Инструкция по работе с подсистемой «Apxив».
I. Общие сведения.
Подсистема «Архив» предназначена для ввода, поиска и просмотра информации из архивных студенческих дел. В базу данных вносятся данные по следующим документам: личная (архивная) карточка студента, данные аттестата, оценки из вкладыша к диплому и выписки из приказов по движению (зачисление, выпуск или отчисление, перевод, изменение формы обучения, академ. отпуск и т.п.). Кроме того, в специальной переменной запоминается перечень имеющихся в деле документов.
Система позволяет печатать справки о времени учебы, данные из приложения к диплому и перечень (реестр) документов, имеющихся в личном деле.
Для работы с п/с «Архив» следует войти в WINDOWS и вызвать приложение
С:\ARHIV\ARHIV.exe или воспользоваться ярлыком на рабочем столе:
В результате запуска программы на экране появится главное меню для выбора режима работы:
Рис.1
Не подсвеченные кнопки меню недоступны в данной версии программы.
Кнопка «Очистить рабочие файлы» служит для удаления информации из временных рабочих файлов. Следует иметь в виду, что с помощью АРМ «Архив» информация вначале заносится в рабочие файлы Arhiv.dbf, Attst.dbf, Prykz.dbf, Vklad.dbf, расположенные в текущей папке C:\Arhiv. Затем, после ввода определенной порции информации (нескольких архивных дел) можно выполнить дозапись из рабочих файлов в основную базу данных на сервере, используя соответствующую кнопку меню (см. ниже).
Пункт меню «Ввод данных в базу Архив» используется для ввода, просмотра и корректировки документов из личных дел студентов в рабочие файлы (см. п.3) базы данных «АРХИВНАЯ КАРТОЧКА», «АТТЕСТАТ», «ВКЛАДЫШ К ДИПЛОМУ», «ПРИКАЗЫ».
Кнопка меню «Дозапись в основную базу» служит для дозаписи информации из временных файлов «Arhiv», «Vklad», «Attst», «Prkzy» в базу, расположенную на сервере.
«Корректировка, просмотр данных в рабочих файлах» позволяет откорректировать информацию, которая введена в рабочие файлы, но еще не дозаписана в основную базу. Рекомендуется тщательно проверить данные в рабочих фалах, исправить все ошибки и только после этого выполнять дозапись.
«Корректировка, просмотр данных в базе данных Архив позволяет искать и вносить исправления в основную базу данных на сервере. Однако не все данные могут быть откорректированы с помощью этого пункта меню (данные вкладыша к диплому, например). Поэтому рекомендуется все исправления выполнять в рабочих файлах (см. п.6).
Кнопка «Выходные документы» служит для формирования, просмотра и печати выходных форм «Справка о времени учебы», «Вкладыш к диплому», «Справка о документах, хранящихся в личном деле».
Пункт меню «Ведение справочников» используется для ввода, корректировки, просмотра и печати справочников подсистемы «Архив».
Пункт главного меню «Выход» используется для окончания работы программы.