central and western parts of London.

4. Express appreciation of your partners' efforts.

Exercise 4. Read the following advertisement and write a letter to Pergamon International AB requesting them to send you some additional information about the exact location of their houses and their prices. Do not forget to introduce yourself.

RENT OUR HOUSE We are a British company who deals with real estate business in Australia. We have today the right to lease houses for accommodations and / or offices to foreign companies in Sydney. These houses are on long term lease basis and are situated 20 minutes drive from Sydney centre. The sizes of the houses vary between 160-700 sqm, they are fully furnished and ready to move in and have connecting facilities such as tennis courts, saunas and conference/cinema hall. We have representation in Moscow, so we will be able to serve your needs on sight. For more information please contact us. pergamon International AB Phone: +46-31168855,163555 Telefax: +46-31168707

Exercise 5. June is going to be a tough month for Mr S. Bond. Apart from many other things he must visit some exhibitions in Moscow, especially those he marked in this ad. Help Mr S. Bond write a letter to the Metropol Hotel in Moscow requesting them to reserve a room with a bath for him.

Don't forget to mention when Mr S. Bond will arrive and how long he is going to stay.

Forthcoming International Exhibitions in Moscow V JUNE 17-24: Konsumexpo — International Consumer Goods Exhibition Expocentr, Sokolnichesky val 1-a V JULY 2 -9: Inforg — Exhibition for Office Organisation, Equipment and Supplies Expocentr, Sokolnichesky val 1-a AUGUST:International Trade Fair for Facilities and Equipment in the Private and Public Sectors Moscow Hall at Sokolniki Park

Letter writing practice

Exercise 1. Translate the following phrases into English.

1. Мы хотели бы попросить Вас выслать…

2. Сообщите нам, пожалуйста, дату Вашего приезда.

3. Не могли бы Вы сообщить нам…

4. Очень просим прислать нам последний каталог и образцы…

5. Будем Вам очень признательны, если вы вышлете нам годовой отчет компании.

6. Мы были бы Вам признательны, если бы Вы сообщили нам сроки проведения выставки…

7. С удовольствием прилагаем контракт на …, и хотели бы попросить Вас подписать его и прислать обратной почтой.

8. Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.

9. Будем Вам благодарны, если Вы пришлете эту информацию к 20 мая.

10. С нетерпением ждем Вашего ответа.

11. Настоятельно просим Вас открыть аккредитив не позднее …

Exercise 2. Translate the following letters from Russian into English.

1. Уважаемые господа,

Будем Вам признательны, если Вы пришлете список фирм, торгующих этими товарами.

С уважением…

2. Уважаемые господа,

Просим прислать нам подробное описание товаров, которыми Вы интересуетесь.

С уважением…

3. Уважаемый господин Ричардсон,

Мой коллега, который недавно у Вас останавливался, порекомендовал нам Вашу гостиницу.

Я была бы Вам признательна, если бы мне сообщили о стоимости трех суток с завтраком в Вашей гостинице для двух взрослых и двух детей (4 и 8 лет), а также цену полного пансиона. Мы планируем прибыть 15 июля.

Надеюсь на Ваш незамедлительный ответ.

С уважением…

4. Уважаемый г-н Смит,

Не могли бы Вы сообщить нам имя дилера в Московском регионе? Мы заинтересованы в получении информации о металлообрабатывающих станках (machiningtools) и поставках на наш завод.

Мы будем весьма благодарны, если Вы пришлете эту информацию как можно быстрее.

С уважением…

5. Уважаемый господин / госпожа,

Просим Вас забронировать одноместный номер в Вашей гостинице на имя С.М. Никонова на период с 23 по 27 марта. Желателен тихий номер, с душем и телевизором.

Надеемся на Ваш незамедлительный ответ.

С уважением…

6. Уважаемая Мисс Тейлор,

Ссылаясь на наше письмо от 30 ноября, сообщаем, что г-н Джонсон, вице-президент нашей компании, прибывает в Амстердам 10 декабря, рейсом ВА 156 из Лондона.

Просим встретить его в аэропорту и отвезти в гостиницу Grand, где для него забронирован номер.

Просим Вас подтвердить получение письма, как можно скорее.

С уважением…

7. Уважаемые господа,

Из Вашего рекламного объявления мы узнали о выставке сельскохозяйственных товаров осенью этого года в Мюнхене.

Просим Вас прислать приглашение для наших специалистов, для которых эта выставка представляет большой интерес.

С уважением…

8. Уважаемая Мисс Тейлор,

Просим исправить ошибку в нашем письме от 3 декабря, а именно: указанный номер рейса должен быть ВА 152, а не 156, как указано в нашем письме.

С уважением…

9. Уважаемые господа,

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма от 1 июня, в котором Вы сообщили нам, что глава Вашей компании г-н А. Ларсен собирается полететь в Москву в конце следующей недели, чтобы провести с нами переговоры о продаже российских автомобилей на шведском рынке. Мы будем Вам признательны, если Вы сообщите телеграммой номер рейса дату прибытия г-на Ларсена в Москву для того, чтобы мы встретили его в аэропорту.

С уважением…

10. Уважаемые господа,

Ваше объявление в февральском выпуске журнала "Маркет" нас очень заинтересовало.

Нам хотелось бы узнать больше о продукции, которую предлагает Ваша фирма, и мы были бы Вам очень признательны, получив перечень оптовых цен и информацию, касающуюся условий платежа, порядка оформления и выполнения заказов.

Наше желание – предложить потребителям наиболее широкий выбор кондиционеров, поэтому мы всегда заинтересованы в новой продукции, которая появляется в этой области.

Надеемся на быстрый ответ. Благодарим Вас.

С уважением…

11. Уважаемые господа,

Мы хотим продемонстрировать вашу книгу «Великий генерал» на специальной выставочной витрине, и мы будем признательны. Если Вы вышлите нам 6 рекламных щитков с образцами, 2 или 3 фотографии генерала в рамках и большой макет книги для украшения витрины. Если к этому Вы можете приложить ещё какие-либо соответствующие материалы, мы будем крайне благодарны.

Мы надеемся, что уровень продаж книги значительно повысится благодаря нашей рекламе. На настоящий момент мы продали более трёхсот экземпляров.

С уважением…