5. Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ установи та закінчених описів справ фонду в цілому

6.1. Складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання

6.1.1. В архіві установи, що має структурний поділ, на підставі описів

справ структурних підрозділів (див. п. 5.2.1 цих Правил) складаються річні розділи зведених описів справ усієї установи.

6.1.2. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання

(додаток 12) включаються заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах установи впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевіряння правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.

6.1.3. У разі виявлення нестачі справ, включених в опис структурного

підрозділу, архів установи разом із службою документаційного забезпечення управління та структурним підрозділом установи, де перебували ці справи, здійснюють заходи, передбачені п. 4.5.4 цих Правил.

6.1.4. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного

опису справ постійного зберігання аналогічний порядку, викладеному у п.5.2.2 цих Правил. Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до норм, викладених у п. 5.2.5 цих Правил.

6.1.5. Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису

справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад номер 2, або інший валовий номер (див. п. 7.2.8 цих Правил). В установах з річним документообігом менше 600 документів допускається закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

6.1.6. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ

постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити (додаток 12).

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, у залежності від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

6.1.7. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного

зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву установи (особою, відповідальною за архів).

6.1.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у

валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 10).

6.1.9. Усі примірники річних розділів описів справ постійного

зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК установи, що проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

6.1.10. Установи, що передають документи Національного архівного

фонду на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.

Один з них після затвердження повертається установі і зберігається в її архіві як недоторканий, а другий залишається в державному архіві, що затвердив цей розділ. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом та службою документаційного забезпечення управління установи для поточного пошуку справ і після їх передавання на державне зберігання надходять до відповідного державного архіву.

6.1.11. Установи, що зберігають документи Національного архівного

фонду постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких, затверджений керівником установи та схвалений її ЕК, зберігається в архіві, а другий - у службі документаційного забезпечення управління.

6.2. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання

6.2.1. Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного

зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.

6.2.2. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис (додаток 10) аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису (див. п. 6.1.8 цих Правил).

6.2.3. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ

постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 13), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

6.3. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

6.3.1. В опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються

заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 14). Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (див. п. 5.2.2 цих Правил).

6.3.2. Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна

відповідати зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.

6.3.3. В установах, що передають документи на державне зберігання,

опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, схвалюється ЕК установи та затверджується її керівником.

Установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у трьох примірниках, перший з яких направляється на затвердження ЕК органу вищого рівня і після повернення зберігається в архіві установи як недоторканий, а другий та третій примірники опису використовуються архівом та службою документаційного забезпечення управління в практичній роботі.

6.3.4. Якщо установа не має керівного органу вищого рівня (комерційні

структури, громадські організації), то річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК установи, затверджуються її керівником і зберігаються в архіві перший як недоторканий, а другий - робочий.

4. Складання і оформлення опису справ з особового складу

6.4.1. Опис справ з особового складу складається за встановленою

формою . Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (див. п. 5.2.2 цих Правил).

6.4.2. Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за

номінальною ознакою у такій послідовності:

• накази з особового складу;

• списки особового складу;

• картки з обліку особового складу;

• особові справи;

• особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати);

• трудові книжки (незатребувані);

• акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) уносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених громадян.

6.4.3. Описи справ з особового складу установ, що передають

документи на державне зберігання, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем та керівником кадрової служби, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються керівником установи.

6.4.4. Описи справ з особового складу установ, що не передають

документи на державне зберігання, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем та керівником кадрової служби, схвалюються ЕК установи та затверджуються керівником установи.

6.4.5. Довідковий апарат до описів справ тривалого (понад 10 років)

зберігання та з особового складу складається відповідно до норм, викладених у п. 6.2.3 цих Правил.

7.2. Облік документів архіву

7.2.1. Облік документів архіву здійснюється з метою забезпечення їх

збереженості та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, а також описи справ.

7.2.2. Облік документів архіву здійснюється за архівними фондами

(колекціями), описами та справами (див. підрозділ 7.1 цих Правил).

7.2.3. Облік документів архіву ведеться за основними та допоміжними

реєстраційними формами.

До основних реєстраційних форм архіву відносяться книга обліку надходження та вибуття документів, список фондів, описи справ.

7.2.4. Книга обліку надходження та вибуття документів призначена

для обліку всіх поточних і підсумкових на початок кожного нового року змін у складі та обсязі фондів і справ архіву. Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.

