4.2. Структурирование целей организации
Проблему нахождения наилучшего пути достижения поставленной цели можно разделить на две части.
Как из множества возможных вариантов отобрать наиболее рациональные?
Как из сравнительно небольшого числа рациональных вариантов выбрать наилучший?
Возможность детализировать цели и пути их достижения, выявить существующие между ними взаимосвязи, обеспечить определенную логику решения проблемы обеспечивает применение метода структуризации.
В основу построения структуры любой экономической проблемы может быть положена взаимосвязанная последовательность следующих понятий, объединенных в логические пары или паросочетания:
цели;
задачи, подлежащие решению на заданном интервале времени, для достижения формулируемых целей;
методы решения задач, направленные на достижение поставленных целей;
ресурсы, необходимые для решения задач и осуществления методов;
затраты, связанные с достижением целей и всеми предыдущими мероприятиями, включая все общепринятые статьи реальных расходов.
Внутри данной последовательности в зависимости от характера задачи могут быть включены другие понятия, например, между методами и ресурсами могут быть включены программы, реализующие эти методы. Кроме того, последовательность в ряде практически важных случаев может заканчиваться понятием эффективности, соотнесенной целям.
1. Совокупность перечисленных и при необходимости дополненных понятий представляет собой в основном средства достижения поставленных целей. Поэтому без потери общности и для удобства рассмотрения обозначим данное структурное представление будущей системы через ее основные элементы: цели–средства (рис. 4.2.1.).
Рис. 4.2.1. Схематическое изображение связи между отдельными элементами системы "Цели–Средства"
2. Намеченные контуры системы "Цели–Средства" позволяют перейти к следующему шагу и сделать предположение о том, что в рассматриваемой последовательности допустим попарный анализ понятий:
цели–задачи,
задачи–методы,
методы–ресурсы,
ресурсы–затраты и т. д.
В этом случае общая задача оптимизации системы "Цели–Средства" распадается на ряд подзадач, в каждой из которых подход к исследованию соответствующего паросочетания может строиться исходя из общей концепции рассматриваемой системы.
Следующий шаг на пути дальнейшей структуризации системы состоит в матричном представлении паросочетания и введении понятия приоритета. Делается это следующим образом.
3. Любое паросочетение по определению представляется в виде А-матрицы, содержательными компонентами которой являются ее столбцы и строки, как это показано схематически на рис. 4.2.2.
Рис. 4.2.2. Матричное представление паросочетания "Цели–Задачи"
В содержательных терминах матрица размерностью |m x n| представляет собой множество взаимосвязанных элементов, которое разбивается на два подмножества.
3.1. Первое из этих подмножеств представляется в виде столбцов А-матрицы: А1, А2…Аj…Аn, каждый из которых может отождествлять собой отдельные элементы исследуемой системы.
В принятой терминологии (рис 4.2.2. , рис. 4.2.3. ) столбцы могут отождествлять ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, обеспечивающие достижение этих целей и т. д.
3.2. Второе из этих подмножеств представляется в виде строк А-матрицы: А1, А2…Аj…Аn, каждая из которых может отождествлять собой также отдельные элементы, находящиеся в отношении соподчинения с элементами подмножества 3.1. В принятой терминологии строки могут отождествлять ЗАДАЧИ, обеспечивающие достижение этих целей и т. д.
Рис. 4.2.3. Матричное представление паросочетания "Цели–Задачи"
4. Указанные подмножества имеют ассоциативные связи, формально отображаемые элементами А-матрицы: аij, i = 1, 2…; j = 1, 2…, принимающими определенные значения, например 1 или 0, в зависимости от того, служит ли i-тая задача достижению j-той цели, или нет.
5. Множество целей (задач) в свою очередь разбивается на два подмножества, элементы одного из них имеют заданные приоритеты, элементы другого – нет. Другими словами, для отдельных столбцов А-матрицы вводится система приоритетов, которая задается специально введенной, так называемой, определяющей |m+1|-ой строкой Аm+1, каждый элемент которой принимает значение 1 или 0, в зависимости от того, имеет ли данный j-тый столбец приоритет, или нет.
