4.6. Ответы на письма, побуждающие к действию

Такие письма пишутся в ответ на получение заказа, в ответ на запрос информации или об оказании услуги, в ответ на приглашение. Ответы, конечно же, будут самыми разнообразными, но их можно разделить на три категории: получатель письма может ответить согласием, отказом или уклониться от прямого ответа.

Развивая свое намерение в тексте, пишущий придерживается определенной схемы. Так, в письмах-согласиях (Affirmative answers), как правило, автор:

а) благодарит своего корреспондента за присланное приглашение, заказ, запрос и т.д.;

б) выражает свою позитивную реакцию;

в) высказывается по проблемам полученного письма.

В письмах-отказах (Negative answers) рекомендуется:

а) указать ссылку на полученный документ;

б) выразить негативную реакцию на просьбу, приглашение, заказ, запрос и т.д.;

в) изложить причины отказа.

В письмах, не дающих прямого ответа (Letters that avoid giving a definite answer),пишущий:

а) благодарит своего партнера по переписке;

б) отказывается выполнить то, о чем он его просит; указывает причины отказа;

в) предлагает альтернативный вариант решения проблемы.

Данные схемы можно рассматривать как обобщенные планы соответствующих вариантов ответных писем.

Важным элементом структуры ответного письма, независимо от выраженной в нем реакции, является ссылка на полученную корреспонденцию. Как правило, с нее начинается любой ответ, причем автор может сослаться не только на письменные, но и устные предыдущие контакты (например, телефонный разговор или встречу). Используйте для этого следующие фразы:

1. I am writing in connection with...

2. With reference to your telex of ...

3. We refer to your advertisement in ...

4. From the previous correspondence between ... and ... it is

obvious that ...

5. Reference is made to the last meeting of...

6. (We) thank you for your letter of ... (acknowledgement + reference)

7. Thank you for your letter enquiring about ...

8. We are delighted to hear that you are interested in our new ...

9. I appreciate your letter of ... asking about ...

10. Your request for information about ... has been referred to our International Department.

4.6.1. Ответ-согласие (Affirmative answers)

Начало (the beginning) утвердительного ответа очевидно: это либо подтверждение получения письма, либо ссылка на предыдущие письменные или устные контакты. Здесь используются стандартные фразы, приведенные выше. Средняя (the middle part) часть письма является более сложной для написания, так как в ней рассматриваются вопросы, затронутые ранее. Можно предложить несколько вариантов изложения этой части письма.

Вы получили одно из следующих писем: 1) просьбу сообщить какую-то информацию 2) просьбу выполнить какое-то действие 3) запрос 4) заказ 5) предложение встречи 6) приглашение

Утвердительный ответ пишется по следующему плану: - требуемая информация дается в письме или в прилагаемых брошюрах и каталогах (иногда даются необходимые пояснения); - указываются выполненные действия, могут даваться пояснения; - делается деловое предложение; - дается подтверждение заказа; - подтверждается предлагаемая встреча; - принимается приглашение.

В заключительной части (the ending) письма может содержаться вывод по поводу того, что обсуждалось в средней части, или вежливая заключительная фраза.

Letter reading practice

Exercise 1. Read the following sample letters. Write out all the new words and learn them. Translatetheletters.

Letter 1.Reply to requesting information

Ссылка на предыдущую встречу Запрашиваемая информация содержится в прилагаемых буклетах Комментарии по поводу прилагаемой информации Вежливое заключение

REED MEDWAY PACKAGING SYSTEMS A Division of Reed Packaging Limited YourRef: Our Ref: JF/mc 15 November 20… Dear Sirs We refer to the discussions in your office during our recent visit to Moscow and as requested we are sending two copies of our leaflets showing our equipment and drawings of packing lines. We understand that your firm deals with the manufacture of paper sacks for many industries. Reed Medway Packaging Systems are part of Reed Medway Sacks who supply paper sacks throughout the United Kingdom. The users of these sacks in the chemical, animal feed, food and other industries contact us to buy packaging machines. As you will see in the enclosed leaflets, the materials packed on our machines can include all powders, flakes, granules in unit weights of 10 to 50 kg. If you require any further information please let us know. Yours faithfully JHFox J.H.Fox General Sales Manager Enc.: leaflets

Letter 2. Reply to request to carry out some actions.

