7. Выходные документы.
При выборе этого пункта главного меню появляются те же окна для поиска информации в базе, что и на рис. 9. Нужно выполнить все действия, описанные в п. VI. После того, как нужный человек найден, появляется экранная форма, изображенная на рис. 11. Чтобы найденная запись стала текущей в таблице, нужно щелкнуть на окошке с ФИО. Если в окошке другая фамилия, следует поверх ее набрать нужную.
Вверху высвечивается дата заявления клиента, обратившегося за справкой в архив. Автоматически берется текущая дата из компьютера. Если на самом деле дата другая, нужно ввести ее вручную. Эта дата будет печататься на справке.
С помощью кнопок внизу следует выбрать тип справки и требуемый язык документа (русский или украинский). После этого - нажать на значок принтера. В результате сформируется документ в формате MS Word с именем, в котором содержится тип справки, фамилия и дата выдачи документа, например: ВР_УЧ_ИЛЬЧЕНКО 12.Doc.
Рис.11
На экране выдается сообщение об этом, и предлагается нажать любую клавишу. После нажатия любой клавиши появляется запрос, следует ли закрыть документ. Если его не надо сразу печатать, можно ответить утвердительно, после чего документ закрывается, но при этом сохраняется в текущей папке Arhiv.
8.Ведение справочников.
После выбора этого пункта меню появляется форма для выбора справочника, который нужно откорректировать:
Рис.12
Нужно выбрать справочник из списка и нажать кнопку «Выбор». Кнопка «Отмена» - для выхода в главное меню.
После нажатия кнопки «Выбор» появляется экранная форма для корректировки справочника, аналогичная показанной на Рис.13:
Рис.13
Назначение кнопок в нижнем ряду – аналогично всем описанным выше формам. На рис. 13 показана форма для справочника специальностей. Перед добавлением специальности сначала следует убедиться, что такой нет в справочнике. Для этого нужно нажать кнопку «Таблица по алф». После этого высвечиваются все специальности, имеющиеся в справочнике, в табличном виде в алфавитном порядке. Если требуемой специальности действительно нет в списке, нужно закрыть таблицу (с помощью крестика в правом верхнем углу экрана) и затем нажать кнопку «Новая». После этого поля на экране очистятся, а в верхнем поле «Код специальности» высветится первый свободный номер в справочнике. Нужно ввести наименования на русском и украинском языках. В нижнее поле ничего вводить не надо. Аналогично работают и другие формы для корректировки всех справочников.
Для окончания работы с программой нужно нажать кнопку «Выход» в главном меню.
Додаток 24
ЗРАЗКИ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Наведенних завдань
Зразок 1
Міністерство освіти і науки україни Донецький національний університет
|
ЗАТВЕРДЖУЮ: Ректор Донецького національного університету В.П.Шевченко 28 грудня 2001 р. |
НОМЕНКЛАТУРА
СПРАВ
№ 13
м. Донецьк
на 2002 р.
Відділ аспірантури і докторантури
13
Ін-декс спра-ви |
Заголовок справи |
Кіл-сть справ, томів |
Термін зберігання та номер статті |
Примітка |
13-1 |
Накази, інструктивні листи Міносвіти України з питань діяльності аспірантури і докторантури. Копії |
1 |
Доки мине потреба Ст. 19 а |
|
13-2 |
Накази ректора з питань діяльності аспірантури і докторантури. Копії |
1 |
Доки мине потреба Ст. 19а, б |
|
13-3 |
Витяги з рішень Вченої Ради університету з питань діяльності аспірантури і докторантури. |
2 |
Доки мине потреба Ст.18 а |
|
13-4 |
Номенклатура спеціальностей наукових працівників |
1 |
Постійно Ст. 513 |
|
13-5 |
Затверджений річний план прийому до аспірантури, докторантури. Документи з питань зарахування до аспірантури і докторантури |
1 |
Постійно Ст. 572 а |
|
13-6 |
Річний статистичний звіт про роботу аспірантури, докторантури (ф. 1 НК) |
1 |
Постійно Ст. 575 а |
|
13-7 |
Книга обліку аспірантів з зазначенням їх наукових керівників 2001-2002 рр. |
1 |
10 р. ст. 670 |
|
13-8 |
Книга обліку пошукачів з зазначенням їх наукових керівників 2001-2002 рр. |
1 |
10 р. ст.670 |
|
13-9 |
Протоколи засідань комісій з питань прийому кандидатських іспитів |
6 |
Постійно Ст. 790 а |
|
13-10 |
Особові справи аспірантів |
367 |
75 р . ЕПК ст.499 а |
|
13-11 |
Особові справи пошукачів прикріплених до кафедр університету |
259 |
75 р. ЕПК ст.737 а |
Перед захистом дисертацій справи поновлю- ються |
13-12 |
Особові справи пошукачів, які склали кандидатські іспити в університеті |
417 |
75 р. ЕПК ст. 737 а |
|
13-13 |
Особові справи пошукачів, які не склали кандидатські іспити |
98 |
1 р. ст.501 |
Після вилучення особових документів.Не затре-бувані доку-менти- 50 р. |
13-14 |
Особові справи аспірантів, що не пройшли за конкурсом |
147 |
1 р. ст. 501 |
Після вилучення особових документів Не затре-бувані доку-менти-50 р. |
13-15 |
Журнал обліку видачі посвідчень про складання кандидатських іспитів аспірантами та по шукачами 2000-2002 рр. |
1 |
75 р . ЕПК ст.743 а |
|
13-16 |
Листування з Міносвітою України , організаціями, установами з питань діяльності аспірантури і докторантури |
1 |
5 р . ст. 528 |
|
13-17 |
Листування з міністерствами, відомствами, організаціями, установами з питань формування контингенту , прийому і підготовки аспірантів і докторантів (вхідна кореспонденція) |
1 |
5 р. ст. 628 631 |
|
13-18 |
Листування з установами, організаціями про прийом, підготовку аспірантів (вихідна кореспонденція) |
1 |
3 р . ст. 558 |
|
13-19 |
Журнал реєстрації вихідної кореспонденції |
1 |
3 р . ст.106 б |
|
13-20 |
Журнал реєстрації бланків суворої звітності та звіт про використання гербових бланків листів початок 01.01.2000р. |
1 |
3 р . Ст.106 б |
|
13-21 |
Описи справ, які передані до архіву |
1 |
Пост. Ст.. 109 а |
|
13-22 |
Акти про знищення документів і справ |
1 |
3 р. ст. 109б |
|
13-23 |
Затверджена номенклатура справ |
1 |
3 р. ст. 109 б |
|
Зав.аспірантурою та
докторантурою Н.Я.Смирнова
01.11.2001 р.
ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК Університету Від 01.11.2001 р.№3 |
ПОГОДЖЕНО Зав.архівом університету С.Т.Іванова “ 16”листопада 2001 р. |
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2002 р. у структурному підрозділі
За строками зберігання |
Усього |
У тому числі
|
|
Таких, що переходять |
З позначкою ЕПК |
||
Постійного |
10 |
|
|
Тривалого (понад 10 р.) |
4 |
|
4 |
Тимчасового (до 10 р.) |
111 |
4 |
|
Разом |
1311 |
4 |
4 |
Технічний інспектор В.Н.Ковальова
04.01.2003
Підсумкові відомості передано до канцелярії університету
Зав.аспірантурою
та докторантурою Н.Я.Смирнова
04.01.2003