Кожне надходження або вибуття документів одержує самостійний порядковий номер. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду зазначається в книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо документи, що надійшли, є частиною фонду, що вже зберігається в архіві, то у відповідній графі книги наводиться номер, що був наданий цьому фонду раніше.

По закінченні календарного року в книзі надходження та вибуття документів укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

7.4.5. Список фондів ведеться в архіві, де зберігаються два і більше

фондів (колекцій).

Архівний фонд (колекція) уноситься в список фондів під час першого надходження документів до архіву. Кожному фонду, що приймається вперше, присвоюється черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номера фонду, що підлягає переданню на державне зберігання, додається через косу риску номер, наданий відповідним державним архівом під час першого надходження на державне зберігання частини цього фонду.

Архівний фонд уноситься до списку фондів під своєю повною і скороченою назвою. Для діючої установи назвою фонду буде останнє офіційне найменування установи на дату надходження документів до архіву, для ліквідованої - останнє на дату ліквідації.

Якщо на час заведення списку фондів в архіві вже зберігалися документи декількох фондів, то вони вносяться до списку в хронологічному порядку їх надходження, а після цього – надходження нових фондів.

У разі вилучення фонду зі списку після передання всіх документів фонду до іншої установи або державного архіву, повного виділення документів до знищення тощо в списку зазначається причина вибуття фонду та назва, дата і номер документа, що став підставою для виключення фонду зі списку.

Кожний фонд уноситься до списку лише один раз. Номери вибулих фондів новим фондам не присвоюються.

Наприкінці кожного календарного року в списку фондів оформлюється підсумковий запис, у якому вказуються кількість фондів, що перебувають на зберіганні, та вільні номери фондів, якщо вони є.

7.4.6. Описи справ є первинним обліковим документом для

індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Індивідуальний облік здійснюється шляхом закріплення за кожною справою окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому запису до опису (див. підрозділи 5.2, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4 цих Правил, додатки 1,12,14).

Кожна зміна загальної кількості справ в опису, пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, позначається в підсумковому запису з посиланням на відповідні виправдувальні документи.

Приклади:

"Справи з N 100 до N 150 вибули в зв'язку з переданням до Державного архіву Волинської області. Акт N 2 від10.08.2000".

"До опису включено справу під N 198-а. Акт N 1 від 17.10.2000".

"Справу N 176 розформовано під час підготовки документів до передання

на державне зберігання. Документи справи N 176 частково включені в справу N 180. Акт N 1 від 30.03.2002".

Після цього складається новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула, робиться позначка "вибула".

Закінчений опис справ, що складається з річних розділів (див. підрозділ 6.2 цих Правил), повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складається до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.

7.4.7. Описи справ структурних підрозділів установи є основними

обліковими довідниками до документів структурних підрозділів аж до укладання річного розділу зведеного опису справ установи та затвердження (погодження) його ЕПК відповідного державного архіву, ЕК органу вищого рівня або ЕК установи-фондоутворювача, після чого вони з обліку знімаються, а після передання документів державному архіву - в установленному порядку знищуються. Якщо установа не передає документи на державне зберігання, то описи справ структурних підрозділів уміщуються в справу фонду установи (див. п. 7.2.14 цих Правил).

7.4.8. Нумерація описів справ постійного зберігання проводиться у

валовому порядку, починаючи з N 1. Номер вибулого опису іншим описам не присвоюється.

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї літерного індекса "Т" (тимчасовий строк зберігання).

Приклад. Оп. N 4-Т., спр. N 97.

Описи справ з особового складу нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї індекса "ОС" (особовий склад).

Приклад. Оп. N 4-ОС, спр. N 25.

7.4.9. Номенклатура справ установи є основним обліковим довідником

на справи тимчасового (до 10 років) зберігання. При цьому пошуковим індексом для них буде скорочення "НВ"(номенклатура відомча), через тире - чотири цифри діловодного року та порядковий номер справи.

Приклад. НВ-2000, спр. N 34.

7.4.10. Закінчені описи справ постійного зберігання, що вже надійшли

до державного архіву, повинні мати однакові номери з описами справ, що ще перебувають на зберіганні в архіві установи (див. п. 6.1.5 цих Правил).

7.4.11. Описи і номенклатури справ, що їх заміняють, в архіві

зберігаються:

• за порядком номерів фондів;

• усередині фондів - за групами справ постійного, тривалого(понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання, з особового складу.