Ссылка на просьбу Выдвигаемые предложения Заключение

Dear Mr T. Yasni Thank you for your letter of 13 March requesting us to submit proposals for the April Seminar in Istanbul. The issues which we would like to discuss during this Seminar and series of meetings are as follows: 1. Spare parts recommendations based on your overhaul programme. 2. HSB Engine Ltd. plan and their proposals. 3. Pipeline engine condition assessment. 4. Status of Redley repair schemes regarding tooling requirements. As you can see, we have a very serious and long list of subjects to be discussed. I would suggest that you invite all interested and responsible people to attend these discussions and meetings. Yours sincerely NWebster Nigel Webster Manager

Letter 3. Business offer in reply to enquiry

Dear Sirs In reply to your letter of 9 October, we have pleasure in enclosing a detailed quotation for EP 5400 Minerva copier, Absolute-55 typewriter, Continent-2315 telephones. You are certainly well aware of the high quality of our products and we assure you we are offering them at very attractive prices. We look forward to receiving your order and meanwhile send you a copy of our catalogue as we feel you may be interested in some of our other products. Yours faithfully

Letter 4. Acknowledgement as reply to the order

Dear Sirs Thank you very much for your Order No.539/RS of 6 September 20... . As requested, we enclose the copy, duly signed, as order acknowledgement. We will dispatch the goods to you as per our agreed schedule of delivery. Shipment will be made in accordance with the terms of our offer of 15 July 20... . We hope you will be satisfied with the goods and we look forward to more orders from you. Yours faithfully

Letter 5. Confirmation of the meeting

Dear Sir We have received your letter of 19 April notifying us of your forthcoming visit to Egypt early next month. We shall be pleased to receive you in our showrooms on 2 May and discuss our mutual business interests. Yours faithfully

Letter 6. Accepting the invitation (formal)

Mr D. Roy thanks the Director of Avon Turbines Company for their kind invitation to the opening ceremony of the Regent Hotel to be held at Regal Restaurant and will be delighted to attend.

Letter 7. Accepting the invitation (less formal)

Dear Mr N. Crosby Thank you very much for your kind invitation to the reception on the occasion of the 30th anniversary of your company at the Evergreen Plaza Hotel on 19 June. I will be on a short visit to Singapore in the middle of June and would be delighted to attend. I look forward to meeting you on 19 June. Yours sincerely

Guided letter writing practice

Exercise 1.The beginning is missing in the following letters but it is quite clear that they are written in reply to something. To what? Answer this question and supply the beginning.

Letter 1

Dear Sirs ……………………………………………………………………… The details of this quotation are as follows: Lot 1. - delivery December 20... . The total value of the quotation is £5,675,394.20. To be delivered on or before 30 December 20... . Lot 2. - delivery 20... . The total value of the quotation is £3,972,143.00. To be delivered on or before 30 December 20... .

Letter 2

Dear Mr S. Balarkishnan ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… We wish to inform you that our terms are as follows: Bed and breakfast Room and full board Up to two nights per person, single room 2 persons, double room £25.00 £33.00 £35.00 £60.00

Letter 3

Dear Sirs ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… It would give me great pleasure to attend your week-end seminar on 16/17 October. I would be able to speak on either of the subjects you suggest. I look forward to receiving fuller details of the programme in due course, and especially to seeing you in October. Yours faithfully

Exercise 2. Read the following offer for Darjeeling tea. What kind of goods do you offer your customers? Use this offer as a model to describe your goods and your terms.

Dear Sirs Thank you for your enquiry of 6 August. As requested, we are sending you our price list and samples of our Darjeeling tea from India. We are sure that after having compared it with other blends of tea, you will find our prices reasonable for the excellent quality of fine tea. Our terms of payment are: cash against documents. We look forward to receiving a trial order from you, which we shall execute promptly and carefully. Yours faithfully

Exercise 3. Read the beginning of the following letters. Choose one of the suggestions to continue the letter. Mind the key word which is underlined.

Letter 1

Dear Sir We thank you for your letter of 4 November, enquiring about our range of wall paper.

Options:

1. We should be obliged if you would send us details of the kinds of wall paper you are at present producing. 2. As soon as we have examined your samples we shall contact you to arrange a visit to your plant in order to inspect the wall paper and discuss the terms. 3. We have forwarded under separate cover a comprehensive selection of our patterns of wall paper. We also enclose our latest price list.

Letter 2

Dear Sir Thank you for your letter of 6 June asking for hotel accommodation for 20-24 June. We were pleased to hear that you wish to stay at the Central Hotel again during your forthcoming visit to Edinburgh.

Options:

1. Could you please reserve a single room with a bath for 4 nights from 20 to 24 June? 2. We wish to confirm that we have reserved a single room with a bath for 5 nights from 20 to 24 June. The room is at the back of the hotel and it is very quiet. 3. We shall be able to accommodate all the members of your group in single or double rooms.

Letter 3

Dear Sir We thank you very much for your enquiry for 2 sets of Air Cooled Engine Generating Sets and have pleasure in forwarding our quotation against your Specification for 2010-11 delivery.

Options:

1. Kindly remember: this offer expires on 31 August 2. We would like to describe and explain the details of this quotation. Prices. The prices quoted include labelling, packing and carriage F.O.B. UK sea port. 3. Your initial order is subject to a special discount of 2%.

Exercise 4. Write a letter according to the points of guidance given below:

Parties
Mr S .Teshima General Manager Mantami Corporation	Mr N. Sonsawan Sales Manager Thai Electronics Ltd.
Addresses
4-2 Ohtemachi 1-Chome Chiyodaku Tokyo Japan	15 Soi Saladaeng Bangkok Thailand

Letter 1

Mr S. Teshima writes a letter to Mr N. Sonsawan in which he:

- informs his partner of the future exhibition of electronic equipment in Tokyo;

- says that the exhibition might be of interest to his partner as some leading manufacturers of electronic equipment in Japan and South Korea are planning to exhibit their new models;

- notifies that the exhibition is to be held in the Central Exhibition Hall in Tokyo from 3-15 September;

- invites Mr N. Sonsawan to take part in the exhibition / to visit his firm's stand at the exhibition.

Letter 2

Mr N. Sonsawan receives the letter and writes a reply in which he:

- acknowledges receipt of Mr S. Teshima's letter;

- thanks Mr S. Teshima for his kind invitation to take part in the exhibition;

- accepts Mr S. Teshima's invitation;

- requests an appointment with Mr S. Teshima after the exhibition closes to discuss some business matters.

Letter 3

Mr S. Teshima writes an offer for computers in which he:

- makes reference to their meetings in Tokyo when the exhibition of electronic equipment was held there;

- offers computers DC 3590 - this is the firm's latest model equipped with printer and modem;

- informs Mr N. Sonsawan of the terms of the offer: payment - by a Letter of Credit; delivery - F.O.B. Bangkok;

- ends the letter by saying courteously that he would appreciate an order from Thai Electronics Ltd.

Letter 4

Mr N. Sonsawan receives his partner's offer for computers and writes an order in which he:

- thanks him for the offer for computers DC 3590;

- orders 300 computers of this model at the price of $ ... each;

- notifies Mr S. Teshima that he will open a Letter of Credit as soon as he receives his Notification of Readiness of computers for shipment;

- courteously ends the letter.

Letter 5

Mr S. Teshima receives Mr N. Sonsawan's letter and writes a reply in which he:

- thanks his partner for the letter and acknowledges the order;

- informs his partner that the order is receiving immediate attention and will be delivered within a month;

- expresses the hope that Thai Electronics Ltd. will place repeat orders with Mantami Corporation in future.

Letter writing practice

Exercise 1. You have received this official invitation. Write a reply accepting it.

The Directors of Ericson Group AB request the pleasure of your company at a Banquet on the occasion of the twentieth anniversary of the company to be held at the Victoria Hotel in London on Wednesday, 10 February 20..., at 7 o'clock p.m. Evening dress R.S.V.P. Mr John Tigers, Ericsson Group А В 121, Mary Axe St., London, E.C.I.

Exercise 2.You have received an enquiry for watches from a foreign buyer. He saw them exhibited at a trade fair in Paris and wants more information about them. Write him an offer quoting your terms and enclosing an illustrated catalogue and the latest price list.

Exercise 3.Write a letter to your partner in Great Britain requesting an appointment. Inform him of your forthcoming visit to Western Europe. Let another student in your group write a reply confirming this appointment.

Exercise 4. Translate the following phrases into English.

1. Мы признательны Вам за Ваше приглашение посетить завод…

2. Мы были бы рады посетить Ваш офис в любое удобное для Вас время.

3. В ответ на Ваш запрос мы рады сообщить Вам, что…

4. Спасибо за размещение заказа на нашей фирме.

5. В ответ на запрос с удовольствием сообщаем Вам, что наша компания участвует в осенней ярмарке…

6. Эта встреча позволит (даст возможность) нашим специалистам приобрести новые знания…

7. Наши специалисты прибудут в Лидс в начале следующей недели.

8. Буду признательна за Ваш незамедлительный ответ.

Exercise 5. Translate the following letters from Russian into English.

1. Д. Дингер с благодарностью принимает Ваше приглашение принять участие в приеме, который состоится 16 апреля в г. С.Петербурге.

2. Благодарю Вас за любезное приглашение на обед 21 марта.

Линда Смит и я с нетерпением ждем встречи с Вами в ресторане гостиницы Редиссон в 18.00.

3. Уважаемые господа,

Ссылаясь на наш телефонный разговор сегодня утром, сообщаю Вам, что мы сможем выслать все необходимые Вам материалы отдельным пакетом.

С уважением…

4. Г-н Джонсон,

В соответствии с Вашей просьбой я просмотрел весь материал и считаю, что Ваши выводы совершенно правильны.

Искренне Ваш…

5. Уважаемые господа,

Благодарим Вас за Ваше письмо от 36 марта, в котором Вы просите сообщить подробную информацию о нашем товаре.

С удовольствием прилагаем наш каталог - прейскурант и с нетерпением ожидаем Вашего заказа.

С уважением…

6. Уважаемые господа,

Подтверждаем получение Вашего письма от 20 апреля с просьбой выслать наше предложение на партию станков.

Мы можем отгрузить требуемые станки по цене 40000 фунтов за штуку ФОБ порт Санкт-Петербург с поставкой не позднее 20 августа.

Пожалуйста, отправьте Ваш заказ обратной почтой для своевременного исполнения.

С уважением…

7. Уважаемые господа,

Мы были рады узнать, что Вы видели нашу продукцию на торговой ярмарке в Москве, и нам очень приятно выслать отдельной почтой образцы, которые охватывают ассортимент товаров, в которых Вы заинтересованы.

С уважением…

8. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за запрос, от 11 марта относительно предложения на двигатели с поставкой до 1 сентября.

Прилагаем прейскурант, из которого Вы увидите, что двигатель АС-18Т стоит 39000 евро ФОБ Лондон.

По получении Вашего заказа мы незамедлительно им займемся, чтобы гарантировать поставку к установленной дате.

С уважением…

9. Уважаемые господа!

Большое спасибо за Ваш любезный запрос от 26 ноября, касающийся 10 комплектов инструментов, согласно приложенной к запросу спецификации. Вопрос находится под нашим пристальным вниманием, и мы надеемся вскоре выслать Вам наше коммерческое предложение.

С уважением…

10. Уважаемые господа!

В ответ на Ваш запрос от 16 мая и в подтверждение нашего разговора по телефону мы предлагаем Вам 8000 английских тонн Бакинского газойля (Baku Gasoil), на 10% больше или меньше по нашему усмотрению, по цене 8 долларов за американский галлон, ФОБ Батуми с немедленной отгрузкой. Качество газойля будет полностью соответствовать образцу, посланному Вам почтовой посылкой 3 мая.

Платеж должен быть произведен Вами наличными против отгрузочных документов в Лондоне. Все остальные условия указаны в документе, прилагаемом к письму. Это предложение действительно при условии получения Вашего подтверждения.

С уважением