По определению задается, что в определяющей строке имеется по крайней мере один элемент am+1,j , не равный 0.
Столбцы, имеющие единицу в определяющей строке, называются приоритетными или единичными столбцами. Элементы, которые отождествляют эти столбцы, называются приоритетными.
Столбцы, не отмеченные как приоритетные, называются нулевыми.
6. Пункты 3–5 могут варьироваться для любой из выбранных пар системы ЦС, включая элементы последовательности, отстоящие друг от друга более чем на один шаг, например "ЦЕЛИ–РЕСУРСЫ"; и образующие своего рода замкнутый контур , например "ЦЕЛИ–ЗАТРАТЫ". Нетрудно видеть, что в последнем случае может образовываться целесообразная обратная связь.
Построение инцидентных матриц для всех необходимых паросочетаний предполагает составление достаточно полных перечней, целей, задач, методов, и т. д., определенную систематизацию этих перечней с учетом конкретных условий, большую работу по выявлению связей и отношений между рассматриваемыми элементами. Значительное место на данном этапе принадлежит исследованию цели. От четкости формулирования целей и степени проработки их иерархии во многом зависит успех не только предварительного анализа, но и результаты всего системного исследования. Поэтому на данном этапе целесообразно начать работу с построения так называемого дерева целей.
Деревом целей называется древообразная ветвящаяся структура разбиения целей по понижающимся уровням (рис. 4.2.4.).
Рис. 4.2.4. Структура дерева целей
Дерево целей строится поэтапно, сверху вниз, путем последовательного перехода от более высокого уровня к более низкому, смежному уровню.
Первый уровень – уровень системы.
Второй уровень – уровень подсистем, выделенных по одному и тому же признаку и т. д.
В основе дерева целей лежит согласование целей между собой.
Конкретизация целей сверху вниз должна расти: чем выше уровень, тем качественнее формулируется цель.
В любой системе согласно общей теории управления существует иерархия целей и критериев эффективности ее функционирования. Не составляет исключения в этом смысле и образуемая система понятий, то есть система "Цели–Средства".
Содержательное описание и матричное представление системы "Цели–Средства" должно включать приоритеты отдельных элементов или критериев, в соответствии с которыми в ходе исследования может быть произведено выделение приоритетных элементов, а также достаточно полную информацию об используемых в процессе функционирования ресурсах, затратах и т. д.
Важно, чтобы описание системы содержало связи между паросочетаниями элементов, как это показано на рис. 4.2.2., 4.2.3.
В целом, содержательное описание исследуемой системы должно строиться на основе взаимосвязанной совокупности показателей, которые устанавливают зависимости между элементами самого верхнего и самого нижнего уровня (например цели и затраты).
В зависимости от природы системы "Цели–Средства" последовательность паросочетаний "цели, задачи и т. д." может быть заменена на аналогичные последовательности других понятий. Эти понятия и связь между ними определяются постановкой задачи конкретного исследования.
В процессе составления матриц для отдельных паросочетаний необходимо однозначно определить последовательность логического анализа, в которой эти матрицы должны рассматриваться. Связи между отдельными элементами матриц паросочетаний носят ассоциативный характер. Отношения порядка между двумя элементами матрицы направлено от строки к столбцу, т. е., в общем случае, противоположно самой последовательности исследуемых паросочетаний.
Важнейшим вопросом в процессе исследования является назначение приоритетов отдельным столбцам построенных матриц для исследуемых паросочетаний.
Назначение такого рода должно быть произведено в обязательном порядке для паросочетания, стоящего первым в рассматриваемой последовательности. Например, в последовательности: "цели–задачи, задачи–методы, методы–ресурсы" необходимо обязательное назначение приоритетов отдельным целям. Во всех остальных паросочетаниях приоритеты отдельных элементов могут быть получены автоматически, путем многократного применения приведенных правил поочередно к каждому паросочетанию в отдельности.
Наряду с автоматическим определением приоритетов для каждого из паросочетаний, кроме первого, могут быть назначены дополнительные приоритетные элементы.
Метод структуризации дает возможность даже при проведении чисто качественного анализа получить новые идеи, раскрыть новые возможности решения исследуемой проблемы на разных уровнях управления.