1.1. Заголовок (Letterhead)
Официальное письмо печатается на бланке, в котором обычно содержится следующая информация:
логотип или графический символ Вашей компании;
название компании;
полный почтовый адрес;
контактные номера – телефон, факс, адрес электронной почты;
унифицированный указатель информационного ресурса или название интернет-сайта;
официальный адрес правления компании, зарегистрированный в Бюро регистрации акционерных компаний, если он отличается от фактического адреса компании (обычно приводится в нижней части бланка).
Если текст письма превышает страницу, то продолжение печатается на бланке, содержащем только логотип или название компании (без подробных данных), или на обычном листе бумаги. В верхней части указывают:
номер страницы;
дату;
имя получателя.
Не оставляйте одну строку от абзаца на предыдущей странице и не переносите одну строку на новую страницу. Старайтесь начинать новую страницу с нового абзаца.
Названия российских внешнеторговых объединений не переводятся на английский язык. При их передаче на английском языке используется прием транслитерации:
VneshnetorgovoyeObjedinenie"Machinoexport"
В конце названий многих английских торговых и промышленных предприятий, банков и т.д. стоит слово Limited(сокращенноLtd.):
Smith&Co.,Limited
Слово Limitedпредставляет собой сокращенное выражениеlimitedliabilitycompany–компания с ограниченной ответственностью,означающее, что ответственность членов компании ограничивается номинальной стоимостью приобретенных ими акций.
В США вместо слова Limitedпосле названий многих торговых и промышленных предприятий стоит словоCorporationили словоIncorporated(Inc.).Corporationозначаетсоединение лиц, корпорацияи в названиях американских фирм, банков и т.д. это слово употребляется вместо stock corporationакционерная корпорация. Incorporated(Inc.) означаетзарегистрированный как корпорация:
The American Mining Corporation
James Smith and Company, Incorporated
Отсутствие слова Limited(Ltd.) в названиях английских предприятий и слов Corporation илиIncorporated(Inc.) в названиях американских предприятий указывает на то, что данное предприятие является товариществом (partnership), члены которого отвечают по обязательствам предприятия всем своим имуществом:
Robinson & Sons
Bennet Bros.
(Bros. является сокращением от слова Brothers "братья". Bennet Bros. –Братья Беннет.
1.2. Ссылка (Reference)
Часто в заголовке печатается указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма (заглавными буквами), инициалы машинистки (заглавными или маленькими буквами), сокращенное обозначение отдела, номер дела и т.п.:
|
Our reference (или: Our ref.) AC/DK/156 |
Наша ссылка AC/DK/156 |
|
Your reference (или: Your ref.) 15/16/1865 |
Ваша ссылка 15/16/1865 |
|
In your reply please refer to FL/kd/151621 |
В Вашем ответе просим сослаться на FL/kd/151621 |
|
In your reply please mention our reference CA/DB |
В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку CA/DB |
Например:
Your Ref: DA/st
Your Reference David Ashen Susan Thompson
(Ваша ссылка) (руководитель) (секретарь)