Усередині зазначених груп описи і номенклатури справ, що їх заміняють, розміщуються зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (у разі потреби - і кожної групи справ) відділяються один від одного картонними розподільниками з відповідними позначками.

7.4.12. В архівах установ, документи яких передаються на державне

зберігання, додатково ведеться паспорт архіву установи. У разі потреби до деяких справ додається внутрішній опис документів .

7.4.13. Паспорт архіву установи призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві. Крім того, у паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

Паспорт архіву складається щорічно в двох примірниках, один з яких надсилається відповідному державному архіву не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.

7.4.14. На кожний фонд (колекцію), що зберігається в архіві,

заводиться справа фонду.

У справу фонду включаються всі документи, що відображають історію фондоутворювача та історію його архівного фонду: історична довідка про фондоутворювача і про фонд; характеристика складу і змісту його документів; методичні розробки з науково-технічного опрацювання, систематизації, створення облікового і довідкового апарату; з реставрації і консервації, мікрофільмування, створення фонду користування, перевіряння наявності справ; акти про зміни в обсягах і складі документів фонду; облікові документи, листування тощо.

Усі документи в справі фонду систематизуються за хронологією дат їх укладання, нумеруються в міру надходження нових документів та підшиваються, до них постійно укладається новий засвідчувальний напис.

Справа фонду відкривається внутрішнім описом. Кожний новий документ справи фонду вноситься до нього з посиланнями на ті чи інші аркуші справи фонду.

8.7. Порядок видавання справ з архівосховища

7.8.1. Справи з архівосховища видаються для користування

працівникам установи-фондоутворювача, дослідникам, а також у тимчасове користування іншим установам.

7.8.2. Справи вивчаються в читальному залі (робочій кімнаті) архіву

або за його межами.

Підстави для видавання справ у користування, строки перебування справ поза сховищами, правила заповнення облікових форм на видання документів викладені в підрозділі 9.3 цих Правил.

7.8.3. Кожне переміщення документів за межі архівосховища потребує

вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. За межі будівлі установи документи вивозяться тільки в упакованому вигляді та закритому автотранспорті. Під час транспортування документи вміщуються у валізи, чемодани або упаковуються в пачки. При цьому використовується цупкий папір, шпагат, під який підкладаються картонні прокладки.

Для перевезення документів на великі відстані їх упаковують у водозахисний матеріал і вміщують у ящики.

8.8. Перевіряння наявності та стану справ

8.8.1. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання

проводиться в архіві в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед переданням документів на державне зберігання.

8.8.2. Перевіряння наявності і стану справ тривалого (понад 10 років)

зберігання та з особового складу здійснюється раз у 10 років.

8.8.3. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:

• після переміщення документів в інше сховище;

• після ліквідації наслідків стихійного лиха;

• якщо змінюється керівник архіву (особа, відповідальна за архів);

• під час реорганізації або ліквідації установи.

Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

8.8.4. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками

архіву або комісією, яку призначає керівник установи.

Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання.

8.8.5. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого

року, перевіряються за книгами видавання справ з архівосховища та актами про видавання справ у тимчасове користування .

8.8.6. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння

наявності та стану справ , у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис архівного фонду. Після завершення перевіряння в кожному опису після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевіряння та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

8.8.7. Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, пропущені,

вільні номери справ, не відмічені в підсумковому запису, то він складається знову з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

8.8.8. На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння

складається акт перевіряння наявності та стану справ архівного фонду в цілому, який затверджується керівником установи .

Аркуші й акти перевіряння наявності та стану справ уміщуються в справу фонду.

8.8.9. Якщо перевірянням установлено нестачу справ, то

організовується їх розшук. Для цього необхідно:

• вивчити облікові документи архіву, у тому числі про видавання справ з

архівосховища;

• організувати розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, де

вони були сформовані;

• перевірити в архівосховищі справи структурних підрозділів або інших

фондів, що розташовані поруч, тому що справи можуть бути неправильно підкладені;

• вивчити документи справи фонду, у першу чергу акти про виділення

документів до знищення, про передання документів до інших установ, на державне зберігання, а також акти й аркуші попередніх перевірок наявності та стану справ.

• Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після

закінчення перевіряння наявності та стану справ.

8.8.10. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм

місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути:

• акти про виділення їх до знищення (додаток 7);

• акти про непоправні пошкодження справи ;

• акти передання справ іншим установам та на державне зберігання .

8.8.11. